FAQ zu den Reisekosten
FAQ zu den Reisekosten
Die folgenden Antworten beziehen sich ausschließlich auf Regelungen nach dem Bayerischen Reisekostengesetz (BayRKG).
Fragen zur Genehmigung von Dienstreisen
Fahrzeugbenutzung mit triftigem Grund bei Dienstreisen:
Pkw je km 0,35 Euro
Motorrad/Motorroller je km 0,15 Euro
Moped / Mofa je km 0,09 Euro
Fahrrad je km 0,06 Euro
Fahrzeugbenutzung ohne triftigen Grund bzw. Fahrzeugnutzung bei Fortbildungsreisen:
Pkw je km 0,25 Euro
Motorrad/Motorroller je km 0,12 Euro
Moped / Mofa je km 0,07 Euro
Fahrrad je km 0,04 Euro
Unabhängig davon, ob der Beschäftigte aktuell zur Arbeitsleistung verpflichtet ist, besteht weiterhin ein Dienstverhältnis zum Freistaat Bayern. Damit ist der persönliche Geltungsbereich gemäß Art. 2 Abs. 1 BayRKG gegeben.
Reisen von Beschäftigten während der Elternzeit oder während der Altersteilzeit (auch Freistellungsphase) gelten als Dienstreisen. Entsprechend ist ein Dienstreiseantrag zu stellen.
Beschäftigte mit Dienstreiseantrag bewahren sich damit auch einen Anspruch auf Unfallfürsorge oder Sachschadensersatz.
Ein Professor im Ruhestand mit oder ohne Dienstvertrag mit der FAU, muss vom aktuellen Lehrstuhlinhaber beauftragt werden die Reisen entsprechend durchzuführen (Muster R0024). Diese Reisen werden nach BayRKG abgerechnet. Hinweis: Bei der Beauftragung zur Durchführung einer Reise besteht kein Unfallversicherungsschutz!
Die USt.-IdNr. der FAU lautet: DE132507686
Fragen zur Abrechnung von Dienstreisen
Nach Art. 9 Absatz 3 BayRKG werden nur die entstandenen notwendigen Übernachtungskosten erstattet.
Ohne nähere Prüfung sind folgende Übernachtungskosten im Inland als notwendig anzusehen: in Orten bis 299.999 Einwohner bis 90 Euro, in Orten ab 300.000 Einwohner bis 120 Euro pro Nacht. Ist die Übernachtung teurer, so ist zu begründen warum die höheren Kosten notwendig waren.
Für das Ausland gelten andere Sätze für die notwendigen Übernachtungskosten, die Auslandsätze können im Rundschreiben der ZUV vom 12.02.2019 bzw. in der Anlage 1 der Bekanntmachung des Bayer. Staatsministeriums der Finanzen nachgelesen werden. Ist die Übernachtung teurer, als das für das Reiseland festgelegte Auslandsübernachtungsgeld, so ist zu begründen warum die höheren Kosten notwendig waren.
Diese Steuer wird nicht erhoben, wenn die Reisen aus dienstlicher Veranlassung anfallen (Dienstreise, Fortbildungsreisen).
Die Glaubhaftmachung der dienstlichen Veranlassung kann u.a. durch das Ausstellen der Rechnung für den Arbeitgeber erfolgen (siehe FLHMS vom 02.05.2014).
Weitere Informationen zur Übernachtungssteuer – u.a. welche Städte eine Übernachtungssteuer erheben – finden Sie auf den Seiten des Landesamts für Finanzen.
Eine Erstattung der Übernachtungssteuer im Rahmen der Reisekostenerstattung ist nicht möglich.
- Kopie der BahnCard Business (Vorderseite)
- Aufstellung über die geplanten Reisen (Ort, Datum zukünftiger Dienstreisen oder bereits getätigte Reisen) –> bitte separates Blatt beifügen
- ggf. Rechnung über die Bahncard Business
Ein Abschlag ist eine Vorauszahlung auf die bei der Reise zu erwartenden Kosten an den Reisenden. Es dürfen höchstens 80 % der insgesamt zu erwartenden Kosten als Abschlag ausbezahlt werden. Eine Zusammenfassung zum Thema Abschlag wurde vom Referat H4 erstellt.
Kosten für Mitgliedschaften sind nicht über die Reisekostenabrechnung erstattungsfähig. Eventuell ist eine separate Erstattung über die Haushaltsabteilung möglich. Bitte beachten Sie hierzu die Rundschreiben und das Formular „Erklärung zur Mitgliedschaft“ unter https://www.verwaltung.zuv.fau.de/verwaltung/haushalts-und-kassenangelegenheiten-inventarisierung/haushaltsrecht/.
Bei der Anmietung von Fahrzeugen werden Dienstreisenden häufig bei Vertragsabschluss oder bei Abholung des Fahrzeuges an der Mietstation weitere Angebote unterbreitet, die mit zusätzlichen Kosten verbunden sind. Leider können diese Zusatzangebote nicht immer im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet werden, da diese überwiegend nicht dem zu beachtenden Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit bei der Durchführung der Dienstreise entsprechen.
Bei der Anmietung von Fahrzeugen müssen grundsätzlich sog. triftige Gründe vorliegen, wie sie auch für die Nutzung des privaten PKWs gelten. Sofern unter dieser Voraussetzung ein Mietfahrzeug für die Durchführung von Dienstreisen genutzt wird, können folgende Zusatzleistungen im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet werden:
- Navigationsgerät.
- Vollkasko/Diebstahlschutz (in der Regel im Mietpreis mit Selbstbeteiligung enthalten),
- Standortzuschlag
- Dienstlich notwendige Einwegmieten
- Dienstlich notwendige Zustellung und Abholung der Mietfahrzeuges
Folgende Leistungen können z.B. nicht als erstattungsfähige Kosten anerkannt werden:
- zusätzliche Unfallversicherungen
- Streichung der Selbstbeteiligung
- Tankservice bei Rückgabe des Fahrzeugs
Die Aufzählung ist exemplarisch und nicht abschließend.
Aufgrund des freiwillig erteilten Einverständnisses des Dienstreisenden berechnen die Hotels zusätzlich zu den Kosten der Übernachtung einen Anteil für Wechselgebühren, der dem Hotelpreis aufgeschlagen wird. Übernachtungskosten und Wechselgebühr werden meist in einem Betrag ausgewiesen.
Derartige Wechselgebühren dürfen nach den Vorgaben des Reisekostenrechts im Wege der Reisekostenerstattung nicht erstattet werden, da sie gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit verstoßen. Dagegen ist es reisekostenrechtlich möglich, die Bankgebühren für den Auslandseinsatz einer Kreditkarte als Nebenkosten in der Reisekostenabrechnung zu berücksichtigen.
Bitte beachten Sie folgende Vorgehensweisen bei Online-Konferenzen:
- Findet statt der ursprünglich in Verbindung mit einer Dienstreise geplanten Konferenz eine Online-Konferenz statt, vermerken Sie das bitte auf der Genehmigung, und schicken die Unterlagen wie gewohnt an P6 bzw. rechnen Sie in eigener Verantwortung direkt am Lehrstuhl ab.
- Ist nur eine Online-Konferenz ohne Dienstreise geplant, wird keine Dienstreisegenehmigung benötigt. Die Kosten rechnen Sie bitte über Sachmittel, Kostenart 685000, ab und vermerken Sie bitte für die Finanzbuchhaltung, dass es sich um eine Online-Konferenz handelt.