Dienst- und Fortbildungsreisen

Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb des Dienstortes, die vorher schriftlich oder elektronisch angeordnet oder genehmigt worden sind (Art. 2 des Bayerischen Reisekostengesetzes– BayRKG).

Das Zurücklegen der Wegstrecke zwischen Wohnung und regelmäßiger Dienststelle ist keine Dienstreise.

Fortbildungsreisen sind Reisen, die Bedienstete nach Abschluss Ihrer Ausbildung zur beruflichen Weiterbildung oder zur Erweiterung Ihrer beruflichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen, zur Anpassung an geänderte dienstliche Anforderungen oder zur Vorbereitung auf die Wahrnehmung neuer oder anderer Aufgaben unternehmen. Bei Fortbildungsreisen ist nur eine eingeschränkte Kostenerstattung möglich.

Die Reisen zu Tagungen und Kongressen sind Fortbildungsreisen, wenn die besuchte Veranstaltung nicht unmittelbar der Erledigung der dem Bediensteten übertragenen Dienstaufgaben dient, aber im dienstlichen Interesse liegt, weil sie geeignet ist, die Durchführung der Dienstaufgaben des Bediensteten zu fördern. Nur wenn auf der Tagung Dienstgeschäfte erledigt werden (z.B. Projektbesprechung, aktiver Beitrag zur Tagung) sind diese Reisen Dienstreisen.

Reisen der Professoren (Besoldungsgruppen C3, C4, W1, W2, W3) sind der ZUV zur Genehmigung nur vorzulegen, wenn Kostenerstattung beantragt wird.

Dienstreisen von Professoren ohne Kostenerstattung bedürfen keiner Genehmigung.

Falls durch die Reisen Lehrveranstaltungen tangiert werden, ist dies dem Dekan anzuzeigen:

• Anzeige einer Abwesenheit vom Dienstort während der Vorlesungszeit, die zu einer Verlegung oder Vertretung von Lehrveranstaltungen führt (R0006, Stand: 26.03.2008)

Die In- und Auslandsreisen der sonstigen Bediensteten werden durch die Institutsvorstände, Lehrstuhlinhaber bzw. die Leiter zentraler Einrichtungen genehmigt, wenn die Reisen aus Drittmitteln bzw. Institutsmitteln (Titelgruppe 73) finanziert werden oder der Dienstreisende auf eine Kostenerstattung verzichtet.

Der ZUV sind alle Reisen von ZUV-Beschäftigten zur Genehmigung vorzulegen.

Die Reisen sonstiger Universitätsangehöriger sind der ZUV zur Genehmigung vorzulegen, wenn die Reisen aus zentral bewirtschafteten Mitteln (z.B. Titel 52701, Internationalisierungsfonds) erstattet werden sollen.

Das Bayerische Reisekostengesetz erlaubt eine generelle Genehmigung von Dienstreisen für:

1. Dienstreisende, die regelmäßig Dienstgeschäfte an demselben Geschäftsort oder in demselben Bezirk zu erledigen haben (ortsbezogene generelle Genehmigung), sowie für
2. Dienstreisende, die wiederholt gleichartige, auswärtige Dienstgeschäfte an unterschiedlichen Geschäftsorten wahrnehmen (deutschlandweite generelle Genehmigung).

Erläuterungen zur Generellen Dienstreisegenehmigung finden Sie im Rundschreiben vom 28.11.2019 sowie im Antrag auf Erteilung einer generellen Dienstreisegenehmigung (R0007).

Für die Abrechnung der Dienstreise genügt jeweils die Vorlage einer Kopie der generellen Dienstreisegenehmigung.

Reisen innerhalb der Stadtgebiete von Erlangen, Fürth und Nürnberg bedürfen keiner vorherigen schriftlichen oder elektronischen Genehmigung.

Sie können gesammelt mit folgenden Formularen

• Antrag auf Kostenerstattung für Dienstgänge in Erlangen/Nürnberg/Fürth (R0004, Stand: 18.10.2017)
• Antrag auf Kostenerstattung für Dienstgänge in Erlangen/Nürnberg/Fürth (R0021, Stand: 18.10.2017, Abrechnung durch P 6 mittels BayRKS)

beantragt und abgerechnet werden.

Ebenso können notwendige Fahrten zu Lehrveranstaltungen zwischen den oben genannten Stadtgebieten gesammelt genehmigt und abgerechnet werden:

• Antrag auf Kostenerstattung für Fahrten zu Lehrveranstaltungen (R0022, Stand: 18.10.2017)

Dienstreisen können, wie der Begriff schon sagt, nur von Beschäftigten durchgeführt werden. Muss ein auswärtiges Dienstgeschäft erledigt werden, für das kein Beschäftigter zur Verfügung steht, kann ausnahmsweise einem Externen ein Auftrag zur Durchführung der Reise erteilt werden.

Die Erteilung eines solchen Auftrags ist notwendig, damit die Reisekosten erstattet werden können:

• Auftrag zur Durchführung einer Reise (für Reisen von nicht bei der Universität beschäftigten Reisenden; z. B. Studierende, externe Wissenschaftler etc.) (R0024, Stand: 01.07.2016)
  Translation Support / Übersetzungshilfe: Authorisation to carry out a journey for non-FAU employees (R0024, last updated: 01/07/2016)

Auf dem Formblatt ist zu begründen, warum die Dienstreise nicht von einem Beschäftigten der Universität durchgeführt werden kann.

Der Reiseauftrag begründet keinen Anspruch auf Unfallfürsorge oder Schadenersatz gegenüber dem Freistaat Bayern.

Nach dem allgemeinen Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit dürfen Dienstreisen nur angeordnet werden, wenn das Dienstgeschäft nicht auf andere, günstigere Weise erledigt werden kann.

Die Teilnehmerzahl und die Dauer der Dienstreise sind auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken. Grundsätzlich ist es zumutbar, eine Dienstreise ab 6.00 Uhr anzutreten und die Rückreise durchzuführen, wenn die Reise bis 23.00 Uhr beendet werden kann. Nach Möglichkeit sind Dienstreisen nicht an arbeitsfreien Tagen (Samstage, Sonn- und Feiertage) durchzuführen.

Es ist jeweils das wirtschaftlichste Beförderungsmittel zu wählen. Bei Benutzung eines privateigenen Fahrzeugs können triftige Gründe anerkannt werden, wenn

• regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel nicht oder nicht zeitgerecht benutzt werden können oder
• die zeitliche Einsparung so groß ist, dass sie sich beim Tage- bzw. Übernachtungsgeld auswirkt oder
• im Einzelfall dringende dienstliche oder persönliche Gründe das Benutzen des PKWs notwendig machen.

Bei den Reisen mit der Bahn sind alle bestehenden Ermäßigungsmöglichkeiten auszunutzen:

• Sofern die Art des Dienstgeschäfts eine genaue Planung des Reiseverlaufs zulässt, sind die reduzierten Plan&Spar-Preise durch rechtzeitige Buchung in Anspruch zu nehmen.
• Sollte dies nicht möglich sein, ist der Großkundenrabatt auf den regulären Fahrpreis in Anspruch zu nehmen (BMIS-Kundennummer der Universität).
• Bei Besitz einer (auch privat beschafften) BahnCard ist diese zu verwenden bzw. bei Rentabilität ist die Anschaffung einer BahnCard Business zu prüfen.

Die Bahnfahrkarten müssen grundsätzlich gebührenfrei besorgt bzw. im Online-Verfahren gebucht werden. Für Dienstreisende mit geringem Reisevolumen, die über keine Bahncard verfügen, bietet die Bahn AG die persönliche Kundenkarte „BonusCard Business“ an (siehe Rundschreiben Information zur BonusCard Business (kostenlose Identifizierungskarte für Geschäftsreisende) der Bahn AG vom 31.10.2006)

Die Flugzeugbenutzung muss, sofern es sich nicht um Überseeflüge handelt, immer schlüssig begründet werden, ebenso die Benutzung eines Mietwagens oder Taxis.

Mit der Genehmigung der Dienstreise hat der Dienstreisende einen Anspruch auf Reisekostenvergütung nach dem Bayerischen Reisekostengesetz. Dienstreisen dürfen deshalb nur angeordnet werden, wenn die dafür erforderlichen Haushaltsmittel zur Verfügung stehen. Durch Angabe des entsprechenden Haushaltstitels auf dem Antragsformular wird gleichzeitig erklärt, dass die notwendigen Mittel zur Verfügung stehen.

Bei teilweiser Eigenfinanzierung muss der entsprechende Anteil (Betrag in €) bzw. ein Verzicht auf z.B. Tage- oder Übernachtungsgeld von vorneherein bereits bei der Genehmigung angegeben werden.

Die Reisekostenvergütung umfasst die Fahrkostenerstattung bzw. die Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung, das Tagegeld, das Übernachtungsgeld sowie die Nebenkosten.

Die aktuellen Reisekostensätze sind in einer Übersicht veröffentlicht.

Auf die Reisekostenvergütung sind Zuwendungen Dritter, die Dienstreisende Ihres Amts wegen für dieselbe Reise erhalten, anzurechnen.

Die Reisekostenabrechnung muss innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise schriftlich oder elektronisch beantragt werden. Nach Ablauf dieser Frist erlischt der Anspruch auf Kostenerstattung; selbst eventuell gezahlte Abschläge müssen in voller Höhe zurückgefordert werden.

Dem vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Formular

• Reisekostenabrechnung für Dienst- und Fortbildungsreisen (R0003, Stand: 18.10.2017)
  Translation Support / Übersetzungshilfe: Payment authorisation for travel expenses (R0003, last updated: 18/10/2017) to be settled by FAU departments/institutes themselves
• Reisekostenabrechnung für Dienst- und Fortbildungsreisen (R0020, Stand: 18.10.2017, Abrechnung durch P 6 mittels BayRKS)
  Translation Support / Übersetzungshilfe: Payment authorisation for travel expenses (R0020, last updated: 18/10/2017) to be settled by P6

sind i.d.R. folgende Unterlagen im Original beizufügen:

• die Dienstreisegenehmigung
• die Fahrkarte und sonstigen Fahrkartenbelege (z.B. Belege für Zu- und Abgänge)
• ggf. der Flugschein
• Hotelrechnung
• Belege über Teilnehmergebühren
• Quittierte Rechnungsbelege, soweit Nebenkosten geltend gemacht werden.
• Belege über bereits erfolgte Abschlagsauszahlungen bzw. vorab bezahlte Fahrkosten in Fotokopie

Kosten für Reiserücktrittsversicherungen können nicht erstattet werden! (siehe auch FAQ’s)

Durch die unterschiedlichen Tagegeldsätze im Reisekostenrecht und im Steuerrecht kann es bei der Zahlung von Tagegeld zu einer Steuer-Nachberechnung kommen. Die Nachversteuerung der höheren Tagegeldsätze erfolgt bei Beschäftigten direkt durch die Bezügestelle. Wird eine Dienstreise laut Dienstreisegenehmigung vom Wohnort angetreten erfolgt die Erstattung der Kosten maximal vom Dienstort zum Geschäftsort. Eventuell mehr gefahrenen Wegstrecken werden bei der Steuerabrechnung berücksichtigt und wirken sich steuermindernd aus.

Unfälle bei Durchführung einer Dienstreise oder in Ausübung der mit einer Dienstreise verbundenen dienstlichen Tätigkeit sind Dienstunfälle mit Anspruch auf Unfallfürsorge. Um einen Dienstunfall handelt es sich regelmäßig, wenn ein Körperschaden eingetreten ist.

Sind bei der Durchführung der Dienstreise – ohne dass ein Dienstunfall eingetreten ist – Kleidungsstücke oder sonstige zur Durchführung der Dienstreise mitgeführten Gegenstände beschädigt, zerstört oder abhanden gekommen, so kann unter bestimmten Umständen Ersatz des Sachschadens geleistet werden.

Nähere Informationen über die für die Unfallfürsorge zuständigen Stellen finden Sie unter dem Stichwort Arbeitsunfall.

Schäden an einem Kraftfahrzeug

Ersatzleistungen bei Schäden an einem Kraftfahrzeug des Dienstreisenden kommen nur in Betracht, wenn bereits bei der Genehmigung der Dienstreise triftige Gründe für die Benutzung des privaten Kraftfahrzeugs anerkannt worden sind (vgl. hierzu das Rundschreiben: Ersatz von Sachschäden; Verwendung privater Fahrzeuge für dienstliche Zwecke vom 15.12.2009). Mit der Anerkennung der triftigen Gründe entsteht eine zu Gunsten des Dienstreisenden abgeschlossene Fahrzeugvollversicherung.

Schäden im Rahmen dieses Versicherungsschutzes sind bei der Ecclesia Versicherungsdienst GmbH, Klingenbergstraße 4, 32758 Detmold, innerhalb einer Ausschlussfrist von drei Monaten, selbstständig geltend zu machen (Telefonnummer für Rückfragen bei der Versicherung: 089/74 11 54 65 bzw. 089/74 11 54 350).

Die für die Schadensmeldung erforderlichen Formblätter sind beim Referat P6 erhältlich; der Schadensmeldung muss eine Kopie der Dienstreisegenehmigung beigefügt werden. Bei Dienstgängen die mit dem privaten Pkw durchgeführt werden, müssen vorher triftige Gründe für die Benutzung des Kfz bei der Dienststelle dokumentiert werden (Formblatt: Vorherige Anerkennung triftiger Gründe für die Benutzung des privaten Kfz bei Dienstgängen (R0008).

Bei Reisen von Professoren ohne Kostenerstattung muss bei Benutzung des Kfz mit triftigen Gründen eine Dienstreisegenehmigung erteilt werden um den Versicherungsschutz zu gewährleisten (Rundschreiben des Finanzministeriums vom 04.08.2010).

Wird ein privates Kraftfahrzeug ohne triftigen Grund benutzt, ist der Ersatz von Sachschäden grundsätzlich ausgeschlossen. Ebenso besteht bei Fortbildungsreisen kein Fahrzeugversicherungsschutz.

Bei Dienstreisenden, die häufig Dienstreisen aus triftigen Gründen mit dem privaten PKW durchführen, besteht die Möglichkeit des Abschlusses einer Rabattverlustversicherung. Die Versicherungsprämie hat der Dienstreisende allerdings selbst zu tragen.

Siehe Rundschreiben zu Arbeitszeitberechnung und Freizeitausgleich (15.5.2006) sowie Rundschreiben des FM zu Freizeitausgleich bei Dienstreisen vom 28.03.2006

Wissenschaft lebt vom internationalen Austausch, von Konferenzen, Summer Schools und Workshops zur Vorbereitung neuer Forschungsideen. Auch eine moderne Wissenschafts-Verwaltung ist ohne fachlichen Austausch, Fortbildungen und Dienstreisen nicht denkbar. Gleichzeitig verursachen Dienstreisen, speziell Flüge, klimaschädliche Emissionen. Universitäten vergleichbarer Größe (z.B. die FU Berlin) berechnen für ihre durch Dienstreisen verursachten CO₂-Emissionen einen Wert von über 15.000 t pro Jahr, was universitätsweit einem Anteil von etwa einem Drittel (!) entspricht.

Der FAU möchte nachhaltig handeln und daher die Treibhausgasemissionen im Dienstbetrieb reduzieren. Dazu appellieren wir an jede/n Einzelne/n, persönliche Treffen durch digitale Meetings und Flugreisen so weit wie möglich durch andere Verkehrsmittel, v.a. Bahn oder Bus, zu ersetzen.

Zur CO2-Kompensation nicht vermeidbarer Dienstreisen, z.B. mit Pkw- oder Bahnanreise, wurde Anfang 2020 ein Klimafonds eingerichtet, in den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der FAU auf freiwilliger Basis Ausgleichszahlungen leisten können. Aus dem Klimafonds sollen Initiativen finanziert werden, die Klimaschutz und Nachhaltigkeit an der FAU dienen, z.B. Projekte zur energetischen Sanierung.

Die Einzahlungen auf das reguläre FAU-Konto der Staatsoberkasse Bayern mit der IBAN DE66 7005 0000 0301 2792 80, können aus privaten Mitteln, im wissenschaftlichen Bereich auch aus zweckfreien Drittmitteln erfolgen. Bitte geben Sie bei der Überweisung oder auf der förmlichen Zahlungsanweisung die jeweils zutreffende PK-Nummer als Rechnungsnummer an, sowie den Hinweis „CO2-Kompensation“.

bei Zahlungen aus privaten Mitteln	bei Zahlungen aus Lehrstuhlmitteln
0002.0176.181	0002.0176.1806

Die Höhe der Einzahlungen ist dem/r Einzahler/in freigestellt. Über den CO₂-Rechner von atmosfair erhalten Sie einen Orientierungswert (dortiger Kostenansatz: 23 €/t CO₂, Umweltbundesamt (UBA) empfiehlt 180 €/t CO₂):

https://www.atmosfair.de/de/standards/emissionsberechnung/emissionsrechner/

Rundmail vom 10.09.2022 zur Bayerische Klimaschutzoffensive – Weniger dienstliche Flugreisen sowie CO2-Kompensation

Bayerische Klimaschutzoffensive – Vermeidung und Kompensation von CO2 im Zusammenhang mit dienstlichen Flugreisen (Rundschreiben des Wissenschaftsministeriums vom 11.09.2021)

Tool zur Kostenabschätzung von Flugreisen