Bayerisches Reisekostenmanagementsystem (BayRMS)

Die Reisekostenstelle wird digital. Durch das webbasierte BayRMS möchten wir Ihnen den Service bieten, Dienst- und Fortbildungsreisen nun auch online zu beantragen und abrechnen zu können.

Zunächst startet die ZUV in einer Pilotphase, der die Fakultäten zeitnah folgen werden.

In BayRMS werden die Anträge digital zur Genehmigung an die zuständigen Personen, die im Genehmigungsverfahren beteiligt sind, weitergeleitet. Nach Beendigung der Dienstreise erfassen die Reisenden Rechnungen und Belege in BayRMS, ergänzen oder korrigieren Reisedaten und übermitteln diese digital an das Referat P 6 – Reisekosten. Dort erfolgt eine Prüfung der Reisekosten. Bei Bedarf werden Rechnungen und Belege angefordert. Nach der Prüfung werden die Abrechnungen zur Auszahlung an die zuständige Stelle weitergegeben.

Das Verfahren des BayRMS gliedert sich in folgende Schritte:

1. Schritt: Registrierung

Damit wir starten können, möchten wir alle Beschäftigen bitten, sich noch im Februar im Mitarbeiterservice Bayern (Authega) zu registrieren.

Sie können sich für den Mitarbeiterservice Bayern von Authega registrieren. Dort finden Sie ein Video zur Erklärung vom Mitarbeiterservice zur Registrierung.

2. Schritt: Profilerstellung

Damit BayRMS auch genutzt werden kann, ist es notwendig ein Profil zu erstellen. Das System BayRMS muss in Bezug auf die erforderlichen Genehmigungen schrittweise aufgebaut werden. Erst müssen die Genehmigenden und dessen Vertreter*innen im Authega erfasst sein. Daher werden alle Beschäftigten mit leitender Funktion gebeten, Ihre Registrierung und das Ausfüllen des Mitarbeiterprofils bis zum 28.02.2021 vorzunehmen. Erst im Anschluss ist es allen anderen Beschäftigten möglich, ihr Mitarbeiterprofil zu vervollständigen.

Hier finden Sie eine Anleitung für die Profilerstellung.

3. Schritt: Genehmigung von Dienst-/Fortbildungsreisen

Jetzt können Sie BayRMS nutzen, um Ihre Dienst- und Fortbildungsreisen zu beantragen und genehmigen zu lassen.

Hier finden Sie eine Anleitung zur Beantragung eines Dienstreiseantrages und eine Anleitung zur Mitzeichnung als Vorgesetzte/r.

WICHTIG:
Wir weisen Sie darauf hin, dass Dienstreiseanträge derzeit wegen der aktuellen Corona-Pandemie nur nach schriftlicher Bestätigung der zwingenden Notwendigkeit durch den unmittelbaren Vorgesetzten genehmigt werden können. Eine entsprechende Bestätigung muss bereits vom Antragsteller über die Bemerkungen im Reiter „Daten 4“ bei Beantragung einer Dienstreise eingetragen werden. Die Einholung der Zustimmung des Kanzlers bei Dienstreisen in Risikogebiete erfolgt direkt über das Referat P 6.

4. Schritt: Abrechnung von Dienst-/Fortbildungsreisen

Im Anschluss an Ihre Reise können Sie nun bequem Ihre Dienst-/Fortbildungsreise digital abrechnen.

Hilfe oder Unterstützung

Wenn Sie Hilfe oder Unterstützung bei der Registrierung und Profilerststellung in BayRMS benötigen, stehen Ihnen folgende Mitarbeiterinnen des Referats P 6 gerne zur Verfügung: