FAQ zu den Reisekosten
FAQ zu den Reisekosten
Die folgenden Antworten beziehen sich ausschließlich auf Regelungen nach dem Bayerischen Reisekostengesetz (BayRKG).
Fragen zur Genehmigung von Dienstreisen
Warum benötigt man eine Dienstreisegenehmigung?
Was ist eine Dienstreise?
Was ist ein Dienstgang?
Was ist eine Fortbildungsreise?
Wer kann einen Dienstreiseantrag stellen?
Wer muss das Formular Auftrag zur Durchführung einer Reise benutzen?
Was ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit?
Wie hoch ist die Wegstreckenentschädigung?
Fahrzeugbenutzung mit triftigem Grund bei Dienstreisen:
Pkw je km 0,40 Euro
Motorrad/Motorroller je km 0,15 Euro
Moped / Mofa je km 0,09 Euro
Fahrrad je km 0,06 Euro
Fahrzeugbenutzung ohne triftigen Grund bzw. Fahrzeugnutzung bei Fortbildungsreisen:
Pkw je km 0,25 Euro
Motorrad/Motorroller je km 0,12 Euro
Moped / Mofa je km 0,07 Euro
Fahrrad je km 0,04 Euro
Was sind triftige Gründe für die Benutzung des eigenen PKW oder des Miet-Kfz?
Warum muss die Benutzung des Flugzeuges begründet werden?
Was ist der Großkundenrabatt (GKR) der Bahn?
Was ist mit Beginn und Ende des Dienstgeschäftes gemeint?
Was ist die Organisations-Stamm-Nr. und wofür wird diese benötigt?
Wie ist der Unfallversicherungsschutz bei Dienstreisen geregelt?
Besteht während meiner Elternzeit bei der Teilnahme an einer dienstlichen Veranstaltung oder bei der Wahrnehmung eines dienstlichen Termins Dienstunfallschutz?
Unabhängig davon, ob der Beschäftigte aktuell zur Arbeitsleistung verpflichtet ist, besteht weiterhin ein Dienstverhältnis zum Freistaat Bayern. Damit ist der persönliche Geltungsbereich gemäß Art. 2 Abs. 1 BayRKG gegeben.
Reisen von Beschäftigten während der Elternzeit oder während der Altersteilzeit (auch Freistellungsphase) gelten als Dienstreisen. Entsprechend ist ein Dienstreiseantrag zu stellen.
Beschäftigte mit Dienstreiseantrag bewahren sich damit auch einen Anspruch auf Unfallfürsorge oder Sachschadensersatz.
Welchen Reiseantrag muss ein Professor im Ruhestand stellen?
Ein Professor im Ruhestand mit oder ohne Dienstvertrag mit der FAU, muss vom aktuellen Lehrstuhlinhaber beauftragt werden die Reisen entsprechend durchzuführen (Muster R0024). Diese Reisen werden nach BayRKG abgerechnet. Hinweis: Bei der Beauftragung zur Durchführung einer Reise besteht kein Unfallversicherungsschutz!
Darf der Großkundenrabatt auch privat verwendet werden?
Darf man die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) der FAU für dienstliche Übernachtungen nutzen?
Die USt.-IdNr. der FAU lautet: DE132507686
Fragen zur Abrechnung von Dienstreisen
Was bedeutet die Ausschlussfrist von 6 Monaten?
Was ist mit Beginn und Ende des Dienstgeschäfts gemeint?
Was ist mit Grenzübertritt / Landung am 1. Flughafen des Ziellandes gemeint?
Wann ist unentgeltliche Verpflegung von der Beschäftigungsstelle gebucht?
Was ist mit bestand die Möglichkeit zum Kantinenessen gemeint?
Was ist mit höheren Hotelkosten gemeint und warum sind diese zu begründen?
Nach Art. 9 Absatz 3 BayRKG werden nur die entstandenen notwendigen Übernachtungskosten erstattet.
Ohne nähere Prüfung sind folgende Übernachtungskosten im Inland als notwendig anzusehen: in Orten bis 299.999 Einwohner bis 90 Euro, in Orten ab 300.000 Einwohner bis 120 Euro pro Nacht. Ist die Übernachtung teurer, so ist zu begründen warum die höheren Kosten notwendig waren.
Für das Ausland gelten andere Sätze für die notwendigen Übernachtungskosten, die Auslandsätze können im Rundschreiben der ZUV vom 10.05.2021 bzw. in der Anlage 1 der Bekanntmachung des Bayer. Staatsministeriums der Finanzen nachgelesen werden. Ist die Übernachtung teurer, als das für das Reiseland festgelegte Auslandsübernachtungsgeld, so ist zu begründen warum die höheren Kosten notwendig waren.
Warum muss angegeben werden ob man in der Zweitwohnung übernachtet?
Was ist eine unentgeltliche Übernachtung?
Was ist eine Übernachtungssteuer?
Diese Steuer wird nicht erhoben, wenn die Reisen aus dienstlicher Veranlassung anfallen (Dienstreise, Fortbildungsreisen).
Die Glaubhaftmachung der dienstlichen Veranlassung kann u.a. durch das Ausstellen der Rechnung für den Arbeitgeber erfolgen (siehe FLHMS vom 02.05.2014).
Weitere Informationen zur Übernachtungssteuer – u.a. welche Städte eine Übernachtungssteuer erheben – finden Sie auf den Seiten des Landesamts für Finanzen.
Eine Erstattung der Übernachtungssteuer im Rahmen der Reisekostenerstattung ist nicht möglich.
Warum muss ein Flug in der Business Class begründet werden?
Wer ist ein Beschäftigter beim Freistaat Bayern?
Warum muss jede Fahrt mit dem Taxi begründet werden?
Warum ist die dienstliche Nutzung von Telefon/Internet zu bestätigen?
Kann eine Bahncard im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet werden?
Warum muss die Anschaffung einer Bahncard Business begründet werden?
Welche Unterlagen sind der Abrechnung beizufügen, wenn eine Bahncard Business erstattet werden soll?
- Kopie der BahnCard Business (Vorderseite)
- Aufstellung über die geplanten Reisen (Ort, Datum zukünftiger Dienstreisen oder bereits getätigte Reisen) –> bitte separates Blatt beifügen
- ggf. Rechnung über die Bahncard Business
Was ist eine Abschlagszahlung?
Ein Abschlag ist eine Vorauszahlung auf die bei der Reise zu erwartenden Kosten an den Reisenden. Es dürfen höchstens 80 % der insgesamt zu erwartenden Kosten als Abschlag ausbezahlt werden. Eine Zusammenfassung zum Thema Abschlag wurde vom Referat H4 erstellt.
Was sind Kosten die vom Lehrstuhl bezahlt wurden?
Werden Bahncard 100 Besitzern die fiktiven Bahnfahrkosten für die getätigten Dienstreisen erstattet?
Können die Kosten für eine Reiserücktrittsversicherung gezahlt werden?
Können die Kosten für Mitgliedschaften erstattet werden?
Kosten für Mitgliedschaften sind nicht über die Reisekostenabrechnung erstattungsfähig. Eventuell ist eine separate Erstattung über die Haushaltsabteilung möglich. Bitte beachten Sie hierzu die Rundschreiben und das Formular „Erklärung zur Mitgliedschaft“ unter https://www.intern.fau.de/haushalt-und-finanzen/haushaltswesen/haushaltsrecht/.
Können die Kosten für eine Auslandskrankenversicherung getragen werden?
Können Impfkosten bei Auslandsdienstreisen erstattet werden?
Welche Zusatzkosten können bei der Nutzung eines Mietwagens erstattet werden?
Bei der Anmietung von Fahrzeugen werden Dienstreisenden häufig bei Vertragsabschluss oder bei Abholung des Fahrzeuges an der Mietstation weitere Angebote unterbreitet, die mit zusätzlichen Kosten verbunden sind. Leider können diese Zusatzangebote nicht immer im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet werden, da diese überwiegend nicht dem zu beachtenden Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit bei der Durchführung der Dienstreise entsprechen.
Bei der Anmietung von Fahrzeugen müssen grundsätzlich sog. triftige Gründe vorliegen, wie sie auch für die Nutzung des privaten PKWs gelten. Sofern unter dieser Voraussetzung ein Mietfahrzeug für die Durchführung von Dienstreisen genutzt wird, können folgende Zusatzleistungen im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet werden:
- Navigationsgerät.
- Vollkasko/Diebstahlschutz (in der Regel im Mietpreis mit Selbstbeteiligung enthalten),
- Standortzuschlag
- Dienstlich notwendige Einwegmieten
- Dienstlich notwendige Zustellung und Abholung der Mietfahrzeuges
Folgende Leistungen können z.B. nicht als erstattungsfähige Kosten anerkannt werden:
- zusätzliche Unfallversicherungen
- Streichung der Selbstbeteiligung
- Tankservice bei Rückgabe des Fahrzeugs
Die Aufzählung ist exemplarisch und nicht abschließend.
Können Hotelrechnungen in Ländern außerhalb der EURO-Zone freiwillig in EURO beglichen werden?
Aufgrund des freiwillig erteilten Einverständnisses des Dienstreisenden berechnen die Hotels zusätzlich zu den Kosten der Übernachtung einen Anteil für Wechselgebühren, der dem Hotelpreis aufgeschlagen wird. Übernachtungskosten und Wechselgebühr werden meist in einem Betrag ausgewiesen.
Derartige Wechselgebühren dürfen nach den Vorgaben des Reisekostenrechts im Wege der Reisekostenerstattung nicht erstattet werden, da sie gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit verstoßen. Dagegen ist es reisekostenrechtlich möglich, die Bankgebühren für den Auslandseinsatz einer Kreditkarte als Nebenkosten in der Reisekostenabrechnung zu berücksichtigen.
Wie ist die Vorgehensweise bei Online-Konferenzen?
Bitte beachten Sie folgende Vorgehensweisen bei Online-Konferenzen:
- Findet statt der ursprünglich in Verbindung mit einer Dienstreise geplanten Konferenz eine Online-Konferenz statt, vermerken Sie das bitte auf der Genehmigung, und schicken die Unterlagen wie gewohnt an P6 bzw. rechnen Sie in eigener Verantwortung direkt am Lehrstuhl ab.
- Ist nur eine Online-Konferenz ohne Dienstreise geplant, wird keine Dienstreisegenehmigung benötigt. Die Kosten rechnen Sie bitte über Sachmittel, Kostenart 685000, ab und vermerken Sie bitte für die Finanzbuchhaltung, dass es sich um eine Online-Konferenz handelt.