Wege ins Ausland für Beschäftigte
Personalmobilität zu Fort- und Weiterbildungszwecken (Non-Teaching)
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus allen Bereichen der FAU werden von der Stabstelle S-International im Präsidialstab ermutigt, sich auf eine Auslandsmobilität einzulassen! Sie werden es mit Sicherheit nicht bereuen!
Es gibt diverse Formen und Möglichkeiten zu Fortbildungen im Ausland. Unabhängig von der genauen Art der Personalmobilität ist eines jedoch immer vorhanden: die einzigartige Chance, neue Ideen und Anregungen für die eigene Tätigkeit zu gewinnen, ein internationales Netzwerk aufzubauen, Erfahrungen auszutauschen, die Sprachkenntnisse zu verbessern, die eigenen Kompetenzen zu stärken sowie neue Länder und Kulturen kennen zu lernen.
Darüber hinaus ermöglicht das interkulturelle Zertifikatprogramm „Admins going global“ für die Verwaltung allen nichtwissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Teilnahme an sprachlichen und interkulturellen Qualifizierungsmaßnahmen und fördert so die Stärkung von interkulturellen Kompetenzen in der Verwaltung.
Art der Mobilität
Staff Weeks
Die so genannten Staff Training Weeks – internationale Treffen zum Erfahrungsaustausch – sind die beliebteste Option eines Auslandsaufenthaltes zum Zwecke der Fortbildung für Hochschulmitarbeiterinnen und -mitarbeiter. Das sind vorgefertigte Programmangebote diverser Hochschulen im Ausland zu einem konkreten Termin (meistens drei oder fünf Tage), die Teilnehmer aus verschiedenen Ländern und Hochschulen an einem Ort bringen und ihnen die eigenen Universitätsstrukturen näher vorstellen oder ein spezielles hochschulrelevantes Thema behandeln.
Interessenten können sich jederzeit auf der Staff-Mobility Internetseite umfassend über aktuelle (und abgelaufene, aber meist jährlich wiederkehrende) Angebote informieren.
Ferner können Sie sich in der Interessentenliste der Stabstelle S-International eintragen lassen und bekommen danach Angebote zugeschickt, die in unregelmäßigen Abständen per E-Mail in der Stabstelle S-International eingehen. Die Bewerbung für eine konkrete Staff Week ist individuell und findet in Absprache mit der Stabstelle S-International statt; es gibt dafür meistens fixe Formulare und Fristen der Gasteinrichtungen. Eventuelle Anmelde- oder Teilnahmegebühren sind selbst (oder über Drittmittel) zu zahlen. Über das Erasmus+ Programm können jedoch Aufenthaltskosten- und Fahrtkostenpauschalen beantragt werden, die in der Regel die Ausgaben fast vollständig decken.
Fachkurse/Workshops/Seminare
Diverse Bildungseinrichtungen oder sonstige Organisationen im Ausland bieten fachspezifische Kurse, Seminare oder Workshops, deren Besuch ein besonderer Gewinn für die eigene Tätigkeit sein kann. Teilnahme- und Kursgebühren sind selbst (ggf. aus Drittmitteln) zu zahlen. Doch auch hier gibt es über das Erasmus+ Programm Aufenthaltskosten- sowie Fahrtkostenzuschüsse, die das Absolvieren solcher Kurse finanziell im hohen Maße unterstützen. Meistens dauern solche Kurse zwischen zwei und fünf Tagen.
Die Teilnahme an Konferenzen, Kongressen oder reine Forschungsprojekte sind über das Erasmus+ Programm leider nicht förderbar!
Für Bibliothek-Angestellte ist es wichtig zu wissen, dass immer mehr internationale Hochschulen eine speziell auf ihre Bedürfnisse ausgerichtete Staff Week anbieten, insbesondere im europäischen Ausland. Die Teilnahme an diesen Veranstaltungen ist über das Erasmus+ Programm förderbar, siehe dazu Infos zum Punkt „Staff Weeks“. Eine andere Möglichkeit für Fachaufenthalte von Bibliothekaren im Ausland bietet das BI-International (Ständige Kommission der Bundesvereinigung Deutscher Bibliotheks- und Informationsverbände Bibliothek & Information Deutschland BID). Aus Mitteln des Bundes und der Länder gibt es Zuschüsse für diverse internationale Aktivitäten. Weitere Fördermöglichkeiten sind auf den Seiten des Bibliothekarischen Personalaustauschs aufgelistet. Bibliothek-Angestellte werden gebeten, sich vor einer Bewerbung im Zielland oder S-International, zunächst sich mit den internen Auswahlprozessen der Universitätsbibliothek vertraut zu machen und Frau Stephanie Kolbe zu kontaktieren.
Job Shadowing/Hospitationen
Manchmal findet sich im Ausland keine konkret auf die eigenen Bedürfnisse passende Veranstaltung als ein „fertiges“ Angebot. In diesem Fall ist Ihre Eigeninitiative gefragt, sich selbst ein geeignetes Projekt zu schnüren – potentielle Gastgeber im Ausland zu finden, den Termin und die Dauer festzulegen (i.d.R. zwischen zwei und fünf Tagen) sowie die Themenbereiche, die gemeinsam bearbeitet werden können. Vielleicht gibt es diese eine Universität in Österreich, welche die gleiche Software benutzt, die Sie gerade neu erworben haben oder aber einen Botanischen Garten in Spanien, welcher mit besonderen Pflanzenarten arbeitet, die Sie sehr interessieren? Oder Sie möchten Ihren Kollegen in einem anderen Prüfungsamt ganz einfach über die Schulter schauen und die Arbeitstechniken vergleichen? Das Erasmus+ Programm fördert solche individuellen Aufenthalte/ Hospitationen/ Job Shadowings an ausländische Einrichtungen durch Zuschuss zu den Fahrt- und Aufenthaltskosten. Bei den so genannten Erasmus Partnerländern sind die Aufnahmeeinrichtungen etwas eingeschränkt, da ist ein Job Shadowing nur an ausgewählten Hochschulen möglich. Bei den Erasmus Programmländern ist die Wahl der Gasteinrichtung deutlich freier. Mehr zu den Ländergruppierungen finden Sie weiter unten.
Sprachkurse
Eine weitere beliebte Fortbildungsoption sind Sprachkurse im Ausland. Den passenden Kurs müssten Sie durch eine eigene Recherche selbst finden, aber bei der Suche können Ihnen sowohl die Stabstelle S-International, als auch das Sprachenzentrum der FAU behilflich sein. Die Sprachkurse können in den Erasmus Programmländern sowohl an privaten Sprachschulen, als auch an Universitäten oder anderen Bildungseinrichtungen, bei den Partnerländern jedoch nur an ausgewählten Hochschulen im Ausland stattfinden. In der Regel sind die Kursgebühren selbst zu tragen, aber es gibt ergänzende Förderungsmöglichkeiten über das Erasmus+ Programm. Diese umfassen eine einmalige Fahrtkostenpauschale je nach Distanz sowie eine Aufenthaltskostenpauschale (Tagegeld) je nach Zielland. Der Kurs selbst kann gern länger dauern, doch gefördert werden können maximal zwölf Tage pro Person und Kurs.
Das Erasmus Förderprogramm für Personalmobilität (STT)
Allgemeines
Seit 2007 sind Auslandsaufenthalte nicht nur für Studierende, sondern auch für Hochschulmitarbeiter und -mitarbeiterinnen über die STT-Linie (Staff Mobility for Training) des Erasmus+ Programms förderbar. Zuständig an der FAU ist die Stabstelle S-International im Präsidialstab; Kontakte finden Sie oben rechts eingeblendet.
In den nachfolgenden Unterpunkten finden Sie umfassende Informationen für FAU Angehörige. Hilfreiche allgemeine Hinweise erhalten Sie auch auf den Seiten des Deutschen Akademischen Austauschdienstes (DAAD).
Eine weitere Entscheidungshilfe finden Sie auch in unserer Präsentation, Mobil in Europa.
Es handelt sich hier um kein 1:1-Austauschprogramm! Die grundsätzliche Bereitschaft, auch einen Gegenbesuch zu empfangen, sollte aber vorhanden sein. Beachten Sie auch, dass Sie entsprechende Sprachkenntnisse haben müssen, um Ihren Weiterbildungsaufenthalt sinnvoll durchführen zu können. Mit der Erasmus Mobilitätsbeihilfe ist keinerlei Versicherungsschutz verbunden. Sie müssten daher selbst für die Dauer Ihres Auslandsaufenthaltes für ausreichenden Versicherungsschutz Sorge tragen. Jede Dienstreise ist selbständig und rechtzeitig mit dem Vorgesetzten zu besprechen und auf dem Dienstweg zu beantragen.
Was kann gefördert werden?
Gefördert werden alle Arten von Aufenthalten im Ausland, die im Punkt „Art der Mobilität“ detailliert vorgestellt wurden, sofern keine Doppelförderung vorliegt.
Wer kann gefördert werden?
Teilnahmeberechtigt sind alle Personen (aller Nationalitäten), die einen Arbeitsverhältnis mit der FAU haben:
- Hochschulpersonal und Auszubildende aus allen Bereichen (z.B. allgemeine & technische Verwaltung, Bibliothek, Fachbereiche, Finanzen, International Offices, Öffentlichkeitsarbeit, Studierendenberatung, botanischer Garten, Labore, usw.)
- Wissenschaftliches Personal, wenn der Aufenthaltszweck nicht Lehre oder Forschung, sondern Fort- und Weiterbildung ist (Professoren und Dozenten mit vertraglichem Verhältnis zur FAU, Dozenten ohne Dotierung, Lehrbeauftragte mit Werkverträgen, emeritierte Professoren und pensionierte Lehrende, Wissenschaftliche Mitarbeiter, Doktoranden mit Arbeitsvertrag mit der FAU, usw.)
Welche Teilnehmerländer gibt es?
Seit 2015 gibt es bei Erasmus+ so genannten Programm- und Partnerländer.
Die Programmländer (KA103) sind: Belgien, Bulgarien, Dänemark, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Island, Italien, Kroatien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, Mazedonien (FYROM), Niederlande, Norwegen, Spanien, Polen, Portugal, Rumänien, Serbien, Slowakei, Slowenien, Schweden, Österreich, Tschechische Republik, Türkei, Ungarn, Vereinigtes Königreich (nach aktuellem Stand bis 2022), Zypern. Mit der Schweiz gibt es ein Swiss European Exchange Programm. Alle Einrichtungen/ Hochschulen/Organisationen etc. in diesen Ländern sind als Gasteinrichtungen möglich.
Die Partnerländer (KA107) variieren je nach von der FAU gestellten und durch die EU bewilligten Anträgen und sind derzeit nur an ausgewählten Hochschulen möglich. Aktuell nehmen folgende Länder und Hochschulen teil:
- Ägypten (Cairo University, Al-Azhar University und German University Cairo nur für DIRS-Zugehörige)
- Äthiopien (Universität Aksum, nur für Mitarbeiter des Departments Geographie)
- Bosnien und Herzegowina (Univerzitet Sarajevska škola za nauku i tehnologiju, University of Sarajevo, University of Eastern Sarajevo)
- Chile (UFSM Valdivia, andere in Vorbereitung)
- Costa Rica (Universidad de Costa Rica)
- Dominikanische Republik (Pontificia Universidad Católica Madre y Maestra)
- Haiti (Université d’État de Haiti)
- Iran (University of Tehran)
- Israel (Hebrew University Jerusalem, Tel Aviv University, Technion Haifa, Haifa University, Beit Berl College in Kfar Saba, Bar-Ilan University, Ben Gurion University, Weizmann Institute, Al-Qasemi College)
- Libanon (University of Balamand, weitere in Vorbereitung),
- Marokko (Université Ibn Zohr Agadir, Université Sidi Mohammed Ben Abdellah Fès)
- Japan (NITECH)
- Jordanien (Yarmouk University Irbid, University of Jordan Amman)
- Malawi (in Vorbereitung, nur für Mitarbeiter des Departments Geographie)
- Palästina (Bethlehem University und Birzeit University)
- Russische Föderation (Vladimir University, St. Petersburg State Polytecnic University)
- Südafrika (University KwaZula-Natal Durban, Durban University of Technology, University of Limpopo)
- Tansania (in Vorbereitung, nur für Mitarbeiter des Departments Geographie)
- Tunesien (Université de Sousse, Université de la Manouba)
- Ukraine (Karazin Kharkiv National University, Kharkiv National University of Economics, Kyiv National Taras Shevchenko University)
Wie hoch ist die Förderung?
Aufenthaltskostenpauschale
Die finanzielle Förderung von Erasmus Mobilitäten zur Fort- und Weiterbildung orientiert sich an den unterschiedlichen Lebenshaltungskosten in den Zielländern. Es gelten einheitliche Aufenthaltskostenpauschalen für die Förderung durch deutsche Hochschulen.
Programmländer (KA 103)
| Zielland | Stückkosten/ Tag |
| Dänemark, Finnland, Irland, Island, Liechtenstein, Luxemburg, Norwegen, Schweden, Vereinigtes Königreich | 180 EUR |
| Belgien, Deutschland, Frankreich, Griechenland, Italien, Malta, Niederlande, Österreich, Portugal, Spanien, Zypern | 160 EUR |
| Bulgarien, Mazedonien, Estland, Kroatien, Lettland, Litauen, Polen, Rumänien, Serbien, Slowakei, Slowenien, Tschechische Republik, Türkei, Ungarn |
140 EUR |
In KA 103 werden Zuschüsse in Form von Tagessätzen gezahlt, wobei zur Berechnung die Arbeitstage herangezogen werden. Es sind maximal 2 zusätzliche Reisetage förderbar, wenn an anderen Tagen als den Arbeitstagen gereist wird.
Partnerländer (KA107)
Für Aufenthaltskosten werden Zuschüsse in Form von Tagessätzen gezahlt, wobei zur Berechnung die Arbeitstage herangezogen werden. Es sind maximal 2 zusätzliche Reisetage förderbar, wenn an anderen Tagen als den Arbeitstagen gereist wird. Ein Tagessatz beträgt 180 € unabhängig vom Zielland.
Fahrtkostenpauschale
Zu den oben genannten Tagessätzen kommen in KA 103 und KA107 Fahrtkostenpauschalen in Abhängigkeit von realen Distanzen zwischen Ausgangs- und Zielort der Mobilität (einfache Fahrt), die einheitlich mit einem Entfernungsrechner ermittelt werden.
| Entfernung | Betrag (einmalige Zahlung) |
| Weniger als 100 km: | 20 EUR |
| 100 bis 499 km: | 180 EUR |
| 500 bis 1999 km: | 275 EUR |
| 2000 bis 2999 km: | 360 EUR |
| 3000 bis 3999 km: | 530 EUR |
| 4000 bis 7999 km: | 820 EUR |
| 8000 km und mehr: | 1500 EUR |
Teilnahme-, Anmelde- oder sonstige Gebühren sind aus Erasmus+ nicht förderfähig!
Wie lange kann gefördert werden?
Die Mindestdauer der Fortbildung beträgt bei KA103 zwei Tage und bei KA 107 fünf Tage. Bei einem Aufenthalt, der über ein Wochenende geht, ist auch das Wochenende förderbar. (Nicht, wenn dieses am Anfang oder ende der geplanten Mobilität liegt.) Ein oder zwei Reisetage können auch darin inkludiert sein; wenn nicht, werden diese extra gefördert. Die maximale mögliche Förderung beträgt aufgrund begrenzter finanzieller Mittel vierzehn Tage (inkl. Reise). Vertraglich vereinbart mit den Partneruniversitäten wurde allerdings fast ausschließlich eine Woche.
Beantragung und Bewilligung
Da Mobilitäten über das ganze Jahr und an verschiedenen Einrichtungen möglich sind, gibt es je nach Gasteinrichtung sehr unterschiedliche Bewerbungsformalia und Fristen. Die Bewerbung an der externen Einrichtung erfolgt grundsätzlich individuell, aber bitte bewerben Sie sich nicht direkt an einer Zieleinrichtung ohne vorherige Absprache mit S-International! In manchen Fällen ist z.B. eine Nominierung/Platzierung oder eine Vorauswahl durch die Heimatuniversität zwingend notwendig (z.B. immer bei den Erasmus Partnerländern) und in allen Fällen muss S-International vorab kurz prüfen, ob der geplante Auslandsaufenthalt überhaupt förderbar ist. Die Zu- oder Absage nach eingereichter Bewerbung obliegt allein der Gasteinrichtung.
Für die Erasmus Beihilfe für STT Mobilitäten gibt an der FAU derzeit keine festen Bewerbungsfristen. Förderanträge können somit jederzeit eingereicht werden. Es empfiehlt sich jedoch möglichst frühzeitig die Stabstelle S-International aufzusuchen, um die aktuelle Budget-Lage zu erfragen und sich vormerken zu lassen.
Nach Erhalt einer Zusage aus dem Ausland wird der Förderantrag nach Aufforderung durch die Stabstelle S-International über die Internet Plattform „Mobility Online“ eingereicht. Über alle nötigen hochzuladenden Dokumente (z.B. Lebenslauf, Zusage der aufnehmenden Einrichtung, Programm, usw.) werden Kandidaten per E-Mail unterrichtet.
Papierbewerbungen oder per E-Mail eingereichten Bewerbungen werden nicht akzeptiert!
Nach Prüfung des eingegangenen Antrags wählt die Erasmus-Hochschulkoordinatorin Frau Bianca Köndgen die Stipendiatinnen und Stipendiaten aus, wobei wir uns bei einer hohen Zahl an Kandidatinnen und Kandidaten oder bei Restriktionen der Zieleinrichtung vorbehalten, ggf. eine interne Auswahlkommission einzuberufen. Es gelten die allgemeinen EU Richtlinien und die geplante Mobilität soll einen Bezug zur Arbeitstätigkeit haben. Dies bedeutet, dass die Aktivität die berufliche Entwicklung des Hochschulpersonals fördert, klar einer Fortbildung zuordenbar ist und dadurch einen Mehrwert für den Arbeitgeber erzielt. Eine wiederholte Teilnahme ist möglich. Die Mobilität muss in einem Land stattfinden, das nicht das Hauptwohnsitzland der betreffenden Person ist. Die Mitteilung (Zu- oder Absage) erfolgt per E-Mail. Erst nach einer erhaltenen Zusage sollten Flug/Hotel gebucht werden.
Es sind in Bezug auf die Förderung diverse Unterlagen vor, während und nach der Mobilität einzureichen (Mobility Agreement, Grant Agreement, Abschlussbericht, Certificate of Attendance, EU Survey, usw.). Bitte halten Sie die entsprechenden Fristen ein!
Die Auszahlung erfolgt in der Regel in zwei Raten: 70% vor der Mobilität und 30% nach Beendigung.
Alle weiteren Details zu den Unterlagen und Fristen sowie zu den Auszahlungen entnehmen Sie bitte unseren aktuellen Infoblättern:
Inklusion
Inklusion und Chancengerechtigkeit sind zentrale Anliegen des Erasmus+-Programms. Die FAU ist bestrebt, die eigenständige Mobilität und Unabhängigkeit von Menschen mit Behinderungen zu ermöglichen. Daher können für Hochschulmitarbeiterinnen und -mitarbeiter mit einem nachgewiesenen Grad der Behinderung (GdB) ab 50 Sondermittel bei der Erasmus Nationalagentur beantragt werden.
Erfahrungsberichte
Die Stabstelle S-International bemüht sich möglichst bald die über unsere neue Plattform „Mobility Online“ eingereichten Berichte freizugeben. Bis dahin sind leider nur etwas ältere Erfahrungsberichte verfügbar, die dennoch einen guten Blick über den Tellerrand geben und zur Nachahmung animieren.
Beratung und Information
Ihre Beraterinnen in der Stabstelle S-International im Präsidialbüro sind Frau Bianca Köndgen (Erstberatung) und Frau Barbara Blum (Abwicklung geplanter Mobilitäten).
Going abroad – information for staff
International Affairs, part of the President’s Staff, encourages staff from all areas of FAU to participate in international staff mobility. You won’t regret taking part.
There are various types and opportunities of training available abroad. Regardless of the type of staff mobility programme you take part in, one thing is certain – taking part is a unique opportunity to gain some new ideas and suggestions for your own work, to build an international network, exchange your experiences with others, improve your language skills and your own expertise, and become acquainted with new countries and cultures.
In addition, the ‘Admins going global’ intercultural certification programme enables administrative staff to participate in language courses and intercultural qualification courses, thus promoting intercultural skills in administration.
Type of mobility
Staff weeks
The so-called staff training weeks, which are international meetings for exchanging ideas and experiences, are the most popular option for university staff who would like to spend time abroad for training purposes. These are set programmes offered by various universities abroad for a specific duration (usually three or five days), which bring together participants from various countries and universities in one location to present the host university’s own structures or to discuss a topic relevant to universities in general.
The staff mobility website contains comprehensive information about current opportunities (as well as past opportunities, which are usually repeated an a yearly basis).
In addition, anyone interested in taking part can have their details added to a mailing list at International Affairs (S-International) and will then receive information via e-mail whenever new opportunities arise. Staff must apply individually to take part in a specific Staff Week and applications must be made in consultation with International Affairs. There are usually specific forms and deadlines for the guest institutions. Any registration or participation fees must be paid by the applicant (or may be covered by third-party funding). Via the Erasmus+ programme, participants can apply for lump sums to cover the cost of accommodation and travel, which are usually sufficient to cover these expenses in full.
Specialist courses, workshops and seminars
A wide range of educational institutions or other organisations abroad offer specialist courses, seminars or workshops that can be especially beneficial for your own work. Participation and course fees must be paid by participants (or from third-party funds, if applicable). In this case, the Erasmus+ programme also provides grants for accommodation and travel costs that considerably ease the financial burden of taking part in such courses. Such courses usually last between two and five days.
The Erasmus+ programme does not provide funding for participation in conferences, congresses or research projects.
Library staff should be aware that an increasing number of international universities, especially those in Europe, now offer a staff week that caters specifically to their requirements. Funding for participation in these events is available via the Erasmus+ programme. Please refer to the section ‘Staff Weeks’ for more information. BI-International (a standing committee of Bibliothek und Information Deutschland (BID) (the Federal Association of German Library and Information Associations) offers another opportunity for librarians to spend time abroad. Grants are provided from federal and state funds for various international activities. Other options for funding are listed on the library staff exchange website. Library staff should first familiarise themselves with the internal selection process of the University Library and contact Ms. Stephanie Kolbe before submitting their application to the host university or International Affairs (S-International).
Job shadowing and placements
Sometimes, there is no ‚ready-made‘ event abroad that is specifically tailored to your requirements. Some initiative is required on your part in this case to put together a project yourself, for example, by finding potential hosts abroad, defining the date and duration (usually between two and five days) and deciding on potential topics for discussion. Perhaps there’s a university in Austria that’s currently using the same software you have just recently purchased or a botanic garden in Spain that works with special species of plants that you are interested in? Or you would like to find out how your colleagues in another examinations office work and compare work practices? The Erasmus+ programme provides funding for such individual stays, placements and job shadowing at institutions abroad by providing grants towards travel and accommodation costs. The opportunities in Erasmus+ partner countries tend to be rather restricted, as job shadowing is only possible at selected universities. A wider range of host institutions is available in Erasmus+ programme countries. Information about country groups is available below.
Language courses
Language courses abroad are also a popular type of training. You must find the right course by doing your own research, but International Affairs and the Language Centre at FAU will be able to help you. In Erasmus+ programme countries, you can take part in language courses at private language schools, at universities or at other educational institutions. In Erasmus+ partner countries, however, you can only take these courses at selected universities. You usually have to pay the course fees yourself, but there is some funding available via the Erasmus+ programme. This funding covers a one-off grant for travel costs, depending on the distance, and a lump sum towards accommodation costs (daily allowance), depending on the host country. Funding can be provided for a maximum of twelve days per course and applicant.
The Erasmus+ funding programme for staff mobility (STT)
General information
Since 2007, funding has been provided by the Erasmus+ programme for stays abroad not only for students, but also for university staff via the STT line (Staff Mobility for Training). International Affairs is responsible for STT at FAU and the names of the relevant contacts are displayed at the top right of this page.
Detailed information for FAU staff can be found below. The German Academic Exchange Service (DAAD) also has helpful general advice on its website.
Our presentation called ‘Mobil in Europa’ (in German) contains information to help you choose the type of staff mobility programme most suited to you.
This scheme is not an exchange programme as such. You should, however, generally be willing to receive incoming members of staff. Please also note that you should have the relevant language skills to make the most of your stay abroad. The Erasmus+ mobility grant does not include any kind of insurance. Participants must therefore ensure that they take out all required insurance for the duration of their stay themselves. Every business trip must be discussed with your manager in good time and applications must be made via the official channels.
What is funding awarded for?
Funding is available for all types of mobility listed under the heading ‘Type of mobility’, if no other funding has already been provided.
Who is eligible for funding?
All staff members of all nationalities who are employed at FAU are eligible to take part:
- University staff and trainees from all areas of the University (e.g. general and technical administration, the University Library, subject departments, finance, international offices, public relations, students‘ representatives, the Botanical Garden, laboratories, etc.);
- Academic staff, if the purpose of the stay abroad is not research or teaching, but rather training (professors and lecturers with a contractual relationship with FAU, lecturers on paid teaching assignments, teaching staff with contracts for works and services, emeritus professors and retired lecturers, research associates, doctoral candidates with employment contracts with FAU, etc.).
Which countries participate in the scheme?
Erasmus+ has differentiated between programme and partner countries since 2015.
The programme countries (funding line KA103) are: Austria, Belgium, Bulgaria, Croatia, Cyprus, Czech Republic, Denmark, Estonia, Finland, France, Greece, Hungary, Iceland, Ireland, Italy, Latvia, Liechtenstein, Lithuania, Luxembourg, Macedonia (FYROM), Malta, Netherlands, Norway, Poland, Portugal, Romania, Serbia, Slovakia, Slovenia, Spain, Sweden, Turkey, United Kingdom (currently until 2022).
There is a Swiss European Exchange Programme with Switzerland. Stays abroad can be organised at all institutions/universities/organisations in these countries.
Partner countries (funding line KA107) vary according to the applications made by FAU and approved by the EU and are currently only possible at selected universities. The following countries and universities currently take part:
- Egypt (Cairo University, Al-Azhar University and German University Cairo, for DIRS members only)
- Ethiopia (Aksum University, for staff from the Geography department only)
- Bosnia and Herzegovina (Univerzitet Sarajevska škola za nauku i tehnologiju, University of Sarajevo, University of Eastern Sarajevo)
- Chile (UFSM Valdivia, others to follow)
- Costa Rica (Universidad de Costa Rica)
- Dominican Republic (Pontificia Universidad Católica Madre y Maestra)
- Haiti (Université d’État de Haiti)
- Iran (University of Tehran)
- Israel (Hebrew University Jerusalem, Tel Aviv University, Technion Haifa, Haifa University, Beit Berl College in Kfar Saba, Bar-Ilan University, Ben Gurion University, Weizmann Institute, Al-Qasemi College)
- Lebanon (University of Balamand, others to follow)
- Morocco (Université Ibn Zohr Agadir, Université Sidi Mohammed Ben Abdellah Fès)
- Japan (NITECH)
- Jordanien (Yarmouk University Irbid, University of Jordan Amman)
- Malawi (currently in preparation, for employees of the Geography department only)
- Palestine (Bethlehem University and Birzeit University)
- Russian Federation (Vladimir University, St. Petersburg State Polytecnic University)
- South Africa (University KwaZulu-Natal, Durban, Durban University of Technology, University of Limpopo)
- Tanzania (currently in preparation, for employees of the Geography department only)
- Tunisia (Université de Sousse, Université de la Manouba)
- Ukraine (Karazin Kharkiv National University, Kharkiv National University of Economics, Kyiv National Taras Shevchenko University)
How much funding is available?
Accommodation costs
The funding available for Erasmus+ mobility for training purposes is based on the varying cost of living in the host countries. Standard lump sums for accommodation costs are paid for funding by German universities.
Programme countries (funding line KA103)
| Host country | Average costs/day |
| Denmark, Finland, Iceland, Ireland, Lichtenstein, Luxembourg, Norway, Sweden, United Kingdom | 180 euros |
| Austria, Belgium, Cyprus, France, Germany, Greece, Italy, Malta, Netherlands, Portugal, Spain | 160 euros |
| Bulgaria, Croatia, Czech Republic, Estonia, Hungary, Latvia, Lithuania, Macedonia, Poland, Romania, Serbia, Slovakia, Slovenia, Turkey | 140 euros |
In the KA103 funding line, grants are paid as a daily allowance, based on the number of working days, and a maximum of 2 days’ travel if staff travel on days that are not working days.
Partner countries (KA107 funding line)
Grants are paid as a daily allowance for accommodation costs, based on the number of working days, and a maximum of 2 days’ travel if staff travel on days that are not working days. The daily allowance is 180 euros, irrespective of the host country.
Lump sum for travel costs
In addition to the daily allowances, funding lines KA103 and KA107 also provide lump sums for travel costs, depending on the actual distance between the home and host destinations (one way), which are all determined using a distance calculator.
Distance Amount (one-off payment)
- Less than 100km: 20 euros
- 100 to 499 km: 180 euros
- 500 to 1999 km: 275 euros
- 2000 to 2999 km: 360 euros
- 3000 to 3999 km: 530 euros
- 4000 to 7999 km: 820 euros
- over 8000 km: 1500 euros
Any participation, registration, or other fees are not eligible for Erasmus+ funding
How long is the funding period?
The minimum duration of training in KA103 is two days and in KA107 is five days. Weekends or days just spent travelling are not included. For stays that include a weekend, the weekend can be funded as well. (This does not apply when the weekend is at the beginning or at the end of the planned mobility.) One or two days’ travel can also be included, and are eligible for additional funding if this is not the case. Due to the limited amount of funds, the maximum possible funding available is for 14 days (including travel time). However, the contracts signed with almost all partner universities are for one week only.
Application and approval
Since staff mobility is possible during the entire year and at different institutions, the application process and deadlines also vary greatly from institution to institution. While it is generally up to the individual to submit an application to an external institution, please ensure you contact International Affairs before you apply directly. In some cases, the home university has to nominate or pre-select applicants (for Erasmus+ partner countries, for example) and, in all cases, International Affairs must also check if the planned stay abroad is eligible for funding. The host university is solely responsible for approving or rejecting submitted applications.
There are currently no set application deadlines for Erasmus+ funding for STT mobility at FAU. Applications for funding can be submitted at any time. It is advisable to contact International Affairs at an early stage in order to inquire about the current status of the budget and to have your name put on the list.
After approval has been granted by the host university, the application for funding is submitted by International Affairs via the ‘Mobility Online’ platform. Candidates are informed via e-mail of all the documents they need to upload, such as CV, approval from the host institution, and the programme.
Applications made on paper or those submitted via e-mail are not accepted.
Erasmus coordinator Bianca Köndgen selects the successful candidates after checking the submitted applications. We reserve the right to appoint a selection committee if a large number of applications are submitted or if there are restrictions at the host institution. General EU guidelines apply and the planned staff mobility must be relevant to the applicant’s work. This means that the activity must encourage the applicant’s professional development, be clearly suitable for training purposes and generate added value for the employer. Applicants can participate more than once. Applications can only be made for countries that are not the main country of residence of the applicant. Approvals and rejections are sent by e-mail. Flights and accommodation should only be booked after receiving approval.
Various documents relating to the funding must be submitted before, during and after participation (mobility agreement, grant agreement, final report, certificate of attendance, EU survey, and so on). Please ensure these are submitted within the relevant deadlines.
Funding is usually paid in two instalments: 70% before mobility takes place and 30% afterwards.
All other information about documents and deadlines and funding payments is available in our information sheets:
Inclusion
Inclusion and equal opportunities are key objectives of the Erasmus+ programme. FAU strives to facilitate autonomous mobility and independence for people with disabilities. University staff with a certified degree of disability (Grad der Behinderung) of 50 or more can therefore apply for special funding from the Erasmus national agency.
Experience reports
International Affairs aims to publish the reports written by previous participants as soon as possible via the new ‘Mobility Online’ platform. Until then, we have a few older reports available on the site that still provide a good overview of what to expect and could inspire others to take part in the scheme.
Advice and information
International Affairs is part of the President’s Staff. Within International Affairs, Bianca Köndgen is the coordinator responsible for initial consultation and Barbara Blum is the coordinator responsible for the handling of planned mobilities.