Wege ins Ausland für Beschäftigte

Die so genannten Staff Training Weeks – internationale Treffen zum Erfahrungsaustausch – sind die beliebteste Option eines Auslandsaufenthaltes zum Zwecke der Fortbildung für Hochschulmitarbeiterinnen und -mitarbeiter. Das sind vorgefertigte Programmangebote diverser Hochschulen im Ausland zu einem konkreten Termin (meistens drei oder fünf Tage), die Teilnehmer aus verschiedenen Ländern und Hochschulen an einem Ort bringen und ihnen die eigenen Universitätsstrukturen näher vorstellen oder ein spezielles hochschulrelevantes Thema behandeln.

Ferner können Sie sich in der Interessentenliste der Stabstelle S-International eintragen lassen und bekommen danach Angebote zugeschickt, die in unregelmäßigen Abständen per E-Mail in der Stabstelle S-International eingehen. Die Bewerbung für eine konkrete Staff Week ist individuell und findet in Absprache mit der Stabstelle S-International statt; es gibt dafür meistens fixe Formulare und Fristen der Gasteinrichtungen. Eventuelle Anmelde- oder Teilnahmegebühren sind selbst (oder über Drittmittel) zu zahlen. Über das Erasmus+ Programm können jedoch Aufenthaltskosten- und Fahrtkostenpauschalen beantragt werden, die in der Regel die Ausgaben fast vollständig decken.

Diverse Bildungseinrichtungen oder sonstige Organisationen im Ausland bieten fachspezifische Kurse, Seminare oder Workshops, deren Besuch ein besonderer Gewinn für die eigene Tätigkeit sein kann. Teilnahme- und Kursgebühren sind selbst (ggf. aus Drittmitteln) zu zahlen. Doch auch hier gibt es über das Erasmus+ Programm Aufenthaltskosten- sowie Fahrtkostenzuschüsse, die das Absolvieren solcher Kurse finanziell im hohen Maße unterstützen. Meistens dauern solche Kurse zwischen zwei und fünf Tagen.

Für Bibliothek-Angestellte ist es wichtig zu wissen, dass immer mehr internationale Hochschulen eine speziell auf ihre Bedürfnisse ausgerichtete Staff Week anbieten, insbesondere im europäischen Ausland. Die Teilnahme an diesen Veranstaltungen ist über das Erasmus+ Programm förderbar, siehe dazu Infos zum Punkt „Staff Weeks“. Eine andere Möglichkeit für Fachaufenthalte von Bibliothekaren im Ausland bietet das BI-International (Ständige Kommission der Bundesvereinigung Deutscher Bibliotheks- und Informationsverbände Bibliothek & Information Deutschland BID). Aus Mitteln des Bundes und der Länder gibt es Zuschüsse für diverse internationale Aktivitäten. Weitere Fördermöglichkeiten sind auf den Seiten des Bibliothekarischen Personalaustauschs aufgelistet. Bibliothek-Angestellte werden gebeten, sich vor einer Bewerbung im Zielland oder S-International, zunächst sich mit den internen Auswahlprozessen der Universitätsbibliothek vertraut zu machen und Frau Stephanie Kolbe zu kontaktieren.

Manchmal findet sich im Ausland keine konkret auf die eigenen Bedürfnisse passende Veranstaltung als ein „fertiges“ Angebot. In diesem Fall ist Ihre Eigeninitiative gefragt, sich selbst ein geeignetes Projekt zu schnüren – potentielle Gastgeber im Ausland zu finden, den Termin und die Dauer festzulegen (i.d.R. zwischen zwei und fünf Tagen) sowie die Themenbereiche, die gemeinsam bearbeitet werden können. Vielleicht gibt es diese eine Universität in Österreich, welche die gleiche Software benutzt, die Sie gerade neu erworben haben oder aber einen Botanischen Garten in Spanien, welcher mit besonderen Pflanzenarten arbeitet, die Sie sehr interessieren? Oder Sie möchten Ihren Kollegen in einem anderen Prüfungsamt ganz einfach über die Schulter schauen und die Arbeitstechniken vergleichen? Das Erasmus+ Programm fördert solche individuellen Aufenthalte/ Hospitationen/ Job Shadowings an ausländische Einrichtungen durch Zuschuss zu den Fahrt- und Aufenthaltskosten. Bei den so genannten Erasmus Partnerländern sind die Aufnahmeeinrichtungen etwas eingeschränkt, da ist ein Job Shadowing nur an ausgewählten Hochschulen möglich. Bei den Erasmus Programmländern ist die Wahl der Gasteinrichtung deutlich freier. Mehr zu den Ländergruppierungen finden Sie weiter unten.

Eine weitere beliebte Fortbildungsoption sind Sprachkurse im Ausland. Den passenden Kurs müssten Sie durch eine eigene Recherche selbst finden, aber bei der Suche können Ihnen sowohl die Stabstelle S-International, als auch das Sprachenzentrum der FAU behilflich sein. Die Sprachkurse können in den Erasmus Programmländern sowohl an privaten Sprachschulen, als auch an Universitäten oder anderen Bildungseinrichtungen, bei den Partnerländern jedoch nur an ausgewählten Hochschulen im Ausland stattfinden. In der Regel sind die Kursgebühren selbst zu tragen, aber es gibt ergänzende Förderungsmöglichkeiten über das Erasmus+ Programm. Diese umfassen eine einmalige Fahrtkostenpauschale je nach Distanz sowie eine Aufenthaltskostenpauschale (Tagegeld) je nach Zielland. Der Kurs selbst kann gern länger dauern, doch gefördert werden können maximal zwölf Tage pro Person und Kurs.

Seit 2007 sind Auslandsaufenthalte nicht nur für Studierende, sondern auch für Hochschulmitarbeiter und -mitarbeiterinnen über die STT-Linie (Staff Mobility for Training) des Erasmus+ Programms förderbar. Zuständig an der FAU ist die Stabstelle S-International im Präsidialstab; Kontakte finden Sie oben rechts eingeblendet.

In den nachfolgenden Unterpunkten finden Sie umfassende Informationen für FAU Angehörige. Hilfreiche allgemeine Hinweise erhalten Sie auch auf den Seiten des Deutschen Akademischen Austauschdienstes (DAAD).

Eine weitere Entscheidungshilfe finden Sie auch in unserer Präsentation, Mobil in Europa.

Es handelt sich hier um kein 1:1-Austauschprogramm! Die grundsätzliche Bereitschaft, auch einen Gegenbesuch zu empfangen, sollte aber vorhanden sein. Beachten Sie auch, dass Sie entsprechende Sprachkenntnisse haben müssen, um Ihren Weiterbildungsaufenthalt sinnvoll durchführen zu können. Mit der Erasmus Mobilitätsbeihilfe ist keinerlei Versicherungsschutz verbunden. Sie müssten daher selbst für die Dauer Ihres Auslandsaufenthaltes für ausreichenden Versicherungsschutz Sorge tragen. Jede Dienstreise ist selbständig und rechtzeitig mit dem Vorgesetzten zu besprechen und auf dem Dienstweg zu beantragen.

Gefördert werden alle Arten von Aufenthalten im Ausland, die im Punkt „Art der Mobilität“ detailliert vorgestellt wurden, sofern keine Doppelförderung vorliegt.

Teilnahmeberechtigt sind alle Personen (aller Nationalitäten), die einen Arbeitsverhältnis mit der FAU haben:

• Hochschulpersonal und Auszubildende aus allen Bereichen (z.B. allgemeine & technische Verwaltung, Bibliothek, Fachbereiche, Finanzen, International Offices, Öffentlichkeitsarbeit, Studierendenberatung, botanischer Garten, Labore, usw.)
• Wissenschaftliches Personal, wenn der Aufenthaltszweck nicht Lehre oder Forschung, sondern Fort- und Weiterbildung ist (Professoren und Dozenten mit vertraglichem Verhältnis zur FAU, Dozenten ohne Dotierung, Lehrbeauftragte mit Werkverträgen, emeritierte Professoren und pensionierte Lehrende, Wissenschaftliche Mitarbeiter, Doktoranden mit Arbeitsvertrag mit der FAU, usw.)

Seit 2015 gibt es bei Erasmus+ so genannten Programm- und Partnerländer.

Die Programmländer (KA103) sind: Belgien, Bulgarien, Dänemark, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Island, Italien, Kroatien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, Mazedonien (FYROM), Niederlande, Norwegen, Spanien, Polen, Portugal, Rumänien, Serbien,  Slowakei, Slowenien, Schweden, Österreich, Tschechische Republik, Türkei, Ungarn, Vereinigtes Königreich (nach aktuellem Stand bis 2022), Zypern. Mit der Schweiz gibt es ein Swiss European Exchange Programm. Alle Einrichtungen/ Hochschulen/Organisationen etc. in diesen Ländern sind als Gasteinrichtungen möglich.

Die Partnerländer (KA107) variieren je nach von der FAU gestellten und durch die EU bewilligten Anträgen und sind derzeit nur an ausgewählten Hochschulen möglich. Aktuell nehmen folgende Länder und Hochschulen teil:

• Ägypten (Cairo University, Al-Azhar University und German University Cairo nur für DIRS-Zugehörige)
• Äthiopien (Universität Aksum, nur für Mitarbeiter des Departments Geographie)
• Bosnien und Herzegowina (Univerzitet Sarajevska škola za nauku i tehnologiju, University of Sarajevo, University of Eastern Sarajevo)
• Chile (UFSM Valdivia, andere in Vorbereitung)
• Costa Rica (Universidad de Costa Rica)
• Dominikanische Republik (Pontificia Universidad Católica Madre y Maestra)
• Haiti (Université d’État de Haiti)
• Iran (University of Tehran)
• Israel (Hebrew University Jerusalem, Tel Aviv University, Technion Haifa, Haifa University, Beit Berl College in Kfar Saba, Bar-Ilan University, Ben Gurion University, Weizmann Institute, Al-Qasemi College)
• Libanon (University of Balamand, weitere in Vorbereitung),
• Marokko (Université Ibn Zohr Agadir, Université Sidi Mohammed Ben Abdellah Fès)
• Japan (NITECH)
• Jordanien (Yarmouk University Irbid, University of Jordan Amman)
• Malawi (in Vorbereitung, nur für Mitarbeiter des Departments Geographie)
• Palästina (Bethlehem University und Birzeit University)
• Russische Föderation (Vladimir University, St. Petersburg State Polytecnic University)
• Südafrika (University KwaZula-Natal Durban, Durban University of Technology, University of Limpopo)
• Tansania (in Vorbereitung, nur für Mitarbeiter des Departments Geographie)
• Tunesien (Université de Sousse, Université de la Manouba)
• Ukraine (Karazin Kharkiv National University, Kharkiv National University of Economics, Kyiv National Taras Shevchenko University)

Aufenthaltskostenpauschale

Die finanzielle Förderung von Erasmus Mobilitäten zur Fort- und Weiterbildung orientiert sich an den unterschiedlichen Lebenshaltungskosten in den Zielländern. Es gelten einheitliche Aufenthaltskostenpauschalen für die Förderung durch deutsche Hochschulen.

Programmländer (KA 103)

In KA 103 werden Zuschüsse in Form von Tagessätzen gezahlt, wobei zur Berechnung die Arbeitstage herangezogen werden. Es sind maximal 2 zusätzliche Reisetage förderbar, wenn an anderen Tagen als den Arbeitstagen gereist wird.

Partnerländer (KA107)

Für Aufenthaltskosten werden Zuschüsse in Form von Tagessätzen gezahlt, wobei zur Berechnung die Arbeitstage herangezogen werden. Es sind maximal 2 zusätzliche Reisetage förderbar, wenn an anderen Tagen als den Arbeitstagen gereist wird. Ein Tagessatz beträgt 180 € unabhängig vom Zielland.

Fahrtkostenpauschale

Zu den oben genannten Tagessätzen kommen in KA 103 und KA107 Fahrtkostenpauschalen in Abhängigkeit von realen Distanzen zwischen Ausgangs- und Zielort der Mobilität (einfache Fahrt), die einheitlich mit einem Entfernungsrechner ermittelt werden.

Die Mindestdauer der Fortbildung beträgt bei KA103 zwei Tage und bei KA 107 fünf Tage. Bei einem Aufenthalt, der über ein Wochenende geht, ist auch das Wochenende förderbar. (Nicht, wenn dieses am Anfang oder ende der geplanten Mobilität liegt.) Ein oder zwei Reisetage können auch darin inkludiert sein; wenn nicht, werden diese extra gefördert. Die maximale mögliche Förderung beträgt aufgrund begrenzter finanzieller Mittel vierzehn Tage (inkl. Reise). Vertraglich vereinbart mit den Partneruniversitäten wurde allerdings fast ausschließlich eine Woche.

Da Mobilitäten über das ganze Jahr und an verschiedenen Einrichtungen möglich sind, gibt es je nach Gasteinrichtung sehr unterschiedliche Bewerbungsformalia und Fristen. Die Bewerbung an der externen Einrichtung erfolgt grundsätzlich individuell, aber bitte bewerben Sie sich nicht direkt an einer Zieleinrichtung ohne vorherige Absprache mit S-International! In manchen Fällen ist z.B. eine Nominierung/Platzierung oder eine Vorauswahl durch die Heimatuniversität zwingend notwendig (z.B. immer bei den Erasmus Partnerländern) und in allen Fällen muss S-International vorab kurz prüfen, ob der geplante Auslandsaufenthalt überhaupt förderbar ist. Die Zu- oder Absage nach eingereichter Bewerbung obliegt allein der Gasteinrichtung.

Für die Erasmus Beihilfe für STT Mobilitäten gibt an der FAU derzeit keine festen Bewerbungsfristen. Förderanträge können somit jederzeit eingereicht werden. Es empfiehlt sich jedoch möglichst frühzeitig die Stabstelle S-International aufzusuchen, um die aktuelle Budget-Lage zu erfragen und sich vormerken zu lassen.

Nach Erhalt einer Zusage aus dem Ausland wird der Förderantrag nach Aufforderung durch die Stabstelle S-International über die Internet Plattform „Mobility Online“ eingereicht. Über alle nötigen hochzuladenden Dokumente (z.B. Lebenslauf, Zusage der aufnehmenden Einrichtung, Programm, usw.) werden Kandidaten per E-Mail unterrichtet.

Nach Prüfung des eingegangenen Antrags wählt die Erasmus-Hochschulkoordinatorin Frau Bianca Köndgen die Stipendiatinnen und Stipendiaten aus, wobei wir uns bei einer hohen Zahl an Kandidatinnen und Kandidaten oder bei Restriktionen der Zieleinrichtung vorbehalten, ggf. eine interne Auswahlkommission einzuberufen. Es gelten die allgemeinen EU Richtlinien und die geplante Mobilität soll einen Bezug zur Arbeitstätigkeit haben. Dies bedeutet, dass die Aktivität die berufliche Entwicklung des Hochschulpersonals fördert, klar einer Fortbildung zuordenbar ist und dadurch einen Mehrwert für den Arbeitgeber erzielt. Eine wiederholte Teilnahme ist möglich. Die Mobilität muss in einem Land stattfinden, das nicht das Hauptwohnsitzland der betreffenden Person ist. Die Mitteilung (Zu- oder Absage) erfolgt per E-Mail. Erst nach einer erhaltenen Zusage sollten Flug/Hotel gebucht werden.

Es sind in Bezug auf die Förderung diverse Unterlagen vor, während und nach der Mobilität einzureichen (Mobility Agreement, Grant Agreement, Abschlussbericht, Certificate of Attendance, EU Survey, usw.). Bitte halten Sie die entsprechenden Fristen ein!

Inklusion und Chancengerechtigkeit sind zentrale Anliegen des Erasmus+-Programms. Die FAU ist bestrebt, die eigenständige Mobilität und Unabhängigkeit von Menschen mit Behinderungen zu ermöglichen. Daher können für Hochschulmitarbeiterinnen und -mitarbeiter mit einem nachgewiesenen Grad der Behinderung (GdB) ab 50 Sondermittel bei der Erasmus Nationalagentur beantragt werden.

Die Stabstelle S-International bemüht sich möglichst bald die über unsere neue Plattform „Mobility Online“ eingereichten Berichte freizugeben. Bis dahin sind leider nur etwas ältere Erfahrungsberichte verfügbar, die dennoch einen guten Blick über den Tellerrand geben und zur Nachahmung animieren.

Ihre Beraterinnen in der Stabstelle S-International im Präsidialbüro sind Frau Bianca Köndgen (Erstberatung) und Frau Barbara Blum (Abwicklung geplanter Mobilitäten).