Abschluss von internationalen Hochschulkooperationen

Ablauf und Musterverträge

Häufig werden Fakultäts- oder Institutsmitglieder von ausländischen Hochschulen mit der Bitte um eine Partnerschaft kontaktiert bzw. bei Delegationsbesuchen vom Referat für Internationale Angelegenheiten in Kooperationsverhandlungen mit eingebunden. Vor Abschluss eines Kooperationsvertrages sollten bestimmte Punkte bedacht werden.

Grundsätzlich ist die FAU in der Vertragsgestaltung relativ flexibel. Zum Einstieg in die Vertragsdiskussionen eignet sich ein Memorandum of Understanding, das vom Referat für Internationale Angelegenheiten zur Verfügung gestellt wird. Die Abläufe sind nicht starr und hängen von Entscheidungsprozessen sowohl an der FAU als auch an den Partnerhochschulen ab.

Voraussetzung

Ein fachlicher Kontakt zu einer potentiellen Partnerhochschule wurde hergestellt und scheint die Bedürfnisse des initiierenden Instituts oder der Fakultät zu befriedigen.

Falls eine Erasmus-Kooperation innerhalb der Leitaktion 1 infrage kommt, gilt ein anderes Verfahren. Eine genaue Anleitung finden Sie auf der Informationsseite für ERASMUS-Koordinatoren.

Ablauf

Entscheidungsweg

Insbesondere auf der Ebene der Fakultäten und der Gesamtuniversität müssen strategische Überlegungen angestellt werden, zum Beispiel hinsichtlich der Übereinstimmung von Forschungsschwerpunkten, Rankings, eines geeigneten Lehrangebots, der Unterrichtssprache, dem Mindestinteresse einer bestimmten Anzahl an Lehrstühlen oder Departments und fakultäts- oder hochschulpolitische Motiven (wie Städtepartnerschaften oder die Beteiligung an bestimmten Förderprogrammen).

Sobald geklärt ist, welche Ziele die Kooperation verfolgen soll und welche Bereiche der Universität davon betroffen sind, sollten die entsprechenden Gremien in die Planungen mit einbezogen werden. Vor der Unterzeichnung eines Vertrages muss grundsätzlich das Einverständnis des Departments (Vertrag auf Department- und Lehrstuhlebene), der Fakultät (Vertrag auf Fakultätsebene) oder mehrerer Fakultäten (auf Universitätsebene) eingeholt werden.

Konkrete Vertragsverhandlungen

Die Vertragspartner müssen sich als erstes darauf verständigen, was mit dem Vertrag erreicht werden soll und welcher Personenkreis davon betroffen sein könnte. Betrifft das Vorhaben nur Forschungsprojekte eines Lehrstuhls, reicht vermutlich ein Abkommen auf Lehrstuhlebene. Ist eine Studierendenmobilität geplant, muss der Vertrag mindestens auf der Ebene der Fakultät geschlossen werden. Je nach Ebene sind unterschiedliche Gremien mit der Genehmigung zu befassen. Die Vertragsverhandlungen mit der Partnerhochschule erfolgen auf fachlicher Ebene. Es wird empfohlen, alle beteiligten Mitarbeiter des eigenen Instituts oder gegebenenfalls der eigenen Fakultät in die Entscheidungsfindung mit einzubeziehen.

Zuständigkeiten

In der Regel ist mindestens eine Person zu benennen, welche die akademische Verantwortung für den Studierendenaustausch und die Kooperation insgesamt trägt. Die verantwortliche Person stimmt mit der Partnerhochschule ab, wie viele Studierende mit welchen Voraussetzungen den Austausch wahrnehmen dürfen. Berücksichtigt werden müssen zum Beispiel Sprachniveau, Kenntnisniveau oder die Dauer von Mobilitäten. Festgelegt werden muss auch die Laufzeit der Kooperation und die Form des Austausches, also ob Teilnehmer am Zielort eingeschriebene Studierende sind, Laborarbeiten wahrnehmen oder ein Praktikum absolvieren.

Vertragsunterzeichnung

  • Hochschulweite Verträge werden nach Prüfung durch das Referat für Internationale Angelegenheiten (S-International) und das Referat für Rechtsangelegenheiten und Qualitätsmanagement in Lehre und Studium (L1) vom Präsidenten unterzeichnet. Hochschulweite Verträge müssen mindestens zwei Fakultäten und mindestens fünf Professoren und Professorinnen betreffen.
  • Verträge, die nur eine Fakultät betreffen, werden nach Prüfung durch das Referat für Rechtsangelegenheiten und Qualitätsmanagement in Lehre und Studium (L1) in der Regel vom Dekan oder der Dekanin der Fakultät unterzeichnet. Das Referat für internationale Angelegenheiten ist in diesem Fall nicht in die Prüfung involviert.
  • Verträge, die nur einen Lehrstuhl oder ein Department betreffen, werden vom Lehrstuhlinhaber oder der Lehrstuhlinhaberin oder durch den Departmentsprecher oder die Departmentsprecherin unterschrieben.

Eine Kopie jedes internationalen Hochschulkooperationsvertrages muss dem Referat für Internationale Angelegenheiten vorgelegt werden. Alle Hochschulkooperationen werden in der referatsinternen Datenbank erfasst, damit Studierende gezielt über Möglichkeiten von Auslandsaufenthalten informiert werden können. Das Referat kümmert sich zudem um die Aufnahme des Kooperationsvertrages in die Registratur und um das Anlegen eines Aktenzeichens.

Musterverträge

Das Referat für Internationale Angelegenheiten kann Musterverträge in Deutsch und Englisch zur Verfügung stellen, die den Zielen entsprechend angepasst und mit der Partnerhochschule verhandelt werden können. Vor der Unterzeichnung muss der Vertrag juristisch durch das Referat für Rechtsangelegenheiten und Qualitätsmanagement in Lehre und Studium (L1) geprüft werden. Dies wird im Fall von Verträgen auf Universitätsebene vom Referat für Internationalen Angelegenheiten veranlasst. Bei Verträgen auf anderen Ebenen muss die entsprechende Fakultät direkt in Kontakt mit dem Referat für Rechtsangelegenheiten treten.

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Establishing international university collaborations

Staff at faculties or institutes are often contacted by universities abroad requesting a partnership with their university or they are asked by the Central Office of International Affairs to participate in negotiations for collaborations during visits from academic delegations. Specific points must be taken into consideration before establishing a collaboration agreement.

FAU is relatively flexible when it comes to drafting contracts. A memorandum of understanding available from the Central Office of International Affairs is a suitable means of starting discussions regarding contracts. The procedure is flexible and depends on the decision-making processes at both FAU and the partner universities.

Requirements

Contact has been established with the relevant department at the potential partner university, which seems to meet the requirements of the institute or faculty initiating the collaboration.

A different procedure applies if an Erasmus collaboration in the context of key action 1 is being considered. Detailed instructions are available on the information page for ERASMUS coordinators.

Process

Decision-making process

Strategic considerations must be made on faculty level and for the university as a whole, for example regarding correlation of key research priorities, rankings, a suitable range of courses, the teaching language, a minimum level of interest in a certain number of chairs or departments and issues related to faculty or university policy such as town twinnings or participation in certain funding programmes.
As soon as the aims of the collaboration and the areas of the University which will be affected by the collaboration have been defined, it is time to involve the relevant committees in the planning. Before a contract is signed, consent must be sought from the department (contract on departmental/chair level), the faculty (contract on faculty level) or several faculties (on university level).

Contract negotiations

The contractual partners must first agree on what the purpose of the contract is and which groups of people could be affected by it. If the project only affects the research projects of a chair, an agreement at chair level will probably be sufficient. If the agreement includes student mobility, the contract must be made at faculty level as a minimum requirement. Various committees must be involved in the approval process, depending on the level of the contract. Contract negotiations with the partner university take place at subject level. We recommend that all the relevant employees of your institute or your faculty, if applicable, are involved in the decision-making process.

Responsibilities

As a rule, at least one person must be appointed to take on academic responsibility for student exchanges and the collaboration as a whole. This person coordinates with the partner university about the number of students who can participate in the exchange and with which requirements. Aspects such as language skills, subject knowledge or the duration of exchanges must also be taken into consideration. In addition, the duration and format of the collaboration, that is, whether participants are enrolled as students at the host university, if they work in the laboratory or if they complete placements, must also be defined.

Signing the contract

Contracts at the university level are signed by the President after being checked by the Central Office for International Affairs (S-International) and Legal Affairs and Academic Quality Management (L1). Contracts at the university level require the involvement of at least two faculties and at least five professors.

Contracts that only involve one faculty are usually signed by the Dean of the faculty after being checked by Legal Affairs and Academic Quality Management (L1). The Office for International Affairs is not involved in checking the contract in this case.

Contracts that only involve one chair or department are signed by the holder of the chair or the speaker of the department.

A copy of each international university cooperation agreement must be submitted to the Office for International Affairs. All university collaborations are recorded in the database at the Office for International Affairs so that students can search for information about foreign exchanges. The Office is also responsible for ensuring the cooperation agreement is stored in the filing department and that a file reference number is created for it.

Sample contracts

The Office for International Affairs can provide sample contracts in German and English, which can be adapted to suit the intentions of the collaboration and for the purposes of negotiating with the partner university. The contract must undergo legal checks by Legal Affairs and Academic Quality Management (L1) before being signed. This legal check is initiated by the Office for International Affairs for university level contracts. The relevant faculty must contact Legal Affairs and Academic Quality Management directly for all other types of contract.