Versand von Mails

Vorgaben und Empfehlungen für E-Mails und Rundmails

Signaturen, Zertifikate und große Adressatenkreise

  1. Alle Mails sollen eine Signatur nach dem gleichen Muster beinhalten. Vorlagen und eine Anleitung zur Umsetzung finden Sie auf unseren Webseiten. Bitte verzichten Sie auf Grafiken und Bilder (z.B. Hinweis auf Solidarität mit der Ukraine etc.)
  2. Mails im dienstlichen Verkehr müssen grundsätzlich über eine @fau.de Mailadresse versandt werden. Die Nutzung von fremden Maildienstleistern (z.B. GMX, gmail etc.) außerhalb der FAU ist zu unterlassen.
  3. Große Adressatenkreise sollen immer im Feld Bcc versendet werden. In diesem Fall empfiehlt es sich, den Empfängerkreis zu Beginn der Nachricht aufzuführen („An die Abteilungsleitungen der ZUV“).
  4. Um sicher zu gehen, dass die Nachrichten von der Person kommen, die als Absender angezeigt wird, sollen zukünftig alle Nachrichten, die innerhalb der ZUV gesendet werden, entsprechend mit einem Zertifikat signiert werden. Informationen und eine Anleitung finden Sie demnächst auf der Webseite des RRZE. Das Verfahren wird gerade umgestellt. Die Umstellung wird referatsweise erfolgen. In Kürze erhalten Sie weitere Informationen hierzu.

Rundmails

  1. Eingescannte Dokumente sollen nur wo unbedingt nötig und nie an einen größeren Verteilerkreis versendet werden: Sie sind nicht barrierefrei, belasten die Server übermäßig und stellen auch ein Sicherheitsrisiko dar, wenn eine eingescannte Unterschrift mit versendet wird.
  2. Informationen sind bevorzugt als Text innerhalb einer Nachricht bereit zu stellen.
  3. Sollten die Informationen zu umfangreich für einen Mailtext sein, werden die wichtigsten Informationen in der Nachricht zusammengefasst und weiterführende Informationen über einen Link verfügbar gemacht, der auch dauerhaft bestehen bleibt. Öffentliche Informationen können in öffentlichen Seiten stehen, interne Informationen dürfen nur intern erreichbar sein kann (Login mit IdM-Kennung).
  4. In den Fällen, wo eine Datei unbedingt benötigt wird (z.B. Video, Bild) ist diese mit den nötigen alternativen Texten zu versehen, um barrierefrei zu sein. Alle Informationen zur Barrierefreiheit finden Sie auf unserer Webseite.
  5. Um eine Rundmail mit dienstlichen Informationen zu versenden, schicken Sie bitte den freigegeben Mailtext mit einem aussagekräftigen Betreff und der Bitte um Versand an poststelle@fau.de. Als Adressatenkreis stehen aktuell folgende Gruppen zur Verfügung:
    • alle Mitarbeitenden
    • Einrichtungsleitungen (Führungskräfte, z.B. Referatsleitungen, Lehrstuhlinhaber)
    • Rundschreibenempfangende (Führungskräfte + berechtigte aus den Einrichtungen, z.B. Sekretariate)
    • Alle Verteiler stehen jeweils in der Version FAU mit/ohne Klinikum oder nur ZUV/FAU ohne ZUV zur Verfügung. Bitte geben Sie in der Mail an die Poststelle auch den Adressatenkreis an.