Studien- und Prüfungsverwaltung im campo-Portal

Im Fokus des Projektes stehen die IT-unterstützten, administrativen Prozesse rund um das studentische Leben von der Bewerbung der Studieninteressenten, über die Studienplatzvergabe und Studierendenverwaltung bis hin zur Organisation und Verwaltung von Lehrveranstaltungen und Prüfungen. Das Einführungsprojekt wird in enger Zusammenarbeit zwischen der FAU und der Hochschul-Informations-System eG (HIS) in Hannover realisiert, voraussichtlich zur Jahresmitte 2022 abgeschlossen sein und dann in den Regelbetrieb überführt werden.

Die Projektarbeiten betreffen die gesamte Universität und sind wichtige und notwendige Investitionen in die Zukunftsfähigkeit der FAU.

• Beteiligte: Projektgruppe der Abteilung Lehre
• Projektdauer: 2012 bis 2016

Im Rahmen des 2012 gestarteten HISinOne-Einführungsprojekts an der FAU hat die Projektgruppe das Bewerbungs- und Zulassungsmanagement (APP) und Studierendenmanagement (STU) unter der Portalbezeichnung „campo“ seit 2013 schrittweise erfolgreich in den Regelbetrieb überführt. Der Input für das Customizing – die Anpassung der Standardsoftware HISinOne an die Anforderungen der FAU – kam dabei aus den in der Abteilung Lehre und Studium für die genannten Verwaltungsaufgaben zuständigen Fachreferaten. Erstmalig kam APP für die Bewerbungsphase zum Wintersemester 2013/14 zum Einsatz und wurde seitdem sukzessive für weitere Bewerbergruppen (Masterbewerber, internationale Bewerber, Bewerber über das Dialogorientierte Serviceverfahren (DoSV)) ausgebaut. Mit der Produktivsetzung von STU im November 2015 wurde die komplette Studierendenverwaltung aus dem Altsystem nach campo verlagert. Die Ein-Portal-Lösung läuft seitdem mit jährlich rund 45.000 Bewerbungen, 15.000 Einschreibungen und etwa 75.000 Rückmeldevorgängen einschließlich der Verwaltung der Semesterbeiträge stabil und zuverlässig.

• Projektbeteiligte: Projektgruppe in L2 mit den Q-Koordinatoren der Fakultäten und den Studiendekanen, zusätzlich fakultätsspezifische Arbeitskreise, die über die Q-Koordinatorinnen und -Koordinatoren ihre Anforderungen in die Projektgruppe einbringen; Mitarbeiter des Prüfungsamtes, Mitarbeiter des ILI für die Integration campo/StudOn sowie Mitarbeiter des RRZE
• Projektdauer: 2016 bis Mitte 2022

Nachdem die Teilprojektabschnitte APP und STU bereits erfolgreich implementiert wurden und die Bewerbungs- und Einschreibeprozesse seit mehreren Semestern stabil im Produktivbetrieb laufen, haben die nächsten Projektschritte zwar auch weiterhin einen Teil des Inputs aus den Fachreferaten der Abteilung Lehre erhalten, vor allem durch das Prüfungsamt. Gleichwohl wird das Projekt nun aber von der vielfältigen Zuarbeit der Fächer und der Kooperation mit den Fachbereichen gespeist. Im April 2018 startete der dritte und finale Projektabschnitt der HISinOne-Einführung an der FAU, der das Teilmodul EXA umfasst. In den beiden Vorjahren wurden die Entscheidungsstrukturen geschaffen sowie notwendige Vorarbeiten durchgeführt.

EXA steht für „Examination“ und umfasst alle Vorgänge, die mit der Prüfungs- und Veranstaltungsverwaltung zusammenhängen. Die Ankündigung von Lehrveranstaltungen oder auch die Verbuchung von Leistungen sind Beispiele dafür. Zu EXA wird an der FAU auch die Modulverwaltung gerechnet, bei der es um die Verwaltung der Modulbeschreibungen sowie die Erzeugung der Modulhandbücher geht.

Es ist geplant, den Bereich EXA im Juni 2022 in den Produktivbetrieb zu überführen. Ab diesem Zeitpunkt werden die Lehrveranstaltungs- und Prüfungsverwaltung über das campo-Portal laufen und die Altsysteme mein campus und UnivIS abgelöst. Eine besondere Herausforderung stellt die Integration in die IT-Systemlandschaft der FAU dar. campo wird über Schnittstellen an zahlreiche FAU-IT-Systeme angebunden werden, z.B. IdM, StudOn, FAU.ORG und FAMOS.

Entgegen der ursprünglich geplanten Umstellung der Veranstaltungsanmeldung auf EXA wurde durch die Runde der Studiendekane im Sommer 2020 beschlossen, die Veranstaltungsanmeldung künftig über StudOn zu realisieren, da in Studon eine größere Flexibilität hinsichtlich der Anmeldeheuristiken besteht, die auch durch die FAU selbst angepasst und erweitert werden können. Um die Anmeldung über StudOn für alle Fakultäten zu ermöglichen, werden in StudOn die bereits bestehenden Funktionalitäten zur Veranstaltungsanmeldung komplett überarbeitet und zusätzlich eine Voraussetzungsprüfung implementiert. Mit dem Ausbau der StudOn-Funktionen in diesem Bereich wird ein weiterer Schritt in Richtung eines einheitlichen Anmeldesystems für Lehrveranstaltungen an der FAU getan. Da dies in der ursprünglichen Projektplanung nicht vorgesehen war, erhöhte sich durch diese Entscheidung der Aufwand für die Umsetzung der bereits geplanten Schnittstelle zum Lernmanagementsystem erheblich. Dieser Aufwand verteilt sich sowohl auf das Projektteam im Referat L 2, das RRZE als auch auf das StudOn-Team.

Nach erfolgter Registrierung können die Bewerberinnen und Bewerber ihre Bewerbungsanträge für die Studiengänge erfassen, die sie künftig an der FAU studieren möchten.

Über campo bewerben sich alle Studieninteressierten, die einen Abschluss an der FAU anstreben, unabhängig davon, ob sie ihre Hochschulzugangsberechtigung (HZB) in Deutschland oder im Ausland erworben haben. Damit durchlaufen alle Bewerberinnen und Bewerber denselben Bewerbungsprozess. Dies umfasst an der FAU neben den Bachelor-, Master- und Lehramtsstudiengängen auch die Staatsexamina sowie die Promotionsstudiengänge. Einzige Ausnahme dabei bilden die Studiengänge, bei denen man sich über hochschulstart.de (z.B. Medizin) bewerben muss. Dazu zählen auch die Studiengänge, die am Dialogorientierten Serviceverfahren (DoSV) teilnehmen.

Zuständig: Referate L4, L2

Hinweis für Masterstudiengangsbetreuer:innen

• Zeitplan für Bewerbung und Zulassung (PDF)
• Informationen zur Platzierung spezifischer Informationen zum Studiengang

Die Inbetriebnahme der Funktionalitäten für die Mitarbeitenden der Studierendenverwaltung (Referat L5) erfolgte im November 2015. Neben der Verwaltung der Stammdaten der Studierenden werden in diesem Bereich auch die Prozesse Immatrikulation, Exmatrikulation, Fachwechsel und Beurlaubung sowie die Semesterbeiträge bearbeitet.

Seit dem Sommersemester 2020 stehen auch den Studierenden in diesem Bereich Funktionalitäten zur Verfügung, um sich Studienbescheinigungen selbst auszudrucken und Anträge online stellen zu können (z.B. Änderung von Personendaten, Exmatrikulation).

Zuständig: Referat L5, L2

Veranstaltungen wurden bisher über verschiedene Systeme verwaltet. Veranstaltungen wurden über UnivIS angekündigt und teilweise auch Modulen zugeordnet. Die Anmeldung zu Veranstaltungen durch Studierende erfolgte u.a. über die Systeme mein campus und StudOn.

Durch die Einführung von EXA wird die Veranstaltungsankündigung über campo erfolgen. Dort können sog. campo-Beauftragte und Lehrende ihre Veranstaltungen anlegen und bearbeiten. Ebenso erfolgt über campo die Zuordnung von Lehrveranstaltungen zu Modulen.

Die Belegung von Lehrveranstaltungen durch Studierende wird künftig über StudOn realisiert. Durch eine enge Verzahnung der Systeme campo und StudOn werden in campo angelegte Lehrveranstaltungen automatisch nach StudOn synchronisiert. Dort können sie von Studierenden belegt und von Lehrenden administriert werden. (Belegungszeiträume und -verfahren definieren, Teilnehmer-/Wartelisten verwalten.) Die von den Studierenden belegten Lehrveranstaltungen werden – inklusive der Modulzuordnung – nach campo übertragen, um dort beispielsweise die Stundenpläne der Studierenden bereitstellen zu können und die Belegungen für die Ausstellung eines vollständigen Transcript of Records im Kontext der Abschlussdokumente heranziehen zu können.

Zuständig: Referat L2, StudOn-Team

Bisher wurden Funktionalitäten im Bereich der Prüfungsverwaltung für Prüfende und Studierende über mein campus zur Verfügung gestellt. Mit der Umstellung auf campo werden nachfolgende Funktionalitäten in campo bereitgestellt:

• Für Studierende
  • Studienplaner inkl. Prüfungsanmeldung  und -abmeldung
  • Übersicht der angemeldeten Prüfungen
  • Abruf von Leistungsübersichten in unterschiedlichen Ausprägungen (z.B. Deutsch/Englisch)
• Für Prüfende
  • Prüfungsorganisation (Anlegen und Bearbeiten von Prüfungsterminen inkl. Prüfungsdatum, -uhrzeit und -ort)
  • Abruf von Teilnehmerlisten für Prüfungen
  • Notenverbuchung

Zuständig: Referat L6, L2

Hinweis für Prüfer

Informationen zur Prüfungsverwaltung über mein campus

Fokus der Modulverwaltung sind die Modulbeschreibungen sowie die Erzeugung der Modulhandbücher.

Modulverantwortliche erfassen die beschreibenden Texte zu den Modulen. Studiengangskoordinator/innen validieren die erfassten Angaben, veröffentlichen diese und erzeugen das Modulhandbuch des Studienganges.

Für die Durchführung von Lehrveranstaltungen und Prüfungen müssen durch die Verantwortlichen Räume gebucht werden. Dazu werden Anfragen an die Raumverwalter gerichtet, die dann – je nach Verfügbarkeit der angefragten Räumlichkeiten – von den Raumverantwortlichen akzeptiert oder abgelehnt werden. campo stellt den Lehrenden sowie dem Verwaltungspersonal dazu entsprechende Funktionalitäten bereit.

• Inhalt der Schulung: Anlegen/Bearbeiten einer Lehrveranstaltung und Zuordnung von Lehrveranstaltungen zu Modulen
• Zielgruppe: Lehrpersonen und campo-Beauftragte
• Details zu den Schulungsterminen und Anmeldung: https://www.studon.fau.de/studon/goto.php?target=book_4582639

• Inhalt der Schulung: Prüfungsdaten erfassen und bearbeiten, Prüfungstermine erstellen, Noten eingeben, Teilnehmerlisten erzeugen, E-Mail-Kommunikation mit Prüfungsteilnehmer/innen
• Zielgruppe: Prüfende, Prüfervertreter und campo-Beauftragte
• Details zu den Schulungsterminen und Anmeldung: https://www.studon.fau.de/studon/goto.php?target=book_4567347

• Inhalt der Schulung: Erfassung und Bearbeitung der Modulbeschreibungen, Erstellung der Modulhandbücher
• Zielgruppe: Modulverantwortliche und Studiengangskoordinatoren
• Details zu den Schulungsterminen und Anmeldung: https://www.studon.fau.de/studon/goto.php?target=book_4582647

• Inhalt der Schulung: Bearbeitung von Raumanfragen, Bearbeitung von Raumausstattungsmerkmale
• Zielgruppe: Raumverwalter/innen, Gebäudemanager/innen
• Details zu den Schulungsterminen und Anmeldung: https://www.studon.fau.de/studon/goto.php?target=book_4589441