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Chef, wir müssen reden

Kanzler Christian Zens
Kanzler Christian Zens zu den Jahresgesprächen (Bild: FAU/Rebecca Kleine Möllhoff)

Für die einen ist es Fluch, für die anderen Segen: das Mitarbeitergespräch. Gründe, mit dem Chef oder der Chefin ein offenes Gespräch zu führen, gibt es viele: der Wunsch nach mehr Verantwortung, das Ende der Probezeit … Die FAU bietet Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern neben diesen Mitarbeitergesprächen, die Möglichkeit ein Jahresgespräch zu führen. Ein neuer Gesprächsleitfaden soll helfen, Probleme anzusprechen und einander strukturiert Feedback zu geben. Denn: Ein solches Jahresgespräch richtig geführt, ist für beide Seiten ein Gewinn, erklärt FAU-Kanzler Christian Zens im Interview.

Was ist ein Jahresgespräch genau? Was sollte es sein?

Ein Jahresgespräch ist kein Gespräch zwischen Tür und Angel und auch keine dienstliche Besprechung. Es geht darum, einander in ungestörter Atmosphäre konstruktives Feedback zu geben und über die Arbeitsbedingungen zu sprechen. Es geht außerdem darum, sich Zeit zu nehmen und die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter und ihre bzw. seine berufliche Weiterentwicklung in den Mittelpunkt zu stellen. Ich hoffe sehr, dass diese Gespräche und damit ein offener und vertrauensvoller Umgang zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden eine Selbstverständlichkeit an der FAU wird. Um den konstruktiven Charakter des Gesprächs zu fördern, stellen wir allen an der Universität einen Gesprächsleitfaden zur Verfügung.

Die Personalabteilung hat einen neuen Leitfaden für diese Gespräche entwickelt. Was ist daran neu und was versprechen Sie sich davon?

An der FAU besteht schon lange die Möglichkeit, Jahresgespräche zu führen und fast genauso lange existiert ein entsprechender Leitfaden. Wir haben dieses Papier nun nach neuesten wissenschaftlichen Erkenntnissen in der Personalführung und an das moderne Arbeitsumfeld angepasst. Wir ermutigen Vorgesetzte und Mitarbeitende, ihn zu nutzen. Das heißt nicht, dass man im Gespräch Frage für Frage abarbeiten soll. Ich glaube aber, dass mit dessen Hilfe beide Parteien für die Vorbereitung des Jahresgespräches wertvolle Impulse erhalten.

Welche Erfahrung haben Sie selbst bisher mit Jahresgesprächen gemacht?

Ich habe Jahresgespräche sowohl als Mitarbeiter als auch als Vorgesetzter geführt. Ich kann versichern: Anstrengend sind diese Gespräche für beide Seiten – wenn man so ein Gespräch ernst nimmt. So ein Gespräch bedarf einer deutlichen Vorbereitungszeit. Man muss offen und ehrlich miteinander umgehen und die Rückmeldungen geben, für die im Alltag oftmals keine Zeit ist. Doch der Ertrag rechtfertigt die Mühen. So ein Gespräch kann zu konstruktiven Lösungen führen und nachhaltig die Kommunikation miteinander verbessern – wenn man sich aufeinander einlässt.

So ein Jahresgespräch ist für Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern freiwillig und muss beim Chef eingefordert werden. Doch manche Mitarbeitenden verzichten vielleicht lieber, weil sie sich nicht viel davon versprechen oder nicht trauen, über Probleme zu sprechen oder gar Kritik zu üben. Was geben Sie diesen Kolleginnen und Kollegen mit auf den Weg?

Genau, die Vorgesetzten in der Verwaltung der FAU müssen so ein Jahresgespräch anbieten, den Mitarbeitenden steht es frei, dieses Angebot anzunehmen oder auch nicht. Denen, die Zweifel haben, ein solches Gespräch mit dem Chef oder der Chefin zu führen, kann ich nur raten, sich zu trauen und es mal auszuprobieren. Es hilft nichts, Probleme mit sich herumzutragen. Veränderungen kommen durch Kommunikation. So ein Gespräch ist eine gute Chance, Missverständnisse und Probleme aus dem Weg zu räumen. Und beim zweiten Mal ist die Hürde schon gar nicht mehr so hoch.

Wer genau hat an der FAU ein Recht auf ein solches Jahresgespräch?

Als Kanzler bin ich der Vorgesetze des Verwaltungspersonals und in der Verwaltung habe ich alle Führungskräfte angewiesen, solche Gespräche möglich zu machen. Selbstverständlich sind Jahresgespräche genauso gut geeignet, um in allen anderen Bereichen der FAU einen besseren Austausch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu befördern. Ich kann nur empfehlen, sich diese Zeit zu nehmen. Es lohnt sich!

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