Aktuelles aus der Reisekostenstelle

Vor dem Hintergrund der Fürsorgepflicht für ihre Angehörigen hat die FAU angesichts der jüngsten Entwicklungen des Coronavirus Maßnahmen beschlossen, über die Sie sich auf folgender Website informieren können: https://www.fau.de/corona/

Bitte beachten Sie auch die aktuellen Hinweise des Auswärtigen Amtes, des Robert Koch-Instituts und der Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung (BZgA).

Die aktuelle Regelungen zu Dienstreisen finden Sie unter https://www.fau.de/corona/arbeiten/.

Informationen zum 9-Euro-Ticket finden Sie in der Rundmail vom 01.06.2022.

Bitte beachten Sie folgende Vorgehensweisen bei Online-Konferenzen:

• Findet statt der ursprünglich in Verbindung mit einer Dienstreise geplanten Konferenz eine Online-Konferenz statt, vermerken Sie das bitte auf der Genehmigung, und schicken die Unterlagen wie gewohnt an P6 bzw. rechnen Sie in eigener Verantwortung direkt am Lehrstuhl ab.
• Ist nur eine Online-Konferenz ohne Dienstreise geplant, wird keine Dienstreisegenehmigung benötigt. Die Kosten rechnen Sie bitte über Sachmittel, Kostenart 685000, ab und vermerken Sie bitte für die Finanzbuchhaltung, dass es sich um eine Online-Konferenz handelt.

Die Reisekostenstelle bietet Ihnen den Service Ihre A1-Bescheinigungen zentral und elektronisch für Sie zu beantragen.

Für weitere Informationen beachten Sie bitte auch die Hinweise aus der Reisekostenstelle.

Die Reisekostenstelle wird digital. Durch das webbasierte BayRMS möchten wir Ihnen den Service bieten, Dienst- und Fortbildungsreisen nun auch online zu beantragen und abrechnen zu können.

Zunächst startet die ZUV in einer Pilotphase, der die Fakultäten zeitnah folgen werden.

Für weitere Informationen beachten Sie bitte auch die Hinweise aus der Reisekostenstelle.

Für nicht vermeidbare Flugreisen wurde Anfang 2020 ein Klimafonds eingerichtet, in den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der FAU auf freiwilliger Basis Ausgleichszahlungen leisten können. Aus dem Klimafonds sollen Initiativen finanziert werden, die Klimaschutz und Nachhaltigkeit an der FAU dienen, z.B. Projekte zur energetischen Sanierung.

Nähere Informationen finden Sie unter dem Stichwort CO₂-Kompensation.

Der eingereichte original Dienst- oder Fortbildungsreiseantrag bzw. die generelle Dienstreisegenehmigung werden nach Prüfung und Unterschrift zur Information als Scan an den Antragsteller per E-Mail übermittelt. Das Original wird bei dem zuständigen Referat P6 bis zur Abrechnung der Reise aufbewahrt. Eine Kopie der Genehmigung muss bei der Abrechnung daher nicht mehr eingereicht werden. Bei Abrechnung der Dienstreise wird von einem Sachbearbeiter des Referats P6 das Original dem Abrechnungsantrag zugeordnet.

Sollten sich vor Antritt der Reise Änderungen bei der Reise ergeben, bittet das Referat P6 aus versicherungstechnischen Gründen unverzüglich um Übersendung eines neu ausgefüllten Reiseantrages; insbesondere bei kurzfristig notwendiger Nutzung des privaten Pkws. Bei Abweichungen vom genehmigten Reiseantrag während der Reise, genügt es der Abrechnung eine entsprechende Erklärung beizufügen.

Die Änderung tritt ab dem 3. Februar 2020 in Kraft.

Bei Rückfragen hierzu wenden Sie sich gerne an die Sachbearbeiter der Reisekostenstelle oder schreiben Sie eine E-Mail an folgendes E-Mail-Postfach: zuv-p6-externe-genehmigungen@fau.de.

Das Bayerische Reisekostengesetz erlaubt eine generelle Genehmigung von Dienstreisen für:

1. Dienstreisende, die regelmäßig Dienstgeschäfte an demselben Geschäftsort oder in demselben Bezirk zu erledigen haben (ortsbezogene generelle Genehmigung), sowie für
2. Dienstreisende, die wiederholt gleichartige, auswärtige Dienstgeschäfte an unterschiedlichen Geschäftsorten wahrnehmen (deutschlandweite generelle Genehmigung).

Erläuterungen zur Generellen Dienstreisegenehmigung finden Sie im Rundschreiben vom 28.11.2019.

Bitte verwenden Sie ab sofort den überarbeiteten Antrag auf Erteilung einer generellen Dienstreisegenehmigung (R0007).

Die Großkundenvereinbarung 2020 sieht einen Rabatt in Höhe von 5 % auf ein Bahnticket des Tarifs Flexpreis Business vor. Auch der dreistufige Maximalpreis für 1.-Klasse-Fahrten gilt weiter. Der für die Fahrkarten der 1. und 2. Klasse, Tarif Flexpreis Business, ausgehandelte umsatzabhängige Sonderrabatt (in den Monaten Februar und März 2020 betrug dieser 0,5) wird wegen fehlender Umsatzsteigerungen ab dem 01.04.2020 nicht mehr gewährt.

Weitere Informationen (nur FAU-intern zugänglich) können Sie dem nachfolgenden FMS vom 28.01.2020 samt Anlagen entnehmen:

• Schreiben des Finanzministeriums vom 28.01.2020
• Übersicht Bahncard Business – Konditionen 2020 – Anlage zum FMS vom 28.01.2020
• DB Flexpreis Business 1. Klasse

Kosten für Mitgliedschaften sind nicht über die Reisekostenabrechnung erstattungsfähig. Eventuell ist eine separate Erstattung über die Haushaltsabteilung möglich. Bitte beachten Sie hierzu die Rundschreiben und das Formular „Erklärung zur Mitgliedschaft“ unter https://www.intern.fau.de/haushalt-und-finanzen/haushaltswesen/haushaltsrecht/.

Seit dem 01.01.2014 wird in verschiedenen Städten eine Steuer auf Übernachtungen erhoben. Verpflegungskosten sind nicht davon betroffen.

Diese Steuer wird nicht erhoben, wenn die Reisen aus dienstlicher Veranlassung anfallen (Dienstreise, Fortbildungsreisen).
Die Glaubhaftmachung der dienstlichen Veranlassung kann u.a. durch das Ausstellen der Rechnung für den Arbeitgeber erfolgen (siehe FLHMS vom 02.05.2014).

Weitere Informationen zur Übernachtungssteuer – u.a. welche Städte eine Übernachtungssteuer erheben – finden Sie auf den Seiten des Landesamts für Finanzen.

Die Berliner Senatsverwaltung hat auf ihren Webseiten Merkblätter und Vordrucke im Zusammenhang mit der Vermeidung der Übernachtungssteuer hinterlegt.

Eine Erstattung der Übernachtungssteuer im Rahmen der Reisekostenerstattung ist nicht möglich.