Aktuelles aus der Reisekostenstelle

Aktuelles aus der Reisekostenstelle

Das Referat P 6/Reisekostenstelle bietet Ihnen den Service Ihre A1-Bescheinigungen zentral und elektronisch für Sie zu beantragen.

Für weitere Informationen beachten Sie bitte auch die Hinweise aus der Reisekostenstelle.

Die Reisekostenstelle wird digital. Durch das webbasierte BayRMS möchten wir Ihnen den Service bieten, Dienst- und Fortbildungsreisen nun auch online zu beantragen und abrechnen zu können.

Zunächst startet die ZUV in einer Pilotphase, der die Fakultäten zeitnah folgen werden.

Für weitere Informationen beachten Sie bitte auch die Hinweise aus der Reisekostenstelle.

Hinweis: Zur besseren Lesbarkeit wird im Folgenden für Geschäftsorte, die vom RKI als internationale Risikogebiete, Hochinzidenzgebiete oder Virusvarianten-Gebiete eingestuft wurden sowie für Gebiete mit COVID-19-Fälle der letzten 7 Tage/100.000 Einwohner größer als 50 (sog. innerdeutsche Risikogebiete) einheitlich die Bezeichnung Risikogebiete verwendet.

Genehmigung von Dienstreisen

Dienst- und Fortbildungsreisen sind auch in Zeiten der Coronapandemie möglich.

Hierbei sind jedoch einige Vorgaben zu beachten. Dienstreisen dürfen nach den Maßgaben des Finanzministeriums nur genehmigt werden, wenn sie zwingend notwendig sind; nach Möglichkeit sind Video- und Telefonkonferenzen durchzuführen. Um das Verfahren so einfach wie möglich zu gestalten, ist die zwingende Notwendigkeit durch die/den unmittelbaren Vorgesetzte/n schriftlich zu bestätigen. Professorinnen und Professoren entscheiden und begründen dies in eigener Verantwortung. Das gilt auch für generelle Dienstreisegenehmigungen. Die Begründung der zwingenden Notwendigkeit ist dem Antrag jeweils formlos beizufügen.

Dienstgänge

Fahrten zwischen den Stadtgebieten Erlangen, Nürnberg und Fürth (Dienstgänge) gelten durch eine Allgemeinverfügung als generell genehmigt. Dabei wird nicht zwischen Fahrten zu einer anderen Dienststelle an der FAU oder zu einer außenstehenden Institution/Firma unterschieden. Hierfür ist im Gegensatz zu Dienstreisen kein gesonderter, genehmigungspflichtiger Dienstreiseantrag zu stellen. Daher muss bei Dienstgängen auch keine schriftliche Bestätigung der zwingenden Notwendigkeit erfolgen. Es muss dennoch stets in eigener Verantwortung geprüft werden, ob der jeweilige Dienstgang unbedingt notwendig ist und eine Abwägung mit den dadurch verbundenen pandemiebedingten Risiken vorgenommen werden.

Informationen zu Risikogebieten sowie Einschränkungen nach Rückkehr aus Risikogebieten

Risikogebiete können sich aktuell täglich ändern. Informieren Sie sich daher bitte unter folgenden Links, da die aufgeführten Webseiten immer die aktuellsten Informationen bereitstellen:

Vorgehensweise bei abgesagten Veranstaltungen bzw. geplanten und bereits genehmigten Dienst- und Fortbildungsreisen, wenn Reisekosten entstanden sind:

Unverzüglich nach Kenntnis der Absage sind alle Möglichkeiten zu ergreifen, die entstehenden Kosten so gering wie möglich zu halten. Bereits eingegangene Verpflichtungen sind soweit wie möglich rückgängig zu machen. Gleiches gilt entsprechend bei vorzeitiger Beendigung von Dienstreisen und Dienstgängen.

Hierzu wird folgendes empfohlen:

  • Unabhängig von den Stornierungs- und Umbuchungsbedingungen der Leistungsträger werden die Kosten zurückerstattet, wenn die Leistung durch den Leistungsträger selbst storniert wird. Hierbei ist es empfehlenswert ggf. beim Leistungsträger, z. B. telefonisch, nachzuhaken.
    flightright.de/ihre-rechte/flugausfall für Flüge
    www.bahn.de/p/view/service/auskunft/fahrgastrechte/uebersicht.shtml für Bahntickets
  • Erstellen Sie eine Reisekostenabrechnung mit den nicht stornierbaren Leistungen bzw. anfallenden Stornierungskosten und belegen Sie die Kosten durch Rechnungen bzw. drucken Sie die Stornobedingungen aus und legen sie der Abrechnung bei. Reichen Sie die Reisekostenabrechnung zusammen mit der Genehmigung/dem Auftrag zur Durchführung einer Reise und ggf. dem offiziellen Schreiben zur Absage der Veranstaltung bzw. eines Screenshot der entsprechenden Internetseite bei P6 ein oder rechnen sie ggf. am Lehrstuhl selbst ab.

Rückerstattung von Flugkosten durch Fluggesellschaften, Reisebüros und Buchungsportale:

Gemäß der EU-Fluggastrechtsverordnung (EG) 261/2004 ist die Fluggesellschaft zur Rückzahlung des Flugpreises verpflichtet. Das Bayerische Reisekostengesetz verlangt die Durchsetzung dieser Rechte (Art. 20 BayRKG).

Einen Musterbrief für die Durchsetzung Ihrer Rechte finden Sie auf der Webseite der Verbraucherzentrale (bitte mit Einschreiben und Rückschein versenden).

Die Geltendmachung von Stornierungskosten unterliegt der Ausschlussfrist von sechs Monaten. Gemäß Art. 3 Abs. 5 S. 2 BayRKG beginnt die Frist mit Ablauf des Tages, an dem der Reisende in Kenntnis gesetzt wird, dass die Reise oder der Dienstgang nicht ausgeführt werden. Bitte beachten Sie, dass eine Erstattung der Kosten allerdings nicht vor Beginn der ursprünglich geplanten Reise erfolgen kann.

Bitte beachten Sie folgende Vorgehensweisen bei Online-Konferenzen:

  • Findet statt der ursprünglich in Verbindung mit einer Dienstreise geplanten Konferenz eine Online-Konferenz statt, vermerken Sie das bitte auf der Genehmigung, und schicken die Unterlagen wie gewohnt an P6 bzw. rechnen Sie in eigener Verantwortung direkt am Lehrstuhl ab.
  • Ist nur eine Online-Konferenz ohne Dienstreise geplant, wird keine Dienstreisegenehmigung benötigt. Die Kosten rechnen Sie bitte über Sachmittel, Kostenart 685000, ab und vermerken Sie bitte für die Finanzbuchhaltung, dass es sich um eine Online-Konferenz handelt.

Es wird auf die neuen Hinweise des Ministeriums zur Einreise-Quarantäne-Verordnung – EQV verweisen:

Vor dem Hintergrund der Fürsorgepflicht für ihre Angehörigen hat die FAU angesichts der jüngsten Entwicklungen des Coronavirus Maßnahmen beschlossen, über die Sie sich auf folgender Website informieren können: https://www.fau.de/corona/

Bitte beachten Sie auch die aktuellen Hinweise des Auswärtigen Amtes, des Robert Koch-Instituts und der Bundeszentrale für gesundheitliche Aufklärung (BZgA).

Für nicht vermeidbare Flugreisen wurde Anfang 2020 ein Klimafonds eingerichtet, in den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der FAU auf freiwilliger Basis Ausgleichszahlungen leisten können. Aus dem Klimafonds sollen Initiativen finanziert werden, die Klimaschutz und Nachhaltigkeit an der FAU dienen, z.B. Projekte zur energetischen Sanierung.

Nähere Informationen finden Sie unter dem Stichwort CO2-Kompensation.

Der eingereichte original Dienst- oder Fortbildungsreiseantrag bzw. die generelle Dienstreisegenehmigung werden nach Prüfung und Unterschrift zur Information als Scan an den Antragsteller per E-Mail übermittelt. Das Original wird bei dem zuständigen Referat P6 bis zur Abrechnung der Reise aufbewahrt. Eine Kopie der Genehmigung muss bei der Abrechnung daher nicht mehr eingereicht werden. Bei Abrechnung der Dienstreise wird von einem Sachbearbeiter des Referats P6 das Original dem Abrechnungsantrag zugeordnet.

Sollten sich vor Antritt der Reise Änderungen bei der Reise ergeben, bittet das Referat P6 aus versicherungstechnischen Gründen unverzüglich um Übersendung eines neu ausgefüllten Reiseantrages; insbesondere bei kurzfristig notwendiger Nutzung des privaten Pkws. Bei Abweichungen vom genehmigten Reiseantrag während der Reise, genügt es der Abrechnung eine entsprechende Erklärung beizufügen.

Die Änderung tritt ab dem 3. Februar 2020 in Kraft.

Bei Rückfragen hierzu wenden Sie sich gerne an die Sachbearbeiter der Reisekostenstelle oder schreiben Sie eine E-Mail an folgendes E-Mail-Postfach: zuv-p6-externe-genehmigungen@fau.de.

Das Bayerische Reisekostengesetz erlaubt eine generelle Genehmigung von Dienstreisen für:
  1. Dienstreisende, die regelmäßig Dienstgeschäfte an demselben Geschäftsort oder in demselben Bezirk zu erledigen haben (ortsbezogene generelle Genehmigung), sowie für
  2. Dienstreisende, die wiederholt gleichartige, auswärtige Dienstgeschäfte an unterschiedlichen Geschäftsorten wahrnehmen (deutschlandweite generelle Genehmigung).

Erläuterungen zur Generellen Dienstreisegenehmigung finden Sie im Rundschreiben vom 28.11.2019.

Bitte verwenden Sie ab sofort den überarbeiteten Antrag auf Erteilung einer generellen Dienstreisegenehmigung (R0007).

Die Großkundenvereinbarung 2020 sieht einen Rabatt in Höhe von 5 % auf ein Bahnticket des Tarifs Flexpreis Business vor. Auch der dreistufige Maximalpreis für 1.-Klasse-Fahrten gilt weiter. Der für die Fahrkarten der 1. und 2. Klasse, Tarif Flexpreis Business, ausgehandelte umsatzabhängige Sonderrabatt (in den Monaten Februar und März 2020 betrug dieser 0,5) wird wegen fehlender Umsatzsteigerungen ab dem 01.04.2020 nicht mehr gewährt.

Weitere Informationen (nur FAU-intern zugänglich) können Sie dem nachfolgenden FMS vom 28.01.2020 samt Anlagen entnehmen:

Kosten für Mitgliedschaften sind nicht über die Reisekostenabrechnung erstattungsfähig. Eventuell ist eine separate Erstattung über die Haushaltsabteilung möglich. Bitte beachten Sie hierzu die Rundschreiben und das Formular „Erklärung zur Mitgliedschaft“ unter https://www.intern.fau.de/haushalt-und-finanzen/haushaltswesen/haushaltsrecht/.

Seit dem 01.01.2014 wird in verschiedenen Städten eine Steuer auf Übernachtungen erhoben. Verpflegungskosten sind nicht davon betroffen.

Diese Steuer wird nicht erhoben, wenn die Reisen aus dienstlicher Veranlassung anfallen (Dienstreise, Fortbildungsreisen).
Die Glaubhaftmachung der dienstlichen Veranlassung kann u.a. durch das Ausstellen der Rechnung für den Arbeitgeber erfolgen (siehe FLHMS vom 02.05.2014).

Weitere Informationen zur Übernachtungssteuer – u.a. welche Städte eine Übernachtungssteuer erheben – finden Sie auf den Seiten des Landesamts für Finanzen.

Die Berliner Senatsverwaltung hat auf ihren Webseiten Merkblätter und Vordrucke im Zusammenhang mit der Vermeidung der Übernachtungssteuer hinterlegt.

Eine Erstattung der Übernachtungssteuer im Rahmen der Reisekostenerstattung ist nicht möglich.