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MOVE-Projekt erreicht wichtigen Meilenstein

FAU-Kanzler Christian Zens
Christian Zens (Bild: FAU/Thomas Ritter)

E-Rechnungen, Einstellung von Hilfskräften und Gremienmanagement

Moderner und agiler soll die Verwaltung der FAU werden. Das hat sich deren Chef, Kanzler Christian Zens, auf die Fahnen geschrieben und zu diesem Zweck das Projekt MOVE@FAU ins Leben gerufen. Erste runderneuerte Prozesse werden in den kommenden Monaten schon ins den regulären Arbeitsablauf der ZUV übernommen.

Zu diesen Prozessen gehören die Einstellung von Hilfskräften sowie das Gremienmanagement der Universitätsleitung. Außerdem ist eine neue Verwaltungsaufgabe im Rahmen von MOVE direkt mit einem modernen Ablaufkonzept versehen worden: Die Bearbeitung von E-Rechnungen, also Rechnungen, die die Empfänger im nur digital lesbaren xml-Format erreichen. Die drei Aufgaben sind Teil des ersten Arbeitspaketes, mit dem sich das MOVE-Team beschäftigt. Auf der Agenda stehen unter anderem noch die Überarbeitung von Personaleinstellungen, das Flächenmanagement mit FAMOS sowie die interne Akkreditierung von Studiengängen.

Seit gut einem Jahr arbeitet ein kleines Team aus Vertreterinnen und Vertretern aller ZUV-Abteilungen in enger Abstimmung mit den Fakultäten und den jeweils betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern daran, Arbeitsabläufe in der Verwaltung genauer unter die Lupe zu nehmen und zu erarbeiten, wo und wie Aufgaben effizienter, unbürokratischer und mit deutlich mehr digitaler Unterstützung erledigt werden können.

„Das MOVE-Team ist in die einzelnen Abteilungen und Referate gegangen und auf viele Kolleginnen und Kollegen getroffen, die gern bereit sind, bestehende Arbeitsabläufe kritisch zu hinterfragen und engagiert daran mitzuarbeiten, diese zu modernisieren“, sagt Kanzler Zens. Auch die Zusammenarbeit mit der dezentralen Verwaltung in den Fakultäten gestalte sich ausgesprochen offen und konstruktiv.

Mehr zum Projekt MOVE@FAU