Navigation

RSVP: Auf die Plätze, fertig, los!

RSVP-Illustration mit Kalenderblatt
Bild: Lukas Niebler

Das RRZE hat ein Tool entwickelt, das die Platz- oder Sprechstundenbuchung an der FAU erleichtert und dabei Datenschutz und Barrierefreiheit großschreibt.

Corona hat vieles an der FAU verändert. Gerade im Frühjahr des vergangenen Jahres mussten auf vielen Gebieten neue Systeme her, um den Corona-Betrieb möglich zu machen. Das RRZE hat ein Tool entwickelt, mit dessen Hilfe sich Home-Studium und Homeoffice besser organisieren lassen. Das RSVP-Tool (kurz für Französisch „réservez s’il vous plaît,“ zu Deutsch, „Bitte reservieren Sie“) ist ein Buchungssystem, mit dem sich zum Beispiel Plätze in der Bibliothek oder Sprechstundentermine buchen lassen. Uni-Angehörige können das Programm direkt vom RRZE bekommen.

Ein Plugin, viele Anwendungsmöglichkeiten

Viele Funktionen sind im RSVP-Plugin gebündelt. Von Platz-, Ressourcen- und Terminreservierung über online Check-in bis hin zur Kontaktverfolgung mit Datenschutzkonzept ist alles enthalten – natürlich mit flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten.

Neben Lernplätzen und Sprechstunden können auch Ressourcen wie Labore und Dienstwagen gebucht werden. Doppelbuchungen verhindert das Tool automatisch, und Plätze werden, falls 15 Minuten nach Beginn der Buchung kein Check-in erfolgt, wieder freigegeben.

Im Herbst letzten Jahres war die erste Version fertig entwickelt. Das Tool wurde zunächst von einer Testgruppe, die auch die Universitätsbibliothek umfasste, auf die Probe gestellt. In dieser Testphase wurden in der UB mehr als 30.000 Reservierungen mit dem RSVP Tool vorgenommen. Die UB war mit der Kapazität und den Anwendungsmöglichkeiten des Tools sehr zufrieden. Seit November 2020 können alle FAU-Angehörigen das RSVP Tool benutzen.

Damit es für jeden funktioniert…

Damit es für jeden funktioniert braucht es lediglich eine Website auf der WordPress Plugins gesetzt werden können. Wenn das einmal geschehen ist, läuft das RSVP-Tool innerhalb dieser Website. Die Administratorinnen und Administratoren dieser Seite können dann einrichten, ob zum Beispiel eine Anmeldung mit IdM-Kennung notwendig ist, um eine Buchung vorzunehmen, oder ob auch externe Buchungen über eine E-Mail-Adresse zugelassen werden.

Bei der Entwicklung des Tools wurde großes Augenmerk auf die Barrierefreiheit des Tools gelegt. Das RSVP-Plugin ist responsiv, das heißt, dass es keine Rolle spielt, welches Endgerät benutzt wird Ressourcen können online gebucht werden. Jedem Platz bzw. jeder Ressource im System ist ein QR-Code zugewiesen, der beim Check-in gescannt werden kann. Wer aber kein Handy (dabei) hat, kann auch den unter dem Code angegebenen Link benutzen, um sich einzubuchen. Für jeden Platz sind Ausstattungsmerkmale angegeben, zum Beispiel ob es Steckdosen gibt, oder ob der Platz für Rollstuhlfahrerinnen und -fahrer zugänglich ist.

Mehr als Platzreservierungen

Mit dem RSVP-Tool können Nutzerinnen und Nutzer aber mehr als nur Plätze buchen. Während der Corona-Zeit ist es an der FAU eine der wichtigsten Anwendungsmöglichkeiten die Möglichkeit zur Kontaktnachverfolgung. Auf Nachfrage des Gesundheitsamts kann eingesehen werden, wann eine Person wo angemeldet war. Dafür gibt es Verfahren, die einem Datenschutzkonzept folgen. Dieses schließt zum Beispiel ein, dass Daten auf Servern der FAU verleiben. Datenabflüsse auf externe Server erfolgen nicht. Kontaktdaten von Userinnen und User werden verschlüsselt abgelegt und automatisch nach vier Wochen gelöscht.

Momentan wird das RSVP weiterentwickelt, denn es soll auch nach der Corona-Zeit benutzt werden. Die Kontaktverfolgung entfällt dann allerdings ersatzlos.

Über den vollen Funktionsumfang und Hinweise zur Nutzung des RSVP-Tools kann man sich unter www.wordpress.rrze.fau.de informieren.

Informationen zum RRZE im Allgemeinen finden Sie auf der Website: www.rrze.fau.de