Einstellung von nebenberuflichen Hilfskräften

Die Universitätseinrichtungen können im Rahmen der Ihnen zur Verfügung stehenden Mittel nebenberufliche studentische Hilfskräfte und studentische Hilfskräfte mit Bachelorabschluss beschäftigen.

Studentische Hilfskräfte und studentische Hilfskräfte mit Bachelorabschluss müssen gemäß § 6 Wissenschaftszeitvertragsgesetz an einer deutschen Hochschule in einem Studiengang immatrikuliert sein, der zu einem ersten oder weiteren berufsqualifizierenden Hochschulabschluss führt. Der Studentenstatus ist daher wesentlicher Bestandteil des Arbeitsvertrages und muss bei Vertragsunterzeichnung bzw. Verlängerung des Arbeitsvertrages durch Vorlage einer aktuellen Studienbescheinigung nachgewiesen werden.

Studentische Hilfskräfte mit einem Bachelorabschluss haben nur dann einen Anspruch auf die höhere Vergütung, wenn sie auf dem Fachgebiet ihres Bachelorabschlusses tätig sind.

Verträge mit studentischen Hilfskräften enden spätestens mit der Exmatrikulation oder der letzten Prüfungsleistung, die von der Hochschule nach den Prüfungsbestimmungen für den Studiengang vorgesehen ist. So eine Prüfungsleistung ist z.B. die Diplomprüfung, das Staatsexamen, die Magisterprüfung oder Masterarbeit. Die Hochschulausbildung endet dann nicht mit dieser letzten Prüfungsleistung, sondern mit Ablauf des Monats, in dem der oder die Studierende vom Gesamtergebnis der Prüfungsleistung offiziell schriftlich unterrichtet worden ist (also wenn das vorläufige Zeugnis per Post vom Prüfungsamt verschickt wurde und angekommen ist). Die spätere Überreichung des endgültigen Zeugnisses ist nicht von Belang.

Studierende, die bereits über einen Masterabschluss, Staatsexamen oder Diplomprüfung verfügen, können nicht mehr als studentische Hilfskräfte oder studentische Hilfskräfte mit Bachelorabschluss beschäftigt werden.

Im Einzelfall sind Ausnahmen möglich, wenn die Beschäftigung z. B. im Rahmen eines Zweitstudiums erfolgt. Unter einem Zweitstudium versteht man einen zweiten grundständigen Studiengang, der nach einem ersten Studienabschluss angestrebt wird. In diesen Fällen kann ggfs. eine Einstellung als studentische Hilfskraft erfolgen. Zusatzqualifikationen und Weiterbildungsstudiengänge nach einem abgeschlossenen Hochschulstudium, die bereits vorhandene Kenntnisse vertiefen, genügen nicht. In derartigen Fällen bitten wir Sie um vorhergehende Rücksprache mit Referat P3.

Personen, die bereits über einen Bachelorabschluss verfügen, jedoch in keinem Masterstudiengang immatrikuliert sind, dürfen nicht als nebenberufliche Hilfskraft beschäftigt werden.

Promotionsstudierende können nach der Rechtsprechung des Bundessozialgerichts nicht als studentische Hilfskräfte beschäftigt werden.

Der Einstellungsantrag ist mindestens vier Wochen vor dem vorgesehenen Einstellungstermin bei Referat P3 einzureichen.

An dieser Stelle wird noch einmal darauf hingewiesen, dass eine Beschäftigung von wissenschaftlichen Hilfskräften mit Hochschulabschluss (Master, Diplomprüfung oder Staatsexamen) mit dem Inkrafttreten des Bayerischen Hochschulinnovationsgesetz zum 01.01.2023 nicht mehr möglich ist.

Die jeweils aktuellen Stundensätze der nebenberuflichen Hilfskräfte entnehmen Sie bitte der Vergütungstabelle.

Einmalzahlungen (wie z.B. Jahressonderzahlung, Urlaubsgeld), die über die monatlich laufenden und vertraglich vereinbarten Entgelte hinausgehen, werden nicht gewährt.

Die Hilfskräfte erhalten vom Landesamt für Finanzen eine Abrechnung, aus der die Höhe des Entgelts und die Abzüge ersichtlich sind. Ergeben sich gegenüber dem Vormonat keine Änderung der Brutto- oder Nettobezüge, erfolgt keine erneute Gehaltsabrechnung. Der in der Entgeltabrechnung genannte Sachbearbeiter beantwortet Fragen zu Vergütungsmitteilungen, zum Lohnsteuerabzug und zu sozialversicherungsrechtlichen Fragen.

Studentische Hilfskräfte und studentische Hilfskräfte mit Bachelorabschluss sind ausschließlich nebenberuflich tätig.

Die Wochenarbeitszeit für nebenberufliche Hilfskräfte beträgt an der FAU grundsätzlich höchstens 19 Stunden.

Die Gesamtarbeitszeit für nebenberufliche Hilfskräfte darf während der Vorlesungszeit 20 Stunden nicht überschreiten (z.B. 18 Stunden FAU + 2 Stunden außerhalb der FAU). Eine Überschreitung dieser Höchstarbeitszeitgrenze führt zu einer umfassenden Sozialversicherungspflicht des Arbeitsverhältnisses und dem Ausscheiden aus der studentischen Krankenversicherung.

Eine Beschäftigung in der vorlesungsfreien Zeit kann bis zur Höchstarbeitszeit von 48 Stunden die Woche aufgenommen werden (auch in diesen Fällen bleibt es bei der Höchstarbeitszeit von 19 Stunden an der FAU).

Die Befristung der nebenberuflichen Hilfskräfte richtet sich nach dem Wissenschaftszeitvertragsgesetz (WissZeitVG). Danach ist die Befristung von Arbeitsverträgen mit nebenberuflichen Hilfskräften gemäß § 6 WissZVG bis zu einer Dauer von sechs Jahren zulässig.

Auf die Befristungshöchstgrenze werden sämtliche einschlägige Dienstverträge angerechnet (auch Dienstverträge, die mit anderen deutschen Hochschulen oder Forschungseinrichtungen im Sinne des § 5 WissZeitVG geschlossen wurden), unabhängig von der Stundenzahl.

Zur Regelung der Arbeitsbedingungen der studentischen Hilfskräfte wurde von den Tarifvertragsparteien mit Wirkung vom 01.04.2024 folgende schuldrechtliche Vereinbarung getroffen:

Beschäftigungsverhältnisse mit studentischen Beschäftigten sollen ab dem 01.04.2024 in der Regel für ein Jahr begründet werden; in begründeten Fällen können kürzere oder längere Zeiträume vereinbart werden. Beachten Sie daher, dass bei Einstellungen ab dem 01.04.2024, in denen eine kürzere oder eine längere Beschäftigungsdauer vorgesehen ist, eine Begründung in den Einstellungsantrag eingefügt werden muss, ggfs. kann die Begründung auch als Anlage beigefügt werden.

Folgende Begründungen können als Ausnahme betrachtet werden:

Als begründet akzeptiert werden unterjährige Einstellungen die an die jeweilige Vorlesungszeit gebunden sind, bei denen die studentischen Hilfskräfte die Dozenten bei der Durchführung von Vorlesungen, Tutorien, Seminare, Praktika etc. unterstützen.

Bei Projekten kann das die Projektlaufzeit, Teilprojekte oder Projektabschnitte innerhalb eines Projekts sein. (Beispiel wie eine Begründung verständlich und nachvollziehbar aussehen könnte: Finanzierung aus Projekt: Bezeichnung des Projekts; Projektlaufzeit endet zum ………..……)

Akzeptiert werden auch Begründungen die auf Wunsch der Studenten vorgetragen werden. Das wären beispielsweise, wenn Studenten wegen eines geplanten Praktikums, Auslandssemester, schwere Prüfungen im nächsten Semester, Anfertigung der Bachelor- oder Masterarbeit, Aufnahme eines Beschäftigungsverhältnisses außerhalb der FAU, sich nicht langfristig binden wollen.

Bei Jahresverträgen gelten die ersten drei Monate des Beschäftigungsverhältnisses als Probezeit. Während der Probezeit kann das Beschäftigungsverhältnis mit einer Frist von zwei Wochen gekündigt werden. Die Probezeitregelung gilt nur für Verträge mit einer Laufzeit von mindestens einem Jahr und ausschließlich für Erststeinstellungen – bei Weiterbeschäftigungen von bestehenden Arbeitsverhältnissen oder Wiedereinstellung bei Vorbeschäftigungen entsteht somit keine neue Probezeit.

Das befristete Beschäftigungsverhältnis endet grundsätzlich mit Ablauf des im Arbeitsvertrag bezeichneten Tages.

Nach Ablauf der Probezeit gelten für das Beschäftigungsverhältnis die gesetzlichen Kündigungsvorschriften des § 622 Abs. 1 BGB (das Arbeitsverhältnis kann mit einer Frist von vier Wochen zum Fünfzehnten oder zum Ende eines Monats gekündigt werden).

Im gegenseitigen Einvernehmen kann das Arbeitsverhältnis ohne Einhaltung einer Frist durch Aufhebungsvertrag beendet werden. Ein Auflösungs- oder Aufhebungsvertrag ist ein schriftlicher Vertrag, der im gegenseitigen Einvernehmen zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses führt. Er ist eine sinnvolle Alternative zur Kündigung, da beispielsweise keine Kündigungsfristen eingehalten werden müssen. Der Aufhebungsvertrag wird durch Referat P3 geschlossen. Bitte verwenden Sie hierzu den beigefügten Muster-Auflösungsvertrag.

Auch bei studentischen Hilfskräften können im Rahmen ihres Beschäftigungsverhältnisses Dienstreisen erforderlich sein. Bitte beachten Sie hierbei, dass die dafür notwendige Genehmigung rechtzeitig vor Reisebeginn über die Dienstvorgesetzte/den Dienstvorgesetzte beim Referat P6 der Personalabteilung beantragt wird.

Die gesetzlichen Grundlagen für Mutterschutz und Elternzeit gelten auch bei studentischen Hilfskräften. Daher bitte wir Sie, eine Schwangerschaft umgehend der Personalabteilung mitzuteilen.

Der Familienservice der FAU bietet allen Beschäftigten und Studierenden der Universität eine umfassende Beratung rund um das Thema Vereinbarkeit von Studium, Beruf und Familie/Angehörigenbetreuung. Hierzu gehören sowohl die gesetzlichen als auch die universitätsspezifischen Regelungen zu Mutterschutz, Elternzeit, Elterngeld, Kinderbetreuung etc..

Bei Umbuchungen von Hilfskraftbezügen bitten wir Sie das im Handbuch hinterlegte Muster zu verwenden.

Hilfskräfte haben Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Bei der 5-Tage-Woche (Arbeitszeit von montags bis freitags) entspricht der Urlaubsanspruch nach dem BUrlG von 24 Werktagen einem Urlaubsanspruch von 20 Arbeitstagen.

Anspruch auf 1/12 des Jahresurlaubs besteht nur für jeden vollen Monat Beschäftigungszeit.

Je nach Beschäftigungsdauer (BD) errechnen sich Urlaubstage bei der 5-Tage-Woche nach der Formel (20:12 x BD = Urlaubstage).

Der Urlaubsanspruch vermindert sich, wenn die Arbeitszeit auf weniger als 5 Arbeitstage je Woche verteilt ist.

Der Urlaubsanspruch je nach Beschäftigungsdauer und Arbeitszeitverteilung auf die einzelnen Tage der Woche ergibt sich aus der nachfolgenden Tabelle:

Bitte beachten Sie auch, dass bei festgelegten wöchentlichen Arbeitstagen (z.B. immer montags und freitags) Zeiten für Feiertage, welche auf diese Arbeitstage fallen (Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, Maifeiertag, Christi Himmelfahrt, Pfingstmontag, Fronleichnam, Mariä Himmelfahrt, Tag der deutschen Einheit, Allerheiligen, Weihnachten), nicht nachgearbeitet oder vorgearbeitet werden müssen. Für diese Tage ist auch kein Urlaub in Anspruch zu nehmen, sondern diese Feiertage werden bezahlt, ohne dass dafür gearbeitet werden muss.

Bei studentischen Hilfskräften ist die Abgeltung nicht gewährten Urlaubs nur in eng begrenzten Ausnahmefällen möglich, wenn das Arbeitsverhältnis endet und der Urlaub aus zwingenden dienstlichen Gründen nicht genommen werden konnte. Bei Aufhebungsverträgen ist zu beachten, dass diese von der Universität nur zu einem Zeitpunkt geschlossen werden, bis zu welchem noch zustehender Urlaub eingebracht werden kann.

Die Hilfskräfte sind regelmäßig als Beschäftigte in den organisatorischen Betrieb der FAU eingegliedert und stehen daher auf dieser Basis unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung.

Der für die FAU zuständige Unfallversicherungsträger ist die Bayerische Kommunale Unfallversicherung Bayern (KUVB) & Bayerische Landesunfallkasse in München.

Bei Dienst- oder Wegeunfällen von Hilfskräften wenden Sie sich bitte an das dafür zuständige Referat P6 der FAU.

Für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung der nebenberuflichen Beschäftigungsverhältnisse ist ausschließlich die Bezügestelle des Landesamts für Finanzen (LfF) in Ansbach zuständig. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an die Kolleginnen und Kollegen des LfF

Allgemeine Informationen zur geringfügigen Beschäftigung und zur Beschäftigung im Übergangsbereich:

538-Euro-Mini-Jobs

Eine geringfügig entlohnte Beschäftigung (sog. Minijob) liegt vor, wenn das regelmäßige Arbeitsentgelt unterhalb der aktuell geltenden Geringfügigkeitsgrenze (derzeit: 538,00 Euro) liegt.

Aus Sicht des Beschäftigten:

Geringfügig entlohnte Beschäftigte unterliegen grundsätzlich der Versicherungspflicht in der Rentenversicherung. Der vom Arbeitnehmer zu tragende Anteil beläuft sich auf 3,6 % des Arbeitsentgelts. Er erwirbt damit in der Rentenversicherung die Stellung eines versicherungspflichtigen Arbeitnehmers mit dem vollen Leistungsspektrum. Auf Antrag kann sich der Arbeitnehmer von der Rentenversicherung befreien lassen und verzichtet damit auf den Erwerb von Beitragszeiten.

Aus Sicht des Arbeitsgebers:

Der Arbeitgeber zahlt einen pauschalen Sozialversicherungsbeitrag von ca. 28 %. Dieser setzt sich zusammen aus 15 % für die gesetzliche Rentenversicherung und im Fall der Mitgliedschaft bei einer gesetzlichen Krankenversicherung noch zusätzlich 13 %. Bei Hilfskräften mit privater Krankenversicherung entfällt der Beitrag für die gesetzliche Krankenversicherung.

Werden weitere Beschäftigungen aufgenommen, werden diese in der Sozialversicherung zusammengerechnet und können damit versicherungspflichtig werden.

Midi-Jobs (Beschäftigung im Übergangsbereich)

Für Arbeitsentgelte im Bereich von 538,01 Euro bis 2.000 Euro monatlich (ab 01.01.2025 von 556,01 € bis 2.000,00 €) gilt der Übergangsbereich.

Bei einer Beschäftigung im Übergangsbereich gilt für Studierende Folgendes:

Ab einem Einkommen von 505 Euro – bzw. 538 Euro bei Ausübung eines Minijobs – sind Hochschüler nicht mehr kostenfrei über die Familienversicherung mitversichert. Sie müssen sich eigenständig kranken- und pflegeversichern – in der Regel über den ermäßigten Beitrag für Studenten in der gesetzlichen Krankenkasse. Für sie fallen daher keine zusätzlichen Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung sowie zur Arbeitslosenversicherung an, wenn

• sie nicht mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten,
• die Wochenarbeitszeit zwar über 20 Stunden liegt, aber die Arbeit nur am Wochenende, abends oder nachts ausgeführt wird,
• mehrfach befristete Beschäftigungen von mehr als 20 Stunden pro Woche die 26-Wochen-Grenze oder 182 Kalendertage innerhalb eines Jahres nicht überschreiten.

Bei einem Gehalt über der Minijob-Grenze haben Studenten außerdem Rentenversicherungsbeiträge zu zahlen. Diese sind im Übergangsbereich reduziert. Je nach der Höhe des Lohns steigt der Rentenbeitrag der Studenten gleitend bis auf den vollen Beitragssatz von maximal 9,3 Prozent.

Weitere Informationen zu sozialversicherungsrechtlichen Fragen finden sich auch auf den Seiten der Krankenkassen, auf der Homepage der Minijob-Zentrale und der Deutschen Rentenversicherung.

Bei einer Erkrankung der Hilfskraft ist die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich der Vorgesetzten/dem Vorgesetzten zu melden.

Informationen darüber, wie die Meldung einer Erkrankung der Hilfskraft durchzuführen ist, sowie weitere Informationen zur Krankmeldung finden Sie unter Arbeits- und Dienstunfähigkeit.

Im Krankheitsfall haben Hilfskräfte bis zu 6 Wochen lang Anspruch auf Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber. Der Anspruch auf Lohnfortzahlung entsteht nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses (§ 3 Entgeltfortzahlungsgesetz).

Bereits während des Studiums können ausländische Studierende als studentische Hilfskraft beschäftigt werden. Studierende aus der EU, dem EWR und der Schweiz dürfen, wie deutsche Studierende, bis zu 20 Stunden pro Woche in der Vorlesungszeit arbeiten. In den Semesterferien können Sie uneingeschränkt arbeiten.

Studierende aus nicht EU-Staaten mit einer Aufenthaltserlaubnis nach § 16 Aufenthaltsgesetz dürfen grundsätzlich eine Beschäftigung ohne Zustimmung der Arbeitsverwaltung aufnehmen. Sie dürfen pro Kalenderjahr nicht mehr als 120 Tage oder 240 halbe Tage arbeiten.

Tätigkeiten als studentische Hilfskraft an Hochschulen sind hiervon ausgenommen und werden nicht auf die 120 Tage-Regelung angerechnet. Unter einer studentischen Nebentätigkeit versteht man die Beschäftigung an einer Hochschule, Universität oder anderen wissenschaftlichen Einrichtungen.

Bei der Einstellung von nebenberuflichen Hilfskräften aus nicht EU-Staaten muss zwingend der vollständige Aufenthaltstitel, einschließlich Zusatzblatt, vorgelegt werden.

• Rundschreiben zur Einstellung von wissenschaftlichen Hilfskräften; Betreuungsvereinbarung für wissenschaftliche Hilfskräfte vom 20.03.2018
  Anlage: Betreuungsvereinbarung zum Antrag auf Einstellung / Weiterbeschäftigung einer nebenberuflichen wissenschaftlichen Hilfskraft (A1202-4, Stand: 12.03.2018)
• Rundschreiben Neue gesetzliche Regeln für Minijobs und Gleitzone, ELStAM-Verfahren vom 20.03.2013
• Rundschreiben Neue gesetzliche Regeln für Minijobs und Gleitzone ab 01.01.2013 vom 18.12.2012
• Anlagen des Rundschreibens vom 18.12.2012: Feststellung der Versicherungspflicht bzw. -freiheit für beschäftigten Studentinnen / Studenten (inkl. Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht) (Fragebogen des Landesamts für Finanzen, Nummer A732)
• Neuregelung der geringfügigen Beschäftigungsverhältnisse zum 01.04.2003 (Mini-Jobs)