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Vernetzt arbeiten im Team

Tools und Tipps für das Arbeiten im Team

An der FAU arbeitet keiner alleine. Wir alle sind in Abteilungen, Referaten, Arbeits- und Forschungsgruppen oder Teams aktiv und haben jeden Tag mit Kolleginnen und Kollegen zu tun. Teamarbeit ist allerdings immer eine kommunikative und organisatorische Herausforderung, ganz egal, ob alle gemeinsam in einem Büro, über mehrere Gebäude verteilt oder gar von daheim arbeiten. Es gibt aber Tools sowie Arbeits- und Hilfsmittel, die Ihnen die Arbeit mit Ihren Kolleginnen und Kollegen und die Koordination sowie Organisation erleichtern.

Grafische Darstellung: Laptop, Handy, Block und Bilder von Personen.

Bild: Colourbox

Telefon

Auch wenn Chats und E-Mails schnell und unkompliziert wirken: Der direkte Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen ist manchmal der beste Weg, etwas zu klären. Regelmäßige Telefonate mit Kolleginnen und Kollegen helfen und ersparen die eine oder andere E-Mail. Bei Unklarheiten ist es manchmal einfach besser sofort zu telefonieren oder einen Videochat einzuberufen, bevor man sich unzählige Mails hin und her schreibt.

Über das UnivIS können Sie die Telefonnummern der Beschäftigten rausfinden. Bei coronabedingtem Homeoffice empfiehlt sich auch eine kurze Mail mit der freundlichen Bitte um Rückruf oder einem Termin für einen Viceochat.

Gemeinsame Postfächer

Oft werden Mails an mehrere Personen gleichzeitig geschickt, weil alle informiert werden sollen oder weil noch nicht geklärt ist, welche Kollegin beziehungsweise welcher Kollege die Aufgabe übernimmt. Für solche Fälle kann ein gemeinsames Postfach und eine gemeinsame E-Mail-Adresse eine Lösung sein. Jedes Teammitglied hat Zugriff auf das Postfach und kann alle Mails lesen. Umgekehrt kann der oder die Absender beziehungsweise Absenderin sich sicher sein, dass alle relevanten Personen die Möglichkeit haben, die Mail zu lesen und keiner vergessen wird.

Die Postmaster am Rechenzentrum helfen Ihnen, ein gemeinsames Postfach einzurichten.

Ticketsystem

Wenn Ihr Team sehr viele Anfragen bekommt, kann es Sinn machen, ein Ticketsystem einzuführen. Damit können Anfragen innerhalb eines Teams koordiniert werden. Jede Anfrage, etwa eine Beschwerde oder eine Frage, die zum Beispiel per E-Mail oder über ein Webformular eingeht, wird als Ticket registriert. Die Tickets können thematisch gebündelt und einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter zugewiesen werden.

Das Rechenzentrum stellt ein Ticketsystem kostenpflichtig zur Verfügung. Damit können zum Beispiel auch Standardantworten definiert werden.

Videokonferenzen

Spätestens seit der Corona-Pandemie gehören Videokonferenzen zum Alltag dazu. Aber auch unabhängig davon gibt es Situationen, in denen eine Videokonferenz sinnvoller oder angenehmer ist, als ein Meeting vor Ort, etwa wenn Personen einen längeren Anfahrtsweg haben.

An der FAU haben Sie verschiedene Tools zur Auswahl: DFNConf, Jitsi, Zoom und Teams. Das Rechenzentrum hat in einer Entscheidungshilfe beschrieben, wie Sie das richtige Tool auswählen. Und damit bei dem Meeting dann alles gut klappt, finden Sie in einem Beitrag des Rechenzentrums hilfreiche Tipps für digitale Meetings.

FAUbox

Mithilfe der FAUbox können Sie unkompliziert Dateien über Abteilungs- oder Gruppengrenzen hinaus teilen. Die FAUbox funktioniert dabei im Prinzip wie eine Dropbox: Sie können sowohl gemeinsame Ordner erstellen als auch Ordner und Dateien per Link teilen. Es gibt sowohl eine Desktopanwendung als auch einen Onlinebereich.

Eine Anmeldung erfolgt über IdM und ist kostenlos.

MOVE@FAU

MOVE@FAU steht für das große Digitalisierungsprojekt der Verwaltung an der FAU. Ziel ist unter anderem die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und in den Abteilungen zu verbessern.

Informationen zum Projekt finden Sie auf der Webseite. Unter „News und Termine“ informieren wir immer wieder über den aktuellen Stand des Projekts.

Microsoft Teams

Mit MS Teams steht den Beschäftigten der FAU ein umfangreiches Kooperationswerkzeug zur Verfügung. Mit Teams können Sie chatten, Dateien austauschen, Aufgaben verteilen, Videokonferenzen starten, gemeinsame Notizbücher anlegen und Wikis erstellen. Das klappt sowohl für feste Teams als auch für zeitlich begrenzte Arbeitsgruppen. Alle Beschäftigten der FAU können MS Teams kostenlos nutzen.

Auch für MS Teams hat das Rechenzentrum eine Kurz-Anleitung mit weiterführenden Links erstellt.