IT-Tipps aus dem CIO-Office

Hallo und herzlich Willkommen zu dem ersten Video der Reihe „IT-Tipps aus dem CIO-Office“. Mein Name ist Monica Hinrichs-Mayer.

In diesem Video geht es darum, wie der eigene Kalender in Outlook mit Kolleginnen und Kollegen geteilt werden kann.

Wer kennt es nicht? Man muss einen Termin vereinbaren, und es ist ein Ding der Unmöglichkeit. Damit es anderen nicht so geht, kann man den eigenen Kalender freigeben.

Und das geht so: Rechtsklick auf den eigenen Kalender, Freigeben, Kalenderberechtigungen.

• Man kann den einzelnen Personen verschiedene Profile zuordnen. Standard, also FAU-Beschäftigte, sehen bei mir die freien und gebuchten Zeiten.
• Mein Chef kann außerdem Betreff und Ort des Termins sehen. Diese Berechtigung heißt Frei/gebucht-Zeit, Betreff, Ort. Naheliegend.
• Wer nicht angemeldet ist, also anonym, der hat keine Berechtigung.

Füge ich eine Person neu hinzu, dann kann diese ebenfalls die freien und gebuchten Zeiten einsehen, da dies die Standardeinstellung ist. Ich könnte aber die Rechte auch noch anpassen: Unten sieht man genau, welche Rechte dann anders werden.

Will ich aber gar nicht, denn so passt es schon ganz gut.

Ganz wichtig: Als privat gekennzeichnete Termine sind immer privat, werden also nicht angezeigt.

Ich hoffe, Ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wie Ihr die Kalender teilen könnt. Je mehr Kolleginnen und Kollegen das machen, desto einfacher wird die Terminsuche für alle. Aber dazu mehr in einem weiteren Video.

Vielen Dank fürs zuschauen und mitmachen, und vielleicht bis bald.

Hallo und herzlich Willkommen zu dem zweiten Video der Reihe „IT-Tipps aus dem CIO-Office“. Mein Name ist Monica Hinrichs-Mayer.

In diesem Video geht es darum, wie man Kalender von Kolleginnen und Kollegen anzeigen und einbinden kann.

Manchmal macht es Sinn, den Kalender einer Kollegin oder eines Kollegen oder einen Veranstaltungs- oder Gremienkalender ebenfalls zu kennen oder sogar im eigenen Kalender einblenden zu lassen.

Und das geht so: Rechtsklick auf Meine Kalender, Kalender hinzufügen, aus Adressbuch.

Dabei kann man eine einzelne Person auswählen, zum Beispiel einen Kollegen, oder auch Veranstaltungskalender, zum Beispiel RRZE Veranstaltungen.

In manchen Fällen kann es auch sinnvoll sein, Kalender aus dem Internet zu abonnieren. Und das geht so: Rechtsklick auf Meine Kalender, Kalender hinzufügen, aus dem Internet.

Dieser Kalender kann über den Pfeil oben eingeblendet oder daneben angezeigt werden.

Ich hoffe, Ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wie Ihr die Kalender von Kolleginnen und Kollegen sowie Veranstaltungs- und Gremienkalender einbinden könnt. In einem weiteren Video zeige ich, wie dies genutzt werden kann, um die Terminsuche zu vereinfachen.

Vielen Dank fürs zuschauen und mitmachen, und vielleicht bis bald.

Hallo und herzlich Willkommen zu dem dritten Video der Reihe „IT-Tipps aus dem CIO-Office“. Mein Name ist Monica Hinrichs-Mayer.

In diesem Video geht es darum, wie Sie Termine am einfachsten planen können.

Im vorigen Video habe ich beschrieben, wie Kalender von Kolleginnen und Kollegen eingebunden werden können.

Wenn alle gewünschten Kalender eingebunden und angeklickt sind, kann die Planungsansicht gewählt werden.

Oben erscheinen dann direkt die freien Lücken und die Termine unter Vorbehalt.

Wenn alle Personen schon berücksichtigt sind, kann man gleich eine Termineinladung versenden.

Und wenn nicht, dann kann man die freien Lücken nehmen für eine Terminumfrage, zum Beispiel bei https://terminplaner4.dfn.de/.

Ich hoffe, Ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wie Ihr leichter einen Termin finden und planen könnt.

Vielen Dank fürs zuschauen und mitmachen, und vielleicht bis bald.

Hallo und herzlich Willkommen zu dem vierten Video der Reihe IT-Tipps aus dem CIO-Office. Mein Name ist Monica Hinrichs-Mayer.

In diesem Video geht es darum, wie die Feiertage automatisch in Outlook angezeigt und als abwesend markiert werden können.

Viele wissen es nicht, dass Outlook alle Feiertage eines oder mehrerer Länder anzeigen kann. Die Funktion ist ein bisschen versteckt, aber ich zeige sie Euch.

Dazu in Outlook über „Datei“ -> „Optionen“ -> „Kalender“ -> „Feiertage hinzufügen“ das Land Deutschland auswählen. Leider werden Feiertage nur „Frei“ eingefügt, d.h. nicht automatisch als „abwesend“.

Wem das so reicht, der kann das Video gleich ausmachen. Für alle anderen geht es weiter.

Geht in Outlook in die Kalendersuche und tragt dort „Feiertag“ ein. Einen Termin stellt Ihr oben manuell auf „Abwesend“ um.

Danach geht Ihr auf Ansicht, Ansichtseinstellungen, Gruppieren. Weg mit dem Haken, stattdessen gruppieren nach „Zeitspanne zeigen als“.

Jetzt sind die freien und die abwesenden Termine getrennt. Und jetzt wird es wieder einfach: Einfach alle „freien“ Termine markieren und zu den abwesenden Terminen schieben. Fertig. Alle Feiertage werden jetzt als ganztägig abwesend in Euren Kalendern angezeigt.

Puh, das war jetzt ein ganzes Stück Arbeit. Aber ganz sicher weniger Arbeit, als wenn Ihr die Termine einzeln eingetragen oder als abwesend markiert hättet.

Ich hoffe, Ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wie Ihr die Feiertage in Outlook automatisch und als abwesend anzeigen lassen könnt.

Vielen Dank fürs zuschauen und mitmachen, und vielleicht bis bald.

Hallo und herzlich Willkommen zu dem fünften Video der Reihe IT-Tipps aus dem CIO-Office. Mein Name ist Monica Hinrichs-Mayer.

In diesem Video geht es darum, wie Emails nach Themen gebündelt angezeigt werden können.

Man kann sich bei Outlook die Mails entweder einzeln, zum Beispiel nach Datum sortiert, anzeigen lassen, oder gebündelt nach Thema. Es ist eine Sache der Vorlieben, die einen mögen es so, die anderen mögen es anders. Ich persönlich bevorzuge es, alle Mails zu einem Thema auf einmal zu sehen, auch wenn dazwischen Mails zu anderen Themen eingegangen sind. Dann bin ich gleich in einem Thema drinnen und bearbeite es von A bis Z.

Diese Einstellung geht so: Ansicht, als Unterhaltungen anzeigen.

Dann kann man noch auswählen, ob dies nur für einen oder für alle Postfächer gelten soll.

Schon sieht man alle Nachrichten zu einem Thema zusammen – vorausgesetzt natürlich, dass sich die Betreffzeile nicht ändert.

Ich hoffe, Ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wie Ihr die Mails in Themen gebündelt anzeigen lassen könnt. Probiert ruhig mal aus, was Euch besser gefällt.

Vielen Dank fürs zuschauen und mitmachen, und vielleicht bis bald.

Hallo und herzlich Willkommen zu dem sechsten Video der Reihe IT-Tipps aus dem CIO-Office. Mein Name ist Monica Hinrichs-Mayer.

In diesem Video geht es darum, wie gesendete E-Mails organisiert abgelegt werden können.

Im vorigen Video habe ich gezeigt, wie die Nachrichten gebündelt angezeigt werden können. Das nennt man einen Thread. Hier geht es darum, die eigenen gesendeten Mails dabei nicht zu vergessen.

Und das geht so:
Im Reiter „Start“, „Regeln“ anklicken, dann „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“, „Neue Regel“. Unter „Regel ohne Vorlage erstellen“ den letzten Punkt anklicken: „Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden“. Dann „Weiter“.

Ganz unten: „nur auf diesem Computer“, weil irgendwas muss man ja anklicken. Wieder „weiter“.

Zweiter Punkt, „eine Kopie davon in den Ordner ZIELORDNER verschieben“. Zielordner ist jetzt unten unterstrichen, das ist ein Link. Und hier wählt Ihr den Posteingang aus.

Weiter, weiter, dann nur noch einen Namen eingeben, zum Beispiel „gesendet in Posteingang“ und fertig stellen. Dann gibt es eine Warnung, dass die Outlook-Regel nur in Outlook funktioniert, was auch so ein bisschen naheliegend ist. Übernehmen und okay.

Wer jetzt die IT-Tipps von Video Nr. 5 schon verwendet, der sieht seine gesendeten Nachrichten mit eingebunden in einem Thread. Der Thread springt auch gleich nach oben, weil die gesendete Nachricht jünger ist als alle eingegangenen. Perfekt zum Verschieben in die Ordner, was im nächsten Video dann erklärt wird.

Ich hoffe, Ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wie Ihr die gesendeten E-Mails leichter mit organisieren könnt.

Vielen Dank fürs zuschauen und mitmachen, und vielleicht bis bald.

Hallo und herzlich Willkommen zu dem siebten Video der Reihe IT-Tipps aus dem CIO-Office. Mein Name ist Monica Hinrichs-Mayer.

In diesem Video geht es darum, wie Emails in Ordnern organisiert werden können.

Es gibt Menschen, die sortieren ihre Mails nicht. Sie haben eine Suchfunktion, und das muss reichen. Kann man so machen, muss man aber nicht. Ich persönlich arbeite gerne mit Ordnern. Macht ein bisschen mehr Arbeit beim sortieren, dafür hat man dann alle Mails zu einem Thema zusammen.

Idealerweise sind die Ordner so angelegt, dass sie sich nicht überschneiden, und möglichst so, dass sie ähnlich oder gleich strukturiert sind wie auf dem Laufwerk. Das ist nicht immer möglich, aber wünschenswert.

Ich nehme eine Grundstruktur und baue diese dann im Laufe der Zeit aus. Angefangen bei 00. Allgemeines, 01. Gremien, 02. Lizenzen und so weiter. Die Zahlen sind wichtig, damit die Ordner immer in der gleichen Reihenfolge bleiben.

In jedem der oberen Ordner baue ich dann Unterordner ein. Wieder angefangen mit 00. Allgemeines, und dann nach Relevanz oder Häufigkeit die weiteren Themen.

Wenn ein Thema bei Allgemeines gesammelt wird, und dort dann Überhand nimmt, sortiere ich den aus.

Und das geht so: Rechtsklick auf den Ordner, wo ein neuer Unterordner entstehen soll, „Neuer Ordner“, Namen eingeben. Zahl nicht vergessen, wenn Ihr damit arbeitet. Über die Suchfunktion gebe ich ein Schlagwort ein, zum Beispiel Siteimprove, und verschiebe dann alle Nachrichten dazu in den neuen Unterordner.

Und wenn man das systematisch macht, ist das Postfach viel besser organisiert, und man kann sich schneller in ein Thema wieder einlesen – egal, von wem oder wann genau die Mail kam.

Ich hoffe, Ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wie Ihr die Mails in Ordner besser organisieren könnt.

Vielen Dank fürs zuschauen und mitmachen, und vielleicht bis bald.

Hallo und herzlich Willkommen zu dem achten Video der Reihe IT-Tipps aus dem CIO-Office. Mein Name ist Monica Hinrichs-Mayer.

In diesem Video geht es darum, wie E-Mails von gelesen zu ungelesen markiert werden können, automatisch oder manuell.

Meine Inbox ist gleichzeitig auch meine Todo-Liste. Wenn ich mich später noch mit etwas befassen muss, ist es für mich ungünstig, wenn eine E-Mail gleich nach dem ersten Klick als gelesen markiert wird.
Das kann man aber ausschalten, und das geht so: „Datei“, „Optionen“, „Erweitert“, „Lesebereich“. Haken rein, und dann eine größere Zahl einsetzen, zum Beispiel 10, oder 12. Die E-Mail wird dann nur als gelesen markiert, wenn ich sie 10 oder 12 Sekunden lang anstarre.

Und fertig. Ungelesene E-Mails sind bei mir solche, die ich noch bearbeiten möchte. Ist eine abgearbeitete E-Mail noch „als ungelesen markiert“, dann kann ich das entweder mit Rechtsklick – „als gelesen markieren“ oder gleich mit der Tastaturkombination (Steuerung + q) gelesen setzen. Umgekehrt, wenn eine Mail wieder ungelesen werden soll, ebenfalls Rechtsklick – „als ungelesen markieren“ oder mit Steuerung + u.

Ich hoffe, Ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wie Ihr die E-Mails leichter als gelesen oder ungelesen markieren könnt.
Vielen Dank fürs zuschauen und mitmachen, und vielleicht bis bald.

Hallo und herzlich Willkommen zu dem neunten Video der Reihe IT-Tipps aus dem CIO-Office. Mein Name ist Monica Hinrichs-Mayer.

In diesem Video geht es darum, wie man in Outlook eigene Notizen anlegen kann.

Das ist so ähnlich, als würde man sich selbst eine E-Mail senden, nur dass man das eben nicht muss.

Und das geht so: Unter „Neue Elemente“ >> „Weitere Elemente“ >> „Eine Öffentliche Nachricht in diesem Ordner bereitstellen“ wählen. Alternativ kann man auch „Strg + Shift + S“ drücken. Dann wird eine Nachricht angelegt, die sich wie eine E-Mail verhält, man muss sie aber nicht erst versenden – eben gut für eigene Notizen. Hier kann man also alles notieren, was man später noch wissen will.

Mit diesen Notizen kann man alles machen, was man mit Mails machen kann: in Threads einbinden, kategorisieren, mit Fristen versehen und so weiter. Das zeige ich dann in weiteren Videos.

Ich hoffe, Ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wie Ihr eigene Notizen erstellen könnt.

Vielen Dank fürs zuschauen und mitmachen, und vielleicht bis bald.

Hallo und herzlich Willkommen zu dem zehnten Video der Reihe IT-Tipps aus dem CIO-Office. Mein Name ist Monica Hinrichs-Mayer.

In diesem Video geht es darum, wie Email-Threads mit Notizen ergänzt werden können.

Im Video Nr. 5 habe ich gezeigt, wie die E-Mails nach Themen sortiert angezeigt werden können. In diesen Threads kann man auch ganz bequem eigene Notizen, zum Beispiel aus Telefonaten, hinzufügen, um einen kompletten Sachverhalt beieinander zu haben.

Und das geht so: E-Mail markieren, an die eine Notiz hinzugefügt werden soll. Strg + t drücken: Es geht eine Notiz auf. Solange die Betreffzeile leer bleibt, übernimmt die Notiz die der Mailnachricht und es bleibt ein Thread.

Hier kann man also alles notieren, was man später noch wissen will. Auf öffentliche Nachricht klicken, die Warnmeldung, dass man keine Betreffzeile eingegeben hat, bestätigen und voilà. Alles zusammen als Thread, ganz oben.

Sobald eine Notiz in einem Thread drinnen ist, erscheint oben die Option „Antwort bereit stellen“. Solange man diesen Knopf nicht hat, ist Strg + t die magische Tastenkombination.

Ich hoffe, Ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wie Ihr einen Email-Thread mit Notizen ergänzen könnt.

Vielen Dank fürs zuschauen und mitmachen, und vielleicht bis bald.

Hallo und herzlich Willkommen zu dem elften Video der Reihe IT-Tipps aus dem CIO-Office. Mein Name ist Monica Hinrichs-Mayer.

In diesem Video geht es darum, wie Elemente zum Nachverfolgen und als erledigt markiert werden können.

Wenn Ihr meine letzten Videos alle gesehen und umgesetzt habt, dann könnten jetzt neben gelesenen und ungelesenen Mails auch noch Notizen in Euren Posteingängen sein. Damit es nicht zu unübersichtlich wird, kann man diese Elemente weiter bearbeiten, zum Beispiel zum Nachverfolgen markieren.

Und das geht so:

• Rechtsklick auf das Element, E-Mail oder Notiz, die nachverfolgt werden soll.
• „Zur Nachverfolgung“,
• Datum auswählen, zum Beispiel heute, morgen oder an einem bestimmten Tag.

Ist das ausgewählte Datum erreicht, wird das Element rot angezeigt und ist leichter auffindbar.

Man kann sich aber auch erinnern lassen, mit einem Klick auf „Erinnerung hinzufügen“. Dann erscheint eine Erinnerung, wie man sie auch vom Kalender kennt.

Man kann die Elemente auch als erledigt markieren, aber wenn sie erledigt sind, räume ich sie persönlich lieber wieder in die Ordner auf.

Mein einfacher Klick ist vordefiniert als „Heute“ und „erledigt“. Aber das kann man bei Bedarf auch anpassen, mit einem Klick auf „Schnellklick festlegen“.

Ich hoffe, Ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wie Ihr Elemente zum Nachverfolgen und als erledigt markieren könnt.

Vielen Dank fürs zuschauen und mitmachen, und vielleicht bis bald.

Hallo und herzlich Willkommen zu dem zwölften Video der Reihe IT-Tipps aus dem CIO-Office. Mein Name ist Monica Hinrichs-Mayer.

In diesem Video geht es darum, wie E-Mails und andere Elemente kategorisiert werden können.

Outlook hat eine super praktische Funktion: Das Kategorisieren. Gleich im Startmenü, Kategorisieren. Hier kann man den einzelnen Farbkategorien eigene Namen und auch Tastenkombinationen zuordnen.

Ich mag die Kategorien von Outlook nicht sonderlich gerne, deswegen lösche ich sie alle und lege mir neue an.

Und das geht so:

Kategorie markieren, löschen, bestätigen.

Nachdem ich alle gelöscht habe, kann ich eigene Kategorien anlegen.

Meine erste Kategorie ist rot und nennt sich Prio 1. Als Tastenkombination lege ich dafür Strg (Control) + F2 fest. Dann lege ich die Prios 2 und 3 fest jeweils mit Steuerung F3 und F4. Außerdem brauche ich eine Kategorie „Wartet auf“, das sind Mails, mit denen ich mich aktuell nicht befassen muss, und eine Kategorie „Rücksprache JK“, das sind die Mails, die ich mit meinem Chef im Jour fixe besprechen möchte.

Das sind die Kategorien, die für mich gut funktionieren. Stattdessen könnte ich mir beliebig andere Kategorien ausdenken, zum Beispiel „Berufungsverfahren“, damit ich alle Mails zu diesem Thema zusammen auf einem Portal bearbeiten kann. Whatever is right for you is right for you.

Mit einem Rechtsklick und „Kategorisieren“ kann ich den einzelnen Elementen dann Kategorien zuweisen.

Das eigentlich Wunder passiert dann, wenn ich die Mails nach Kategorien sortiere. Zack, habe ich alles zusammen, was ich z.B. dringend erledigen muss, oder was ich mit meinem Chef besprechen möchte, oder was auch immer ich in die Kategorien aufgenommen habe.

Ich hoffe, Ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wie Ihr Elemente kategorisieren könnt und wie Ihr die Kategorien verwendet, um mehr Ordnung in Euer Postfach zu bekommen.

Vielen Dank fürs zuschauen und mitmachen, und vielleicht bis bald.

Hallo und herzlich Willkommen zu dem dreizehnten Video der Reihe IT-Tipps aus dem CIO-Office. Mein Name ist Monica Hinrichs-Mayer.

In diesem Video geht es darum, wie E-Mails und andere Elemente doppelt abgelegt werden können.

Nachdem man ganz viele Ordner angelegt hat, möchte man die Vorgänge möglichst beisammen ablegen. Aber manche Mails werden für mehrere Vorgänge gebraucht. Entweder, weil mehrere Themen in einer Mail vorkommen, oder weil sich mehrere Themen kurzzeitig überlappen.

Dafür gibt es einen einfachen Trick, wie die Mails in unterschiedliche Ordner abgelegt werden können.

Und das geht so:

Die Elemente markieren und Steuerung gedrückt halten, während die Elemente in den ersten Ordner verschoben werden. Damit werden sie dorthin kopiert, und verbleiben gleichzeitig dort, wo sie vorher waren. Damit kann man sie dann erneut in einem anderen Ordner ablegen.

Ich hoffe, Ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wie Ihr Elemente leicht duplizieren und doppelt ablegen könnt.

Vielen Dank fürs zuschauen und mitmachen, und vielleicht bis bald.

Hallo und herzlich Willkommen zu dem 14. Video der Reihe IT-Tipps aus dem CIO-Office. Mein Name ist Monica Hinrichs-Mayer.

In diesem Video geht es darum, wie Nachrichten in Termine und Besprechungen umgewandelt werden können.

Das ist einer der einfachsten und effektivsten Tricks in Outlook. Gelegentlich bekommt man eine Nachricht, die eigentlich ein Termin ist. Sagen wir: Ich bekomme einen Newsletter, in dem ein Termin in einigen Wochen angekündigt wird. Der Termin interessiert mich, aber wenn ich ihn nicht in den Kalender eintrage, ist er sofort vergessen.

Und das geht so:

Nachricht anklicken und zum Kalendersymbol ziehen. Dort los lassen und Tadaaa… Outlook öffnet einen vorbereiteten Termin, mit allen vorhandenen Angaben. Einfach nur noch Datum und Ort eintragen und fertig ist der Termin im Kalender.

Wenn man noch weitere Personen zu diesem Termin einladen möchte, kann man mit einem Klick auf „Teilnehmer einladen“ das ganze in eine Besprechung umwandeln.

Speichern und schließen, und schon kann die Mail aufgeräumt werden, denn der Termin steht jetzt fest im Kalender.

Ich hoffe, Ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wie Ihr Nachrichten in Termine und Besprechungen umwandeln könnt.

Vielen Dank fürs zuschauen und mitmachen, und vielleicht bis bald.

Hallo und herzlich Willkommen zu dem 15. Video der Reihe IT-Tipps aus dem CIO-Office. Mein Name ist Monica Hinrichs-Mayer. In diesem Video geht es darum, wie Abwesenheitsnotizen in persönlichen Postfächern gestaltet werden können.

Wenn man länger nicht im Dienst ist, kann man eine Abwesenheitsnotiz anlegen. Alle eingehenden Nachrichten erhalten dann eine automatische Antwort mit einem vorher eingegebenen Text.
Und das geht so:

• Datei,
• automatische Nachrichten,
• Automatische Antworten senden,
• nur in diesem Zeitraum senden, wenn man z.B. schon am Vortag des Urlaubs die automatische Nachricht eingeben möchte. Und auch sehr wichtig, damit man hinterher nicht vergisst, die Meldung wieder abzustellen.

Man kann auch den Text zwischen internen und externen Absendern unterscheiden, z.B. weil das Format der Telefonnummer anders is, oder weil man intern andere Informationen weiter gibt als extern.
Idealerweise geht aus der Abwesenheitsnachricht hervor, wann man wieder da sein wird, wer ggf. die Vertretung übernimmt, ob die Nachrichten weitergeleitet werden und so weiter. Eine Begründung für die Abwesenheit wird hier nicht angegeben. Denn es geht keinem etwas an und muss auch nie eingegeben werden.

Und fertig. Dieser Bereich ist jetzt gelb markiert und zeigt an, dass die automatischen Antworten aktiv sind. Mit dem Pfeil oben gelangt man zurück ins Postfach.

Auch im Postfach oben sieht man eine gelbe Leiste mit dem Hinweis auf die automatischen Antworten. Diese kann man dort auch deaktivieren.

Ich hoffe, Ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wie Ihr eine Abwesenheitsnotiz in persönlichen Postfächern einrichten könnt.

Vielen Dank fürs zuschauen und mitmachen, und vielleicht bis bald.

Hallo und herzlich Willkommen zu dem 16. Video der Reihe IT-Tipps aus dem CIO-Office. Mein Name ist Monica Hinrichs-Mayer. In diesem Video geht es darum, wie automatische Antworten in Funktionspostfächern gestaltet werden können.

Funktionspostfächer sind dazu da, um von mehrere Kolleginnen und Kollegen bedient zu werden. Deswegen brauchen diese in der Regel keine Abwesenheitsnotiz. Allerdings kann es Situationen geben, wo eine automatische Antwort trotzdem sinnvoll ist. Bei der Weihnachtsschließung, beispielsweise. Oder wenn das Arbeitsaufkommen so hoch ist, dass die Nachrichten nicht so schnell wie gewohnt abgearbeitet werden können. Diese Funktion kann nur in der Weboberfläche eingegeben werden.
Und das geht so:

Anmeldung mit IdM-Kennung unter https://groupware.fau.de/owa.

Auf das Benutzersymbol oben rechts klicken, weiteres Postfach öffnen; Funktionsmailadresse eingeben, öffnen.

Oben in der Leiste

• Einstellungen,
• Automatische Antworten.
• Automatische Antworten senden
• nur in diesem Zeitraum senden, wenn man z.B. schon am Vortag des Urlaubs die automatische Nachricht eingeben möchte. Und auch sehr wichtig, damit man hinterher nicht vergisst, die Meldung wieder abzustellen.

Man kann auch den Text zwischen internen und externen Absendern unterscheiden, z.B. weil das Format der Telefonnummer anders ist, oder weil man intern andere Informationen weiter gibt als extern.

Und fertig. Oben mit OK bestätigen.

Leider sieht man in der Weboberfläche nicht, ob es geklappt hat. Aber man kann immer von seiner persönlichen Mailadresse eine Testmail senden.

Ich hoffe, Ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wie Ihr eine Abwesenheitsnotiz in Funktionspostfächern einrichten könnt.

Vielen Dank fürs zuschauen und mitmachen, und vielleicht bis bald.

Hallo und herzlich Willkommen zu dem 17. Video der Reihe IT-Tipps aus dem CIO-Office. Mein Name ist Monica Hinrichs-Mayer.

In diesem Video geht es darum, wie Signaturen erstellt und in Mails eingefügt werden können.

Am Ende einer Mail findet man oft eine sogenannte Signatur. Mailsignaturen sind wie digitale Visitenkarten. Dort stehen die Informationen, wie der Absender der Mail einzuordnen ist und wie man ihn erreichen kann. Sie sollten an jeder Mail angehängt werden – aber nicht unbedingt immer in einer ausführlichen Fassung. Mailsignaturen sind in Outlook leicht zu erstellen.

Und das geht so:

Eine Mail öffnen, oben auf Signatur klicken, Signatur. „Neu“, einen Namen eingeben.
— (zwei Minuszeichen mit einem Leerzeichen. Damit erkennt der Empfänger, aber auch die Mailclients, dass hier die Signatur beginnt)
Titel Name, Funktion
Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg
Organisationseinheit
Straße Hausnummer, PLZ Stadt
Tel. +49 9131 85 XXXXX
vorname.nachname@fau.de
www.fau.de

Bei Outlook kann man auch mehrere Signaturen eingeben, zum Beispiel eine Version auf Englisch und eine kurze Version. Diese kann man verwenden in der weiteren Kommunikation, wenn einmal die komplette Information schon mal geliefert wurde. Dafür hat Outlook auch ein Extrafeld vorgesehen. Einfach neue Signatur anlegen, zum Beispiel

Titel Name, Funktion
Telefonnummer und
Mailadresse.

Zwei Minuszeichen und Leerzeichen davor nicht vergessen. Diese kann man dann auswählen für „Antworten“.

In die Signatur können auch relevante und aktuelle Informationen aufgenommen werden, z.B. „ACHTUNG! Neue Telefonnummer: „.

Was auf gar keinen Fall in die Signatur gehört sind die Grußformel (z.B. „mit freundlichen Grüßen“) oder der Name als Absender. Das ist schlicht unhöflich. Und kleine Bildchen und Logos: weg damit. Das können die meisten Empfänger eh nicht lesen und dann kommen Ersatzsymbole rein, und das schaut unprofessionell aus. Bitte auch keine gesonderten Formatierungen in der Signatur. Keine Farben, kein kursiv, keine Fettschrift. Und Texte bezüglich der Vertraulichkeit der Daten sind rechtlich nicht bindend und irrelevant. Und dass man keine Mails ausdrucken soll sollte inzwischen auch eigentlich jeder wissen.

Ich hoffe, Ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wie Signaturen richtig und sinnvoll bei Outlook einstellen könnt.

Vielen Dank fürs zuschauen und mitmachen, und vielleicht bis bald.

Hallo und herzlich Willkommen zu dem 18. Video der Reihe IT-Tipps aus dem CIO-Office. Mein Name ist Monica Hinrichs-Mayer. In diesem Video geht es darum, wie man sein überfülltes Postfach aufräumen kann.

Die Postfächer haben eine begrenzte Größe. Wenn diese erreicht ist, können keine weiteren Mails mehr zugestellt werden. Die Absender erhalten dann eine Mail, mit der Information, dass das Postfach voll ist. Den Empfänger sollte man über andere Kanäle informieren, dass sein Postfach voll ist, denn per Mail ist das ja nicht mehr möglich.

Was aber, wenn das eigene Postfach betroffen ist? In der Regel bekommt man viele Vorwarnungen, und sollte sich dann darum kümmern, sein Postfach aufzuräumen.

Und das geht so:

Outlook hat dafür einige hilfreiche Tools bereit gestellt. Diese findet man unter Datei – Tools zum Aufräumen.

In der Postfachbereinigung kann man sich die Postfachgröße anzeigen lassen. Dort sieht man, welche Ordner den meisten Platz verbrauchen, also wo ein Aufräumen am schnellsten etwas bringt.

Man kann auch Nachrichten suchen, die größer sind als zum Beispiel 250 kB. Das sind immer Nachrichten mit großen Anhängen. Anhänge sollten lokal oder auf dem Laufwerk abgespeichert werden. Man kann sie nach Größe sortieren und sich von den größten zu den kleineren durcharbeiten.

Eine Sache, die fast immer viel bringt ist es, den Ordner „Gelöschte Elemente“ zu leeren. Damit werden die Mails aus dem Papierkorb endgültig gelöscht.

Damit sollte mit wenig Aufwand so viel Platz wieder frei sein, dass man gut wieder weiter arbeiten kann. Auf lange Sicht braucht man unbedingt ein Archivierungssystem, aber das schauen wir uns bei einem nächsten Mal an.

Ich hoffe, Ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wie ihr ein überfülltes Postfach wieder arbeitsfähig bekommt.

Vielen Dank fürs zuschauen und mitmachen, und vielleicht bis bald.

Hallo und herzlich Willkommen zu dem 19. Video der Reihe IT-Tipps aus dem CIO-Office. Mein Name ist Monica Hinrichs-Mayer.

In diesem Video geht es darum, wie Antworten auf eine Mail an eine andere Person gesendet werden können als der ursprüngliche Absender.

Wenn man eine Mail bekommt und diese beantworten möchte, klickt man in der Regel auf „Antworten“ oder „Allen antworten“. Damit geht die Antwort automatisch an den Absender der ursprünglichen Mail. Aber gelegentlich kann es passieren, dass die Antworten auf eine Mail an eine andere Person gehen sollen als an die, die die Mail versandt hat. Zum Beispiel wenn die Chefin eine Mail an alle Mitarbeitenden gesendet hat und die Antworten direkt im Sekretariat gesammelt werden. Das kann man bei Outlook leicht einrichten.

Und das geht so:

• Neue Mail öffnen.
• Unter Optionen „Direkte Antworten auf“.
• Bei den Übermittlungsoptionen kann man die Adresse auswählen, an die die Antworten gesendet werden sollen.

Das war es schon.

Die eingehende Nachricht hat keine Information darüber, aber bei einem gewohnten Klick auf „Antworten“ sieht man, dass der Empfänger ein anderer ist als der ursprüngliche Absender.

Ich hoffe, Ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wofür und wie Ihr eine andere Mailadresse als „Antwort auf“ einsetzen könnt.

Vielen Dank fürs zuschauen und mitmachen, und vielleicht bis bald.

Hallo und herzlich Willkommen zu dem 20. Video der Reihe IT-Tipps aus dem CIO-Office. Mein Name ist Monica Hinrichs-Mayer.

In diesem Video machen wir einen Ausflug zum Thema Autokorrektur bei Word und wie diese Funktion unser Leben auch bei Mails vereinfachen kann.

Die Autokorrektur in Word ermöglicht es, häufig falsch geschriebene Wörter automatisch durch die richtige Schreibweise zu ersetzen. Aber sie kann so viel mehr als das: Mit der Autokorrektur kann man zum Beispiel Abkürzungen in Wörter verwandeln oder auch ganze Sätze hinterlegen.

Und das geht so:

Datei – Optionen – Dokumentprüfung – Autokorrektur Optionen

Hier sind schon ganz viele falsche Wörter und die richtige Schreibweise hinterlegt. Man kann aber auch eigene beliebige Wörter oder Kürzel zum Ersetzen eingeben, zum Beispiel: mfg für Mit freundlichen Grüßen oder sgdh für sehr geehrte Damen und Herren. Oder auch ganze Sätze, wenn man diese oft verwendet, zum Beispiel für Protokolle.

Danach ok, ok, und das Dokument wieder schließen.

Jetzt – oder spätestens nach dem nächsten Neustart – stehen die Autokorrektureinträge auch bei Outlook zur Verfügung. Diese schlägt immer nach dem Leerzeichen nach dem Kürzel an.

Ich hoffe, Ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wie Ihr die Autokorrektur verwenden könnt, um fertige Texte in Mails einzubauen.

Vielen Dank fürs zuschauen und mitmachen, und vielleicht bis bald.

Hallo und herzlich Willkommen zu dem 21. Video der Reihe IT-Tipps aus dem CIO-Office. Mein Name ist Monica Hinrichs-Mayer.

In diesem Video geht es darum, wofür Quicksteps gut sind und wofür sie eingesetzt werden können.

Es gibt Aufgaben, die wiederholen sich immer wieder. Ein Beispiel bei mir wäre: Das CIO-Gremium tagt alle zwei Wochen. Zu jeder Sitzung gibt es eine Einladung, und danach eine Bitte um Freigabe zum Protokoll. Es sind immer gleiche Mails, an die gleichen Personen, mit dem gleichen Text – außer kleinen Ausnahmen.

Dafür hat Outlook die unglaublich praktischen und meines Erachtens völlig unterschätzten Quicksteps. Die sind sehr nützlich und leicht einzurichten.

Und das geht so:

• Neuer Quickstep,
• neue Mai an,
• Optionen: Umbenennen, z.B. Protokollfreigabe;
• An, Optionen einblenden cc und bcc, Betreffzeile eintragen, z.B. Bitte um Freigabe für das Protokoll.
• Ich könnte auch eine Kennzeichnung wie in Video 11 oder eine Priorität eingeben.
• Den Text für die Mail könnte ich auch gleich eintragen, und könnte die Nachricht sogar automatisch nach einer Minute senden lassen. Das mache ich aber nicht, weil ich sie noch bearbeiten können möchte.
• Unter Aktion hinzufügen könnte ich auch noch z.B. eine Kategorie eintragen. Und so viel mehr.
• Mit einer Tastenkombination, z.B. Strg+Umschalt+1 kann ich diesen Quickstep dann noch leichter und schneller aufrufen.

Und jetzt kann ich literally mit 3 Tasten, Strg+Umschalt+1 eine fertige Mail erstellen. Noch einmal Korrektur lesen und weg damit.

Ich hoffe, Ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wie Ihr Quicksteps einrichten und einsetzen könnt.

Vielen Dank fürs zuschauen und mitmachen, und vielleicht bis bald.

Hallo und herzlich Willkommen zu dem 22. Video der Reihe IT-Tipps aus dem CIO-Office. Mein Name ist Monica Hinrichs-Mayer.

In diesem Video geht es darum, wofür Regeln gut sind und wofür sie eingesetzt werden können.

Wie die Quicksteps aus dem vorigen Video sind Regeln dazu da, um Abläufe, die sich wiederholen, einfacher zu gestalten. Ein Beispiel davon ist im Video 6 das Kopieren von gesendeten Nachrichten in den Posteingang.

Sagen wir, dass ich jedes Mal eine Gruppe von Personen informieren wollte, wenn ein neues Video im Videoportal hochgeladen wurde. Dann könnte ich eine Nachricht vom Videoportal nehmen und daraus eine Regel erstellen.

Und das geht so:

In der Startleiste Regeln, Regel erstellen.

Im nächsten Fenster kann ich die Bedingungen eingeben, wann eine Regel in Kraft treten soll. Und darunter kann ich sagen, was dann mit ihr passieren soll.

Unter „erweiterte Optionen“ bekomme ich im ersten Schritt eine ausführliche Liste aller Bedingungen. Im zweiten Schritt kann ich die Aktionen auswählen, was damit passieren soll. In meinem Beispiel: „Weiterleiten an“.

Die unten hinterlegten Texte kann ich anklicken, und die Empfängerinnen für die Mail auswählen.

Im nächsten Schritt wären noch Ausnahmen möglich. Danach kann ich noch auswählen, ob die Aktion gleich ausgeführt wird oder nicht.

Regeln kann man beliebig komplex gestalten. Wenn man sich einmal hineingefuchst hat, kann man einige Dinge wirklich erleichtern.

Ich hoffe, Ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wofür und wie Ihr Regeln einrichten und einsetzen könnt.

Vielen Dank fürs zuschauen und mitmachen, und vielleicht bis bald.

Hallo und herzlich Willkommen zu dem 23. Video der Reihe IT-Tipps aus dem CIO-Office. Mein Name ist Monica Hinrichs-Mayer.

In diesem Video geht es darum, wie Nachrichten und Aktualisierungen von Webseiten abonniert werden können.

Einige Webseiten, die zum Beispiel Nachrichten oder Blogposts anbieten, haben keine direkte Möglichkeit, sie zu abonnieren. Das ist schade, denn nicht immer denkt man daran, auf die Seite zu zu greifen, um Neuigkeiten zu erfahren. Aber dazu gibt es einen Trick.

Sagen wir mal, Ihr wollt top informiert sein über alles, was in der ZUV passiert. Dann könnt Ihr unten auf der Seite diesen Knopf sehen: Dahinter ist der Link zum sogenannten RSS-Feed.

Diesen Link könnt Ihr mit rechtsklick – „Linkadresse kopieren“ aufnehmen.

Jetzt wechselt Ihr zum Outlook, zu Eurem persönlichen Postfach. Dort findet Ihr einen Eintrag: RSS-Feeds. Mit Rechtsklick „Neuen RSS-Feed hinzufügen“, und hier die Adresse eingeben, die Ihr gespeichert habt.

Hinzufügen, und dann kann man unter Erweitert auch noch Details angeben. Zum Beispiel einen Feednamen eingeben, und entscheiden, ob gleich der ganze Artikel als HTML heruntergeladen werden soll.

Ok, Ja und schon kommen die neuesten Nachrichten aus dem Intranet ins Postfach gepurzelt.

Es gibt zahlreiche Seiten, die diese Funktion anbieten. Unter den Nachrichten, wie bei fau.de. Oder natürlich auch bei der Seite Informationstechnik – IT.

Ich hoffe, Ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wie Ihr Nachrichten und Aktualisieren von Webseiten mit einem RSS-Feed abonnieren könnt.

Vielen Dank fürs zuschauen und mitmachen, und vielleicht bis bald.

Hallo und herzlich Willkommen zu dem 27. Video der Reihe IT-Tipps aus dem CIO-Office. Mein Name ist Monica Hinrichs-Mayer.

In diesem Video geht es darum, was Mailzertifikate sind und wie diese erstellt werden.

E-Mails können leicht gefälscht werden. Zum Beispiel indem ein falscher Absender eingetragen wird. Das ist oft bei Phishingmails der Fall. Um das zu verhindern, sollten Mails grundsätzlich mit einem Zertifikat authentifiziert werden. Das erkennt man zum Beispiel in Outlook an dem roten Siegel neben dem Absender.

Zertifikate garantieren durch ein Signaturverfahren, dass die Mail tatsächlich von der Person kommt, die als Absender eingetragen ist. Dies kann sowohl bei persönlichen Mailadressen oder auch für Funktionsmailadressen, sogenannten Shared Mailboxen, eingesetzt werden.

Heute schauen wir uns die persönlichen Mailzertifikate an. Woher weiß also das System, dass Sie Sie sind? Ihr Ausweis muss dafür schon an der FAU kontrolliert und dies entsprechend vermerkt worden sein. Wenn es im System nicht vermerkt wurde, dass Ihr Ausweis schon kontrolliert wurde, dann führt kein Weg dran vorbei, dass Sie den Mitarbeiter:innen des Rechenzentrums Ihren Ausweis vorlegen müssen. Das ist absolut zwingend, da das RRZE sonst das Recht verlieren könnte, Zertifikate auszustellen. Das wollen wir auf gar keinen Fall, deswegen: Keine Ausnahmen. Wenden Sie sich bitte an die für Sie zuständige Servicetheke.
Sofern Ihr Ausweis schon kontrolliert wurde, können Sie jetzt papierlos ein Zertifikat erstellen. Und das geht so:

• Sie gehen auf die Seite https://cert-manager.com/customer/DFN/idp/clientgeant. Den Link finden Sie in der Beschreibung des Videos.
• Dort wählen Sie die FAU aus. Falls keine Liste angezeigt wird, geben Sie bitte Friedrich Alexander in das Suchfeld ein.
• Danach loggen Sie sich ein mit Ihrem IdM-Benutzername und Passwort.
  • Sollte das nicht klappen, dann weil das System Sie noch nicht kennt. Wenden Sie sich bitte an die Servicetheke.
• Falls das System Sie kennt, kann es weiter gehen: Ihre Daten sind jetzt bereits ausgefüllt.
• Wählen Sie als Certificate Profile: „GÉANT Personal Certificate“ aus.
• Als Laufzeit gleich die Höchstlaufzeit, 1095 Tage.
• Als „Enrollment Method“ wählen Sie „Key Generation“,
• als Key Type: „RSA – 4096“.
• Danach geben Sie ein Passwort ein und bestätigen dieses. Das brauchen Sie noch, wenn die Zertifikatsdatei da ist.
• Jetzt noch dem Endbenutzer-Lizenzvertrag zustimmen und auf Submit klicken.

Danach wird das Zertifikat erstellt und sollte auch nach wenigen Minuten automatisch heruntergeladen werden. Diese Datei brauchen Sie noch, also merken Sie sich gut, wo sie gespeichert ist.
Das war die Antragstellung für persönliche Zertifikate. Für Funktionspostfächer werden die Zertifikate zentral erstellt. Im nächsten Video zeige ich dann, wie das Zertifikat – egal ob für ein persönliches oder ein Funktionspostfach – eingebunden werden kann.

Ich hoffe, Ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wozu Ihr ein Zertifikat braucht und wie ihr es erstellen könnt.

Vielen Dank fürs zuschauen und mitmachen, und vielleicht bis bald.

Hallo und herzlich Willkommen zu dem 28. Video der Reihe IT-Tipps aus dem CIO-Office. Mein Name ist Monica Hinrichs-Mayer.

In diesem Video geht es darum, wie Sie Ihre Mailzertifikate zur Verwendung einbinden können.

Im letzten Video habe ich gezeigt, wie Sie ein persönliches Mailzertifikat erstellen oder ein Gruppenzertifikat beantragen können. Jetzt muss dieses Zertifikat an Ihrem Rechner und danach in Outlook eingebunden werden.

Und das geht so:

1. Klicken Sie auf die heruntergeladene Datei. Sie hat das Dateiformat „p12“.
2. Es geht ein Assistent auf. Dort wählen Sie den aktuellen Benutzer aus und klicken auf Weiter.
3. Die zu importierende Datei sollte schon vorausgewählt sein. Kopieren Sie sich diesen Pfad mit Steuerung + C, Sie werden ihn gleich noch brauchen. Wenn da kein Pfad erscheint, können Sie über „Durchsuchen“ den Ordner suchen, in dem sie gespeichert wurde, zum Beispiel der Download-Ordner. Und weiter.
4. Hier benötigen Sie das Passwort, das Sie bei der Erstellung des Zertifikats verwendet haben.
5. Bei den Importoptionen wählen Sie „Alle erweiterten Eigenschaften mit einbeziehen“. Und weiter.
6. Die Datei können Sie automatisch im Zertifikatsspeicher speichern lassen. Weiter.
7. Alle Daten noch einmal überprüfen und Fertig stellen.

Hoffentlich hat jetzt der Importgang geklappt und Sie haben das Zertifikat im Speicher.

Als nächstes muss Outlook erfahren, dass es jetzt ein Zertifikat gibt.

Und das geht so:

1. Outlook starten – Datei – Optionen – Trust Center – Einstellungen – E-Mail-Sicherheit.
2. Hier unter Digitale Ids (Zertifikate) Importieren/Exportieren auswählen.
3. Hier geben Sie unter Importdatei mit Steuerung + V den Pfad ein, den Sie sich vorhin kopiert haben. Oder Sie durchsuchen mit dem Knopf den richtigen Ort.
4. Das vergebene Passwort eintragen und OK klicken.
5. Sie sehen die Meldung, dass ein geschütztes Objekt erstellt wird. Die mittlere Sicherheitsstufe ist vorausgewählt und passt. Gehen Sie auf OK. Und ok.
6. Dann brauchen wir noch einen Haken bei dem zweiten Kästchen oben: „Ausgehenden Nachrichten digitale Signatur hinzufügen“. Ok.

Jetzt kennt Outlook Ihre Zertifikate.

Ich hoffe, Ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wie Ihr ein Zertifikat in Outlook einbinden könnt.

Vielen Dank fürs zuschauen und mitmachen, und vielleicht bis bald.

Hallo und herzlich Willkommen zu dem 29. Video der Reihe IT-Tipps aus dem CIO-Office. Mein Name ist Monica Hinrichs-Mayer.

In diesem Video geht es darum, wie Mailzertifikate in Outlook verwendet werden können.

In den letzten beiden Videos habe ich gezeigt, wie Sie ein Mailzertifikat erstellen und in Outlook einbinden können. Wenn Sie den Anweisungen des letzten Videos gefolgt sind, sollten nun alle Ihre Mails mit einer Mailsignatur versehen sein. Wenn Ihre Mails unsigniert versendet werden, können Sie in Outlook unter Datei – Optionen – Trust Center – Einstellungen – E-Mail-Sicherheit den Haken setzen unter „Ausgehenden Nachrichten digitale Signatur hinzufügen“.

Ein Zertifikat stellt sicher, dass die Mail vom angezeigten Absender stammt und nicht nachträglich verändert wurde. Wenn die Inhalte der Mail auch während der Übertragung nicht eingesehen werden sollen, dann können Sie die Nachrichten auch verschlüsseln. Uniintern ist das nicht nötig, da ist alle Kommunikation verschlüsselt. Aber Sie sollten verschlüsseln, wenn Sie mit Externen Informationen in der Vertraulichkeitsklasse CC3, also streng vertraulich, austauschen. Welche Informationen das genau sind können Sie der Richtlinie zur Informationssicherheit entnehmen.

Allerdings: Eine verschlüsselte Mail kann nur mit dem entsprechenden Zertifikat und Passwort wieder entschlüsselt werden. Fehlt eins von beiden, ist die Mail absolut unlesbar. Das bedeutet: Wenn Sie eine einzige verschlüsselte Mail versenden oder empfangen, müssen Sie Ihr Zertifikat und Ihr Passwort für immer und sehr sicher aufbewahren. Eine verschlüsselte Nachricht erkennen Sie bei Outlook an dem Schlosssymbol.

Beim Verschlüsseln oder zum Entschlüsseln braucht man zusätzlich zu dem eigenen privaten Schlüssel auch den öffentlichen Schlüssel des Gegenübers. Den müssen Sie ebenfalls in Outlook einbinden.

Und das geht so:

1. Sie bitten die Person, mit der Sie verschlüsselt kommunizieren möchten, um eine signierte Mail.
2. Sie öffnen diese Mail und fügen die Adresse des Absenders zu Ihren Outlook-Kontakten hinzu: Mit rechtsklick auf „Zu Outlook Kontakten hinzufügen“ klicken. Wenn Sie im nächsten Schritt bestätigen, wird der öffentliche Schlüssel automatisch mit gespeichert.

Und damit ist der Versand von verschlüsselten Nachrichten mit dieser Person möglich.

Nach dem Erstellen der Nachricht klicken Sie unter Optionen auf „verschlüsseln“. Die Nachricht wird dann verschlüsselt versendet. Beim Empfang einer verschlüsselten Nachricht wird diese automatisch entschlüsselt – solange Sie Ihr Zertifikat und das Passwort verfügbar haben. Daher müssen Sie alle Ihre Zertifikatsdateien (auch bei bereits abgelaufenen Zertifikaten) sicher aufbewahren. Wie das geht erkläre ich im Video 30. Sonst können Sie bei einem Wechsel Ihres Endgeräts nicht mehr auf alte verschlüsselte E-Mails zugreifen.

Einige Programme, insbesondere in der Mac-Familie, verschlüsseln automatisch alle Nachrichten, sobald einmal verschlüsselt kommuniziert wurde. Diese Vorgehensweise ist nicht zu empfehlen und sollte in den Einstellungen abgeschaltet werden.

Im nächsten Video zeige ich, wie Sie Ihr Zertifikat und das Passwort möglichst sicher aufbewahren können.

Ich hoffe, Ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wie Ihr mit Hilfe eines Zertifikats Mails signieren und verschlüsseln könnt.

Vielen Dank fürs zuschauen und mitmachen, und vielleicht bis bald.

Hallo und herzlich Willkommen zu dem 30. Video der Reihe IT-Tipps aus dem CIO-Office. Mein Name ist Monica Hinrichs-Mayer.

In diesem Video geht es darum, wie Sie Mailzertifikate und Passwörter sicher aufbewahren.

In den letzten drei Videos habe ich gezeigt, wie Sie ein Mailzertifikat erstellen, in Outlook einbinden und verwenden können. Gerade wenn Sie vorhaben, Nachrichten zu verschlüsseln, ist es essentiell wichtig, dass Sie Ihre Zertifikatsdatei und das Passwort sehr sicher aufbewahren.

Wenn Sie eine Zertifikatsdatei oder das zugehörige Passwort verlieren, werden alle signierten Nachrichten als ungültig markiert. Sind aber – je nach Einstellung des Mailprogramms – noch lesbar. Die verschlüsselten Mails sind aber nicht mehr lesbar – ihr Inhalt ist unwiederbringlich verloren.

Die heruntergeladene Zertifikatsdatei sollten Sie an einem Ort hinterlegen, der regelmäßig gebackuped und gesichert wird. Am besten Sie legen die Datei in Ihrem Homelaufwerk ab. Bei vom RRZE verwalteten Windows- ist dies das Laufwerk W bzw. in der ZUV das Laufwerk V. Alternativ kann es beispielsweise ein persönliches Laufwerk sein, wie z.B. das eingebundene Homelaufwerk auf dem Apple oder Linux Gerät. Sie können die Zertifikatsdatei auch in einem Ordner in der FAUBox ablegen auf den nur Sie Zugriff haben.

Keinesfalls sollten Sie die Datei nur lokal aufbewahren wie im Download-Ordner, im Desktop oder auf dem C-Laufwerk. Diese werden bei einer Neuinstallation des Rechners gerne vergessen und werden auch nicht automatisch gesichert und die Zertifikatsdatei ist dann … weg.

Denken Sie daran, dass Sie auch bei einem neuen Zertifikat das bisherige Zertifikat noch benötigen. Im Zweifelsfall rückwirkend für Ihr gesamtes Berufsleben. Auch wenn Sie ein neues Zertifikat nach einigen Jahren beantragen dürfen Sie das alte mit zugehehörigem Passwort nicht entsorgen.

Für die Speicherung von Passwörtern empfehle ich es dringend, einen Passwortmanager einzurichten. Wie das geht erkläre ich im Video 31.

Auf keinem Fall dürfen Passwörter irgendwo gespeichert werden, wo sie im Klartext lesbar sind. Also bitte keine Passwortdatei, keine Excel-Tabelle und keine Passwörter als Kontakte getarnt im Adressbuch.

Ich hoffe, Ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wie Ihr Zertifikate und Passwörter sicher aufbewahren könnt.

Vielen Dank fürs zuschauen und mitmachen, und vielleicht bis bald.

Hallo und herzlich Willkommen zu dem 31. Video der Reihe IT-Tipps aus dem CIO-Office. Mein Name ist Monica Hinrichs-Mayer.

In diesem Video geht es darum, wie Sie Ihre Passwörter sicher aufbewahren können.

Cyberangriffe passieren oft, weil Nutzer:innen durch eine Phishing Mail auf eine vorbereitete Webseite geleitet werden, wo sie ihre Daten eingeben sollen. Damit bekommen Kriminelle Zugang zu Ihrer Kennung und Passwort.

Viel häufiger passiert es aber, dass ein einziges Passwort, vielleicht mit wenig Variation, an vielen Stellen verwendet wird. Wird ein einziger Ihrer Accounts gehackt, haben Kriminelle gleich Zugriff auf viele Accounts. Deswegen die dringende Bitte, Passwörter nicht mehrmals zu verwenden.

Aber wie soll man sich all die Passwörter nur merken?

Dafür gibt es spezielle Tools, sogenannte „Passwortmanager“.

Ein Passwortmanager ist ein verschlüsselter Container für Passwörter und andere sensible Daten. Ohne das sogenannte Masterpasswort sind die Daten absolut unlesbar. Die modernen Passwortmanager haben eine Funktion zum Kopieren und Einfügen, so dass die Passwörter beliebig lang und kompliziert sein können: Sie brauchen die Passwörter nie wieder abzutippen.

An der FAU wird über den Softwarecenter der Passwortmanager KeePassXC angeboten. Das können Sie selbst installieren und in Betrieb nehmen.

Und das geht so:

• Klicken Sie in der Taskleiste auf das Lupensymbol. Dort geben Sie „Softwarecenter“ ein. Im Softwarecenter finden Sie vorausgewählte, sichere Software, die Sie selbständig installieren können.
• Gehen Sie auch dort auf das Lupensymbol und tippen Kee ein.
• Klicken Sie KeePassXC an.
• In der Beschreibung klicken Sie auf Installieren. Die Installation passiert jetzt im Hintergrund.

Nachdem das Tool fertig installiert ist, gehen Sie in die Windows Startleiste und klicken auf das Fenstersymbol. Mit etwas Glück erscheint „KeePassXC“ ganz oben auf der Liste. Sollten Sie die zuletzt hinzugefügten nicht aktiviert haben, können Sie mit dem Lupensymbol auch suchen.

Das Tool ist denkbar einfach: Sie können eine neue Datenbank erstellen oder eine existierende Datenbank öffnen. Auch importieren und exportieren ist möglich, aber das brauchen wir im Moment nicht.

Beim ersten Mal wollen Sie eine Neue Datenbank erstellen. Sie können einen Namen und eine Beschreibung eingeben.

Als nächstes müssen Sie die Details der Verschlüsselung einstellen. Für Normaluser sind die voreingestellten Angaben genau richtig: 1 Sekunde zum Entschlüsseln und das Datenbankformat KDBX 4. Und weiter.

Jetzt kommt das allerwichtigste: Ihr Masterpasswort. Es ist zukünftig das einzige Passwort, dass Sie sich noch merken müssen. Sie dürfen dieses Passwort weder aufschreiben noch vergessen. Schwierig! Es sollte also gut zu merken, aber schwer zu erraten sein. Denn es ist der Schutz für all ihre anderen Passwörter. Am Besten denken Sie sich einen langen Satz aus und verwenden davon die Anfangsbuchstaben.

Also z.B. „Das schöne Pferd frisst am liebsten das grüne Gras vom Hügel gegenüber“ ergibt dann „DsPfaldgGvHg“. Punkt, Ausrufezeichen, Fragezeichen und weitere Sonderzeichen nicht vergessen. Und am Besten auch noch einige Ziffern einstreuen.

Also wichtig ist:

• Groß- und Kleinbuchstaben,
• Ziffern,
• Sonderzeichen,
• mindestens 8 Zeichen lang.
• Keine Geburtsdaten, auch nicht der Partner:innen oder Kinder.
• Keine Standardpasswörter.
• Kein Passwort, das Sie schon jetzt verwenden.
• Kein ASDF und 1234.

KeePassXC gibt eine Einschätzung, wie gut das Passwort ist. Grün sollte es sein. Sie können gerne die Aufnahme pausieren und in Ruhe darüber nachdenken. Wenn Sie ein passendes Passwort gefunden haben, kann es weiter gehen: Geben Sie das Masterpasswort zwei Mal ein.

Mit dem Masterpasswort wurde jetzt eine Datei angelegt. Das ist der Container, in dem alle Passwörter verschlüsselt aufbewahrt werden. Speichern Sie diese Datei am besten auf Ihrem persönlichen Laufwerk ab. Dort wird sie sicher gebackuped, aber ohne Masterpasswort kann sie von anderen Personen nicht genutzt werden.

Jetzt können Sie anfangen, Ihre Passwörter dort anzulegen.
Klick auf das Plus oben, Titel, Benutzername, Kennwort eingeben und speichern.

KeePassXC zeigt gleich an, ob Ihr Passwort sicher genug ist. Dafür hat KeePassXC auch gleich eine Funktion eingebaut: Passwort generieren.

Einfach auf das Würfelsymbol klicken, die passenden Parameter eingeben und Passwort anwenden.
Wenn Sie jetzt ein Passwort verwenden möchten, dann sehen Sie oben die Möglichkeit, den Benutzernamen oder das Passwort in die Zwischenablage aufzunehmen. So können Sie sich weiterhin sehr bequem, aber dafür umso sicherer einloggen.

Nur für ein Passwort sollten Sie das nicht tun: Ihre Benutzerkennung beim RRZE, also das IdM-Passwort. Sonst kann es leicht passieren, dass Sie sich vom Rechner aussperren und gar nicht mehr an den Passwortmanager dran kommen. Das IdM-Passwort also auch gut durchdacht und kompliziert, aber leicht zu merken.

Ich hoffe, Ihr habt einen schnellen Einblick bekommen, wie Ihr Passwörter sicher aufbewahren könnt.
Vielen Dank fürs zuschauen und mitmachen, und vielleicht bis bald.