Einstellung von nicht-wissenschaftlichen Arbeitnehmern

Die Personalauswahl (Ausschreibung, Bewerberauswahl) liegt bei der jeweiligen Einrichtung.
Die Arbeitsverträge werden anschließend durch die Personalabteilung geschlossen bzw. vorbereitet, und zwar für nichtwissenschaftliches Personal (außer Beamte) durch das Referat P4.

Bei Fragen zum gesamten Einstellungsverfahren stehen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Referates P4 jederzeit gerne zur Verfügung.

Die Einstellung von Personal kann entweder zu Lasten von Personalmitteln (dann ist nur eine befristete Beschäftigung möglich) oder einer freien und besetzbaren Planstelle erfolgen (beachte: Stellenwiederbesetzungssperre).

Bei der Besetzung von Planstellen ist außerdem darauf zu achten, dass der Stellenwert der zu besetzenden Planstelle zu den auszuübenden Tätigkeiten passt (siehe Stichwort Eingruppierung). Aussagen hinsichtlich der Eingruppierung können erst nach Überprüfung der Tätigkeitsbeschreibung und der persönlichen Voraussetzungen des Bewerbers durch das zuständige Personalreferat (P2 oder P4) gemacht werden.

Planstellen müssen vor der Besetzung durch den Dekan der Fakultät und den Personalcontroller der Zentralen Universitätsverwaltung freigegeben werden, um den Stelleneinzug gewährleisten zu können.

Jede Dienststelle ist verpflichtet, bei der Besetzung einer freien Stelle sorgfältig zu prüfen, ob die Stelle für die Besetzung mit einem schwer behinderten Menschen geeignet ist und ob schwer behinderte Menschen berücksichtigt werden können (§ 164 Abs. 1 Satz 1 SGB IX). Dazu ist vor jeder Einstellung bei der Agentur für Arbeit nachzufragen, ob geeignete schwerbehinderte Menschen arbeitsuchend gemeldet sind (Musteranfrage an die Agentur für Arbeit). Bei der Prüfung ist die Schwerbehindertenvertretung zu beteiligen; der Personalrat ist zu hören.
Die Universität geht davon aus, dass alle Stellen mit Behinderten besetzt werden können. Erst wenn sich Menschen mit Behinderung beworben haben, kann beurteilt werden, ob aufgrund der konkreten Behinderung die Eignung für einen konkreten Dienstposten zu verneinen ist.

Ausschreibungspflichten aufgrund Gesetzes, Weisungen der obersten Dienstbehörden oder aufgrund Selbstverpflichtung der Universität sind zu beachten.

Alle unbefristet zu besetzenden Stellen sind in der Stellenbörse von UnivIS auszuschreiben. Befristete Stellen im nichtwissenschaftlichen Dienst sind dort auszuschreiben, wenn sie für eine Dauer von mehr als 6 Monaten zu besetzen sind.

Näheres siehe Rundschreiben zur Verpflichtung zur Stellenausschreibung im Internet vom 15.01.2009 und Rundschreiben zur Ausschreibung von Stellen im Internet; Beteiligung des Personalrats und der Schwerbehindertenvertretung bei Einstellungen (01.02.2005).

Eine Kopie bzw. einen Ausdruck des Ausschreibungstextes senden Sie bitte an

• die Personalabteilung,
• den zuständigen Personalrat,
• die Schwerbehindertenvertretung und
• den Gleichstellungsbeauftragten.

Bei Ausschreibungen ist strikt auf eine diskriminierungsfreie Formulierung des Textes zu achten (siehe Ziffer II des Rundschreiben: Bayerisches Gesetz zur Gleichstellung von Frauen und Männern (BayGlG) hier: Änderungsgesetz vom 23.05.2006 (RS vom 19.12.2006).

Stellen im nichtwissenschaftlichen Dienst sind zusätzlich in der Personalbörse öffentlicher Dienst des Bayerischen Behördennetzes zu veröffentlichen. Die Veröffentlichung wird von Referat P4 vorgenommen.

Die Bewerber sind über eine kurze Eingangsbestätigung zu ihrer Bewerbung dankbar.

Die Einstellung neuer Mitarbeiter bedarf der vorherigen Zustimmung des Personalrats. Die Zustimmung ist nach dem Bayerischen Personalvertretungsgesetz (BayPVG) von der Dienststellenleiterin (Kanzlerin)/dem Dienststellenleiter (Kanzler) unter Vorlage der Unterlagen aller Bewerber schriftlich zu beantragen und zu begründen. An der Universität hat sich seit Jahrzehnten das sogenannte „Erlanger Modell“ bewährt. Zur Beschleunigung des Verfahrens wird die Personalvertretung bereits bei der Personalauswahl durch die Institute/Lehrstühle beteiligt und zu den Vorstellungsgesprächen eingeladen.

Ab 2017 wird das „Erlanger Modell“ nur noch im Zuständigkeitsbereich des Gesamtpersonalrats (GPR), d. h. in den Bereichen Universitätsbibliothek, Fachbereich Wirtschaftswissenschaften und Campus Regensburger Straße angewendet. Einzelheiten zum Mitbestimmungsverfahren im Zuständigkeitsbereich des (Stamm-)Personalrats siehe Rundschreiben zur Beteiligung des Personalrats bei Einstellungen vom 25.11.2016 sowie Rundschreiben vom 12.04.2022

Wenn Schwerbehinderte unter den Bewerbern sind, müssen diese zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden. Abweichungen von diesem Verfahren bitte mit der Personalabteilung und der Schwerbehindertenvertretung erörtern (Beitrag Schwerbehinderte – Pflichten des Arbeitgebers).

Zur Beteiligung des Gleichstellungsbeauftragten siehe Rundschreiben: Bayerisches Gesetz zur Gleichstellung von Frauen und Männern (BayGlG) hier: Änderungsgesetz vom 23.05.2006 (RS vom 19.12.2006) 

Um Rechtsstreitigkeiten wegen vermeintlicher Diskriminierung wegen der in § 1 AGG genannten Kriterien zu vermeiden, sind Ablauf des Auswahlverfahrens und Auswahlkriterien zu dokumentieren (Muster Bewerberübersicht) Mit einer entsprechenden Dokumentation erübrigt sich dann in der Regel die Teilnahme der Gleichstellungsbeauftragten an Vorstellungsgesprächen (Rundschreiben: Bayerisches Gesetz zur Gleichstellung von Frauen und Männern (BayGlG) hier: Änderungsgesetz vom 23.05.2006 (RS vom 19.12.2006)).

Bitte senden Sie eine Übersicht über die Bewerbungen mit den (Vor-)Auswahlkriterien an

• die Personalabteilung,
• den zuständigen Personalrat,
• die Schwerbehindertenvertretung und
• den Gleichstellungsbeauftragten.

Bitte laden Sie rechtzeitig zu den Vorstellungsgesprächen ein. Bei schwerbehinderten Bewerbern vgl. Nr. 3.

Wenn die Kosten von Vorstellungsgesprächen nicht erstattet werden können, müssen Bewerber mit der Einladung hierauf hingewiesen werden (siehe Rundschreiben zur Begrenzung der Reisekostenerstattung bei Bewerbern).

Zusagen über die Eingruppierung dürfen nur nach Absprache mit dem Referat P4 gemacht werden. Das gleiche gilt für die Stufenzuordnung nach § 16 TV-L.

Das Antragsformular und eine Aufstellung der notwendigen Unterlagen für nichtwissenschaftliches Personal finden Sie weiter unten auf dieser Seite.

Der Antrag sollte wegen der Notwendigkeit der Beteiligung des Personalrats bei Neueinstellungen und Verlängerungen von Arbeitsverhältnissen sechs Wochen vor dem geplanten Beschäftigungsbeginn des Mitarbeiters bei der Verwaltung vorliegen.

Falls die Bewerbung eines bereits bei der Universität Beschäftigten bzw. eines Schwerbehinderten nicht berücksichtigt werden konnte, fügen Sie dem Einstellungsantrag bitte eine Begründung hierfür bei.

Bei der befristeten Beschäftigung von Mitarbeitern sind die Befristungshöchstgrenzen und die Notwendigkeit eines Befristungsgrundes zu beachten (siehe Stichwort Befristete Arbeitsverhältnisse).

Nachdem das Personalreferat die Vertragsunterlagen erstellt und erforderlichenfalls die Zustimmung des Personalrats eingeholt hat, werden der Arbeitsvertrag und die weiteren Unterlagen zur Unterzeichnung durch den neuen Mitarbeiter an den Lehrstuhl versandt.

Die Aufnahme der Tätigkeit ohne Arbeitsvertrag ist nicht zulässig.

Nach Eingang des unterzeichneten Arbeitsvertrages sendet das Personalreferat die Unterlagen zur Auszahlung der Bezüge an das Landesamt für Finanzen, Dienststelle Ansbach.

Nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens senden Sie bitte die Bewerbungsunterlagen (ohne das Bewerbungsschreiben) an die Bewerber zurück.

Eine Begründung für die Auswahlentscheidung ist nicht anzugeben. Ausnahme: schwerbehinderten Bewerbern müssen die Gründe für die Nichtberücksichtigung mitgeteilt werden.

• Rundschreiben zur Beteiligung des Personalrats bei Einstellungen vom 25.11.2016
• Rundschreiben zur Entgeltordnung zum TV-L vom 01.03.2012
• Rundschreiben zur Verpflichtung zur Stellenausschreibung im Internet vom 15.01.2009
• Vollzug des Art. 6 Abs. 2 Haushaltsgesetz 2017/2018; Änderungen bei der gesetzlichen Wiederbesetzungssperre und deren Auswirkungen auf die interne Wiederbesetzungssperre sowie Verbot der Umbuchung von Personal zur Vermeidung von gesetzlichen Wiederbesetzungssperren vom 21.04.2017
• Vollzug des Art. 6 Abs. 2 Haushaltsgesetz 2017/2018 – Wiederbesetzungssperre, Ergänzung vom 23.06.2017 zum Rundschreiben vom 21.04.2017
• Gesetz über Teilzeitarbeit und befristete Arbeitsverträge (TzBfG) (13.02.2001)
• Ausschreibung von Stellen im Internet; Veröffentlichung im Virtuellen Arbeitsmarkt (VAM) der Agentur für Arbeit (08.12.2005)
• Rundschreiben zur Ausschreibung von Stellen im Internet; Beteiligung des Personalrats und der Schwerbehindertenvertretung bei Einstellungen (01.02.2005)
• Ausschreibung von Stellen im Internet; Beteiligung des Personalrats und der Schwerbehindertenvertretung bei Einstellungen (18.12.2001)

• Checkliste zur Einstellung von nichtwissenschaftlichem Personal