Mailsignaturen

Vorlage für Mailsignaturen

Hier finden Sie die Vorlagen für Mailsignaturen an der FAU. Eine Anleitung zur Einrichtung der Signatur in Outlook finden Sie bei den IT-Tipps aus dem CIO-Office (Video).

Standardversion

  • -- (zwei Minuszeichen mit einem Leerzeichen. Damit erkennt der Empfänger, aber auch der Mailclient, dass hier die Signatur beginnt)
  • Titel Name, Funktion (z.B. Prof. Dr.-Ing. Max Mustermann, Lehrstuhlinhaber)
  • Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (immer in der deutschen Schreibweise)
  • Organisationseinheit (z.B. Lehrstuhl für Mustermaxe)
  • Straße Hausnummer, PLZ Stadt (Bei mehreren Adressen diese im gleichen Format untereinander aufführen)
  • Tel. +49 9131 85-XXXXX (immer in der internationalen Schreibweise. Bei Bedarf weitere Telefonnummern im gleichen Format untereinander aufführen)
  • Mailadresse im Format vorname.nachname@fau.de bzw. Funktionsmailadresse
  • www.fau.de (Internetadresse der oben angezeigten Organisationseinheit)

Beispiel

		--
		Prof. Dr. Max Mustermann, Lehrstuhlinhaber
		Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg
		Lehrstuhl für Mustermaxe
		Musterstraße 9, 12345 Erlangen
		Tel. +49 9131 85-12345
		max.mustermann@fau.de
		www.fau.de

Englische Version

  • -- (zwei Minuszeichen mit einem Leerzeichen. Damit erkennt der Empfänger, aber auch der Mailclient, dass hier die Signatur beginnt)
  • Titel Name, englische Funktionsbezeichnung (z.B. Prof. Dr.-Ing. Max Mustermann, holder of the Chair)
  • Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg (immer in der deutschen Schreibweise)
  • Englische Bezeichnung der Organisationseinheit (z.B. Chair of Max Patterns)
  • Straße Hausnummer, PLZ Stadt, GERMANY (Bei mehreren Adressen diese im gleichen Format untereinander aufführen)
  • Tel. +49 9131 85-XXXXX (immer in der internationalen Schreibweise. Bei Bedarf weitere Telefonnummern im gleichen Format untereinander aufführen)
  • Mailadresse im Format vorname.nachname@fau.de bzw. Funktionsmailadresse
  • www.fau.de (Falls vorhanden: englische Internetadresse der oben angezeigten Organisationseinheit)

Beispiel

		--
		Prof. Dr. Max Mustermann, holder of the Chair
		Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg
		Chair of Max Patterns
		Musterstraße 9, 12345 Erlangen, Germany
		Tel. +49 9131 85-12345
		max.mustermann@fau.de
		www.fau.de

Kurzversion

  • -- (zwei Minuszeichen mit einem Leerzeichen. Damit erkennt der Empfänger, aber auch der Mailclient, dass hier die Signatur beginnt)
  • Titel Name, Funktion (z.B. Prof. Dr.-Ing. Max Mustermann, Lehrstuhlinhaber)
  • Organisationseinheit (z.B. Lehrstuhl für Mustermaxe)
  • Tel. +49 9131 85-XXXXX (immer in der internationalen Schreibweise. Bei Bedarf weitere Telefonnummern im gleichen Format untereinander aufführen)
  • Mailadresse im Format vorname.nachname@fau.de bzw. Funktionsmailadresse

Beispiel

		--
		Prof. Dr. Max Mustermann, Lehrstuhlinhaber
		Lehrstuhl für Mustermaxe
		Tel. +49 9131 85-12345
		max.mustermann@fau.de

Weitere Beispiele

Abteilungsleitung

		--
		Martina Mustermann, Abteilungsleiterin
		Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg
		Abteilung M - Musterdinge
		Schlossplatz 4, 91054 Erlangen
		Tel. +49 9131 85-12345
		martina.mustermann@fau.de  
		www.intern.fau.de/musterabteilung/

Referatsleitung

		--
		Max Mustermann, Referatsleiter
		Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg
		Referat M4 - Musterangelegenheiten der Abteilung M
		Schlossplatz 4, 91054 Erlangen
		Tel. +49 9131 85-12345
		Tel. +49 174 123456 
		max.mustermann@fau.de 
		www.intern.fau.de/musterabteilung/

Sachbearbeiter*in beziehungsweise Beschäftigte ohne Leitungsposition (mit oder ohne Aufgabengebiet)

		--
		Martina Mustermann, Juristin 
		Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg
		Referat M4 - Musterangelegenheiten der Abteilung M
		Schlossplatz 4, 91054 Erlangen
		Tel. +49 9131 85-12345
		Tel. +49 174 123456 
		max.mustermann@fau.de
		www.intern.fau.de/musterabteilung/ 
		
		--
		Max Mustermann, Arbeitsgruppe Muster A 
		Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg
		Referat M4 - Musterangelegenheiten der Abteilung M
		Schlossplatz 4, 91054 Erlangen
		Tel. +49 9131 85-12345
		Tel. +49 174 123456 
		max.mustermann@fau.de
		www.intern.fau.de/musterabteilung/ 
		
		--
		Martina Mustermann
		Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg
		Referat M4 - Musterangelegenheiten der Abteilung M
		Schlossplatz 4, 91054 Erlangen
		Tel. +49 9131 85-12345
		Tel. +49 174 123456 
		max.mustermann@fau.de
		www.fau.de

Folgende Informationen dürfen zusätzlich in Signaturen aufgenommen werden:

  • relevante und aktuelle Informationen, z.B. Hinweis auf eine neue Telefonnummer, geplante Abwesenheiten; im wissenschaftlichen Bereich auch Hinweise auf nahende Konferenzen etc.

Folgende Informationen sollen in Signaturen nicht aufgenommen werden:

  • Grußformel (z.B. „mit freundlichen Grüßen Max Mustermann“) oder der Name als Absender.
  • Bilder, Symbole und Logos: Diese können von den meisten Empfängern nicht gelesen werden und werden durch Ersatzsymbole dargestellt
  • Gesonderte Formatierungen in der Signatur (Farben, kursiv, Fettschrift etc.)
  • Texte bezüglich der Vertraulichkeit der Daten sind rechtlich nicht bindend und irrelevant.
  • Hinweise, dass Mails nicht ausgedruckt werden sollen.

Wie das geht mit den Signaturen und welche Konventionen an der FAU gelten, erklärt Dr. Monica Hinrichs-Mayer in einem neuen Video aus der Reihe „IT-Tipps aus dem CIO-Office“: